Motywowanie pracowników produkcyjnych z pomocą oprogramowania do zarządzania produkcją.

Wiele firm produkcyjnych skarży się na problemy z motywacją pracowników. Nie ma w tym nic dziwnego, gdyż motywowanie pracowników jest trudną sztuką, niezależnie od branży czy zajmowanego stanowiska. Jest to więc wyzwanie przed, którym stoją wszyscy szefowie na każdym poziomie organizacji zadając sobie to samo pytanie: jak motywować pracowników do pracy?

Jeśli pracownik jest: niezadowolony, znudzony, zestresowany czy nerwowy, to nigdy nie osiągnie wysokiego stopnia efektywności, a co więcej, po prostu nie będzie chciał przychodzić do pracy, postrzegając swoje obowiązki jako „zło konieczne”.

W związku z tym coraz więcej zakładów dostrzega potrzebę, by przykładać większą wagę do kwestii motywowania załogi. Wysoka rotacja pracowników, brak zaangażowania, a coraz częściej nawet brak rąk do pracy np. w związku z emigracją – to problemy, z którymi radzić sobie musi wiele firm, a w szczególności przedsiębiorstwa produkcyjne.

Rodzaje systemów motywacyjnych pracowników

Istnieją dwa główne rodzaje motywacji pracowników:

• motywacja zewnętrzna (finansowa, system benefitów, dodatki, prezenty, premie, nagrody, wyjazdy integracyjne, uznanie)

• motywacja wewnętrzna (realizowanie wartości – moja praca ma sens, szacunek, atmosfera i kultura pracy, komunikacja, uczciwość, otwartość)

Motywacja zewnętrzna jest zdecydowanie mniej trwała, za to zdecydowanie mniej skuteczna i bardziej kosztowna. Z kolej motywacja wewnętrzna nie traci na wartości w czasie i ma większą skutecznośc, choć trudno ją zbudować i wymaga to od pracodawcy dużo większego wysiłku i zaangażowania.

Motywowanie pracowników w firmie produkcyjnej a podstawowe potrzeby

W systemie motywacji pracowniczej często odnosimy się do piramidy potrzeb, wymieniając potrzebę bezpieczeństwa jako jedną z potrzeb podstawowych. Na potrzebę zawodowego bezpieczeństwa składają się czynniki typu: 

• pewność i stabilność zatrudnienia, 
• wysokość wynagrodzenia, 
• bezpieczeństwo i higiena pracy, 
• przewidywalność zachowania przełożonego,
• pewność realizacji celów,
• stabilne zasady funkcjonowania organizacji.

W wielu branżach na pierwszy plan wysuwają się płacowe środki motywowania pracowników, co w przełożeniu na organizacje produkcyjną oznacza także: stałą umowa o pracę, wysokość wynagrodzenia, pewność zatrudnienia w przyszłości, szacunek do przełożonego. Większość pracowników produkcyjnych deklaruje, iż czynnik finansowy jest dla nich ważny, dlatego umiejętne zwiększanie siły motywacyjnej pieniądza powinno stać się ważnym elementem stymulowania postaw i zachowań ludzi w każdej organizacji. Należy przy tym pamiętać, że znaczenie wynagrodzenia jest ściśle uzależnione od wysokości osiąganych dochodów pracowników. W przypadku niskiego wynagrodzenia, a co za tym idzie niemożności zaspokojenia potrzeb fizjologicznych i bezpieczeństwa, wysokość zarobków może być utożsamiana z dominującym motywatorem. Jednakże po osiągnięciu pewnej wysokości dochodów na pierwszy plan wysuwają się inne potrzeby. Wtedy formy motywacji pracowników produkcyjnych odnoszą się do pozapłacowych narzędzi takich jak np. poczucie samorealizacji i aspiracji pracowników.

Umiejętne stosowanie narzędzi z różnych kategorii jest w stanie sprawić, że pracownicy zaczną przychodzić do pracy nie tylko po pieniądze, ale także dla osobistej satysfakcji. A wtedy będziemy mieli do czynienia zarówno z coraz mniejszą rotacją, jak i ze wzrostem zaangażowania. Taka sytuacja będzie miała z kolei wpływ nie tylko na zadowolenie pracowników, ale też na firmowe finanse.

Techniki motywacyjne pracowników produkcyjnych a potrzeby wyższego rzędu

Praca w firmie produkcyjnej jest, przynajmniej częściowo, pracą zespołową. Społeczna potrzeba przynależności do grupy jest bardzo ważna gdyż pracownicy chcą się czuć ważni, potrzebni, zauważeni i docenieni przez swoich zwierzchników. 

Motywowanie pracowników produkcyjnych z pomocą oprogramowania produkcyjnego 

Większość firm produkcyjnych, chcąc się rozwijać, stanie w pewnym momencie przed decyzją o wprowadzeniu organizacyjnych usprawnień np. w postaci oprogramowania do zarządzania produkcją. Zmiany w firmie mogą mieć wpływ na systemy motywacyjne pracowników produkcyjnych, a także na postrzeganie przez nich realizacji podstawowych potrzeb. Wieloletnie doświadczenie w konsultingu pokazuje, że większości problemów można uniknąć, jeśli wdrożenie oprogramowania przeprowadzone jest “z głową”.

Wdrożenie oprogramowania produkcyjnego a zaspokajanie potrzeb

Jednym z często pojawiających się  problemów przy wdrożeniach jest zachwiana potrzeba bezpieczeństwa. Strach pojawia się zarówno po stronie zarządzających firmą, jak i pracowników. Czy nowy program do planowania produkcji to będzie straszak, metoda ścisłej kontroli czy rzeczywiście pomocne w codziennym działaniu narzędzie?

Instrumenty motywowania pracowników produkcyjnych a strach

Czego obawiają się pracownicy i właściciele firm produkcyjnych:

• buntu załogi (decyzja wdrożeniowa najczęściej finalnie zapada na szczeblu zarządzającym, jest więc niejako “narzucona” załodze przedsiębiorstwa, a wiadomo – strach przed nowym ma często “wielkie oczy”);
• nowe oprogramowanie produkcyjne będzie trudne w obsłudze i starsi datą pracownicy nie dadzą rady go obsłużyć. A przecież szkolenie może mieć wymiar motywacyjny – firma się rozwija, a wraz z nią pracownicy. W rezultacie budzi się w nich duma: są częścią nowoczesnej organizacji, która inwestuje w rozwój;
• utraty kluczowych pracowników, przez co niekiedy celowo właściciel powstrzymuje zmiany na produkcji, bojąc się, że ludzie odejdą kiedy będą śledzone normy pracy i trzeba będzie się odbijać na hali przy wejściu/wyjściu czy podjęciu konkretnej operacji. Pracownicy mogą odebrać oprogramowanie jako sposób kontroli lub system, w którym “niewolniczo” pracują i są rozliczani z każdej sekundy na hali. Takie obawy są bezpodstawne, gdyż normy pracy stanowią cenny argument dla przełożonego do rozmów indywidualnych nad motywacją pracowników oraz są elementem systemu wynagrodzeń. Cele ogólne firmowe są z reguły mało motywujące w większych firmach ponieważ pracownicy czują mały wpływ na  realizację. Ponadto śledzony normy mogą ułatwić ocenę okresową i z tej perspektywy mieć działanie motywujące, gdyż jasne komunikowanie pracownikowi, w jaki sposób postrzegamy jego i jego działania w organizacji jest niesamowicie istotne.
• problemów z rotacją pracowników (obecnie ciężko jest o specjalistę – tacy ludzie są rozchwytywani, gdyż “mają w głowie” know how firmy i wieloletnie doświadczenie, co jeśli się zwolnią?);
• narzekania na niską wydajność pracowników produkcji.

Obie wymienione metody często uzupełnione przez metodę Kaikaku (koncepcja przeprowadzenia radykalnych zmian w procesach biznesowych przedsiębiorstwa) wspierają lean management, czyli koncepcję zarządzania firmą opartą na elastyczności, wysokiej jakości, eliminowaniu marnotrawstwa i ciągłym doskonaleniu. 

Nowoczesne metody motywowania pracowników produkcyjnych a doświadczenie

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa najlepsza sytuacja to taka, gdy pracownicy, którzy zdobyli już wiedzę i doświadczenie, pozostają w firmie jak najdłużej, wykazując się przy tym odpowiednim zaangażowaniem. W ten sposób można ograniczyć koszty związane z przyuczaniem nowych pracowników, błędami popełnianymi z powodu braku doświadczenia, czy w końcu z przestojami wynikającymi z nieobsadzonych wakatów. Dlatego firmy produkcyjne coraz częściej zastanawiają się jak skutecznie przyciągać nowych pracowników, a potem, co robić, by skłonić ich do pozostania w miejscu pracy, czyli jak pogodzić kwestie rozwoju firmy (nowe technologie czy procedury) z pracowniczą motywacją.

System motywacyjny w firmie produkcyjnej

Z doświadczenia pracy przy optymalizacji produkcji od 2005 roku i późniejszego wdrażania oprogramowania, z całą pewnością można stwierdzić: jeśli większość pracowników produkcji jest zdemotywowana i obawia się wdrożenia nie jest to dobry start. Jednakże najczęściej winny jest zbyt skomplikowany system i same błędy popełniane przy wdrożeniu.

Znakomita większość ludzi jest dobrych i jeśli podejmują pracę to chcą się z niej wywiązywać jak najlepiej. Wiąże się to z zaspokojeniem potrzeb podstawowych (będę dobrze pracował, wtedy mnie nie zwolnią), a także potrzeb wyższych, w tym potrzeb społecznych (jestem częścią całości, moja praca ma sens, lubię to co robię i jestem dumny z mojego zawodu) oraz potrzeb uznania (szef mnie docenia, jestem specjalistą, mam wkład w rozwój firmy, dostaję premię). Bardzo mocno upraszczając – praktycznie w każdej losowej grupie 10 osób możemy przyjąć, że 1 osoba nie będzie zmotywowana lecz wiecznie  narzekająca, niezależnie od sytuacji, 1 osoba będzie tytanem pracy (choćby słabo zarabiała i była źle traktowana). Wynika z tego, że pozostałe 8 osób po po prostu chce dobrze wykonywać swoje obowiązki. 

Oprogramowanie do zarządzania produkcją może być dobrym narzędziem do motywowania zespołu także w wymiarze społecznym. Poza wymienionymi już szkoleniami, współpracą, analizą wyników (potrzeba uznania) można wymienić jeszcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych. Dzięki programowi produkcyjnemu wiadomo dokładnie kto za które zadanie był odpowiedzialny, czy zawinił pracownik czy przełożony, a może podwykonawca. Nie ma szukania winnych na siłę, gdyż wszystkie dane są dostępne w systemie, np. w pliku z historią pracy. Budowanie kultury skupionej na rozwiązywaniu problemów a nie poszukiwaniu winnych, w której pracownik ma świadomość funkcjonowania organizacji, a błędy/awarie/niepowodzenia są naturalnym elementem jej funkcjonowania i w przypadku ich wystąpienia firma skupia się na szukaniu przyczyn i rozwiązań, a nie zrzuca odpowiedzialności na pracownika.

Określenie zakresu obowiązków jest przy tym kluczowe; wielu właścicieli uważa bowiem, że dzięki systemowi zarządzania produkcją pracownik będzie robić więcej. Liczą no to, że stanie się on przedsiębiorczy i wykona większą ilość zadań.

Zmiany w organizacji mogą być wykorzystane do pozytywnej motywacji pracowników. Pokazują to historie klientów, którzy z powodzeniem wdrożyli Prodio. Łączy je wspólny mianownik: wdrażając oprogramowanie produkcyjne zrób to JAK NAJPROŚCIEJ. Nie zaczynaj od rewolucji, tylko stopniowo wprowadzaj zmiany, tak aby ułatwić życie pracownikom i zminimalizować strach przed nowościami. Przygotuj się też na delikatnie straty w załodze, które w finalnym rozrachunku i tak będą opłacalne.

Formy motywacji pracowników produkcyjnych – czyli jak dobrze wdrożyć program produkcyjny 

Podstawowa zasada to: zacznij od czegoś prostego. Samo wdrożenie będzie ogromnym skokiem, jeśli wcześniej miałeś tonę papierów na hali, a teraz wszystko jest w systemie. Nie musisz od razu wszystkiego dodawać do programu. Przede wszystkim nie szkodź i postaraj się znaleźć balans pomiędzy tym co jest, a nowościami i zrób wszystko najprościej jak się da. Jeśli od początku będziesz starał się analizować wszystkie wskaźniki dane okażą się przytłaczające. Będziesz zniechęcony i rozgoryczony, gdyż czasu wcale nie będzie więcej, a tabelek stale będzie przybywało. Nie tędy droga:  skup się na celu, a nie pokusach księgowo-porządkowych (jeśli zafiksujesz się na analizach pracownicy będą Cię przeklikać). Patrząc na większość wdrożeń systemów ERP na ogół większość ludzi, od pracowników biura poprzez  produkcję, nie wypowiada się pochlebnie o takich programach. Ilość danych, która jest niezbędna do wprowadzenia już na początku, brak elastyczności, złożone analizy, itp. są odstręczające dla małej firmy produkcyjnej. 

Jeśli już podjąłeś decyzję o wdrożeniu oprogramowania produkcyjnego, nie pozwalaj na żadne odstępstwa, bo regularność i konsekwencja są miarą systemu. Jeśli coś idzie poza systemem do zarządzania produkcją to oznacza, że system jest zły. Tak więc w żadnym wypadku nie obchodź systemu.

System motywacyjny dla pracowników produkcyjnych a koło Deminga

William Edwards Deming jest nazywany guru jakości, ponieważ jako jeden z pierwszych, w latach 50, zaproponował nowoczesne podejście do jakości produktów. Uważał, że 94% wszystkich problemów jakościowych powstaje z winy kierownictwa, które musi zaangażować się w zarządzanie jakością i zapewnienie odpowiednich standardów. Chociaż to podejście typowe dla ISO 9001 to jak najbardziej sprawdza się też w oprogramowaniu do zarządzania produkcją. Produkcja powinna być zoptymalizowana, aby zminimalizować ilość błędów, ponieść jakość, ograniczyć marnotrawstwo w firmie oraz liczbę nieudanych elementów a co za tym idzie reklamacji. Tego wszystkiego dałoby się uniknąć gdyby pracownik miał czytelną informację co i jak ma robić, a dokumentacja zawsze byłaby jasna. Korzystając z systemu do zarządzania produkcją możemy wpływać na motywację poprzez realizację potrzeb społecznych, w tym potrzeby przynależności do grupy. Przykładem może być sytuacja kiedy od szefa pojawia się idea ciągłego doskonalenia np. zmniejszenie ilości reklamacji, a pracownicy skupiają się na poszukiwaniu metod i rozwiązań pozwalających na realizację tego celu. Jeśli mamy prosty i przejrzysty plan pracy, zamiast szefa biegającego po firmie i stale zmieniającego zdanie co do zamówienia pod wpływem telefonów od klientów, gwarantowałby ład i porządek. Koniec z niepotrzebnym stresem i nerwówką. 

Z kolei wiedza zamiast w głowach pracowników byłaby w programie, dzięki temu nowo zatrudnienie nie powtarzaliby tych samych błędów. W tej sytuacji strach przed zwolnieniem się osób jest całkowicie nieuzasadniony – know how firmowe jest przecież w systemie. 

Skuteczna zmiana systemu pracy funkcjonującego w firmie wymaga wiedzy z kilku obszarów – psychologii pracy, zarządzania ludźmi, a także z dziedzin typowo produkcyjnych (np. 5S, JIT, Kaizen).

Podsumowując: dobrze wdrożony program produkcyjny może wpłynąć na motywowanie pracowników w organizacji, jeśli będziemy przestrzegali poniższych zasad: 

• NIE SZKODZIĆ
• UŁATWIĆ
• ZNALEŹĆ BALANS
• NIE POZWALAĆ NA ŻADNE ODSTĘPSTWA

---