Metoda 5S sposobem na organizację produkcji w firmie

Metoda 5S jest zestawem technik i narzędzi mających na celu ustanowienie i utrzymanie wysokiej jakości stanowisk pracy i leży u podstaw lean manufacturing,  a co za tym idzie wiąże się bezpośrednio z właściwą organizacją środowiska pracy, doskonaleniem kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa. 5S wdrażana jest często w firmach produkcyjnych i usługowych jako gwarancja stabilizacji procesów planowania produkcji. Nawiązuje ona do filozofii postępowania w życiu codziennym, zaangażowania i ładu, a jej nazwa pochodzi od liter „S”, od których rozpoczynają się japońskie słowa opisujące kolejne pięć elementów.

Główne cele i założenia

Głównym celem 5S jest podniesienie bezpieczeństwa na stanowiskach pracy w połączeniu ze zwiększeniem produktywności. Pracownicy stopniowo uczeni są dyscypliny niezbędnej do utrzymania określonych standardów.

Metoda 5S poszczególne kroki 

5S składa się z pięciu elementów – kroków wyznaczających kolejność jego wdrożenia. W każdym kroku realizowane są określone działania:

• 1S. Seiri (ang. sort/separate, selekcja/sortowanie) – ma na celu odseparowanie ze stanowiska pracy wszystkiego, co jest zbędne do jej wykonywania. Pozwala na identyfikację nadmiernych materiałów, nieużywanych narzędzi i przyrządów, starych instrukcji, niepotrzebnych danych i innych informacji, które nie są konieczne do wykonywania zadań produkcyjnych lub usługowych, zakłócając jedynie poprawny ich przebieg. W ten sposób etap sortowania pozwala utrzymać stanowisko pracy w czystości oraz pomaga pozostawić na nim tylko to, co jest naprawdę potrzebne. Działaniom 1S często towarzyszy tzw. czerwona etykieta (red tagging). Pracownicy oznaczają wszystkie przedmioty uznane za niepotrzebne czerwonymi etykietami, a następnie przenoszą je w jedno wyznaczone miejsce (red tag area, strefa czerwonej etykiety), gdzie zgodnie z opracowaną procedurą w przewidzianym czasie podejmowana jest decyzja o ich stałej lokalizacji lub usunięciu. 
• 2S. Seiton (ang. set in order/straighten, systematyka – polega na uporządkowaniu i wyznaczeniu miejsc dla wszystkich przedmiotów, które pozostały po 1S, zgodnie z zasadą „miejsce dla wszystkiego i wszystko na swoim miejscu”, dzięki  czemu z łatwością można zidentyfikować wszystkie elementy (materiały, narzędzia, przyrządy, instrukcje, dokumenty itp.). Przy czym kierujemy się na tym etapie czynnikiem wizualnym, a przy wyznaczaniu miejsc przechowywania należy wziąć pod uwagę m.in. zasady ergonomii oraz częstotliwość korzystania.

Dla oznaczenia lokalizacji przedmiotów stosuje się m.in. podpisy, etykiety, kolorowe linie, tablice cieni, mapy 5S oraz wizualizacje.

W 2S konieczne jest także wyraźne oznakowanie ciągów komunikacyjnych, aby zwiększyć ergonomię i zmniejszyć konieczność fizycznego przemieszczania się pracowników. 

  

3S. Seiso (ang. sweep/shine/scrub, sprzątanie) – utrzymanie stanowisk pracy w czystości. Sprzątanie jest postrzegane na dwa sposoby: po pierwsze, jako fizyczne czyszczenie i konserwacja miejsca pracy (zamiatanie, używanie chemicznych środków czystości, smarowanie połączeń i powierzchni, itp.) i po drugie, jako tzw. sprzątanie „wizualne”, oznaczające możliwość natychmiastowej identyfikacji ewentualnych problemów technicznych oraz braku ładu i porządku. Na tym etapie istotna jest identyfikacja źródeł i przyczyn powstawania zanieczyszczeń, brudu, wycieków płynów, itp. a następnie ich eliminacja, m.in. poprzez precyzyjne określenie zakresu zadań i czynności przy czyszczeniu miejsca pracy (przygotowanie instrukcji i harmonogramów czyszczenia). 

Regularne porządkowanie miejsca pracy leży w zakresie codziennych obowiązków operatora danego stanowiska. Dzięki rutynowym przeglądom i obserwacji pracy maszyn zwiększa się możliwość szybkiego wykrycia nawet drobnych nieprawidłowości czy usterek. W tym celu należy przeszkolić pracowników i uwrażliwić ich na konieczność zgłaszania dostrzeżonych zmian dotyczących m.in. dźwięków, zapachu, wibracji czy też temperatury pracy maszyn. Ponadto sprzątanie wzmacnia w pracownikach poczucie własności i odpowiedzialności za miejsce, w którym pracują.

• 4S. Seiketsu (ang. standardize, standaryzacja) – opracowanie i wdrożenie standardów dla pierwszych trzech kroków. Dążenie do tego, aby wszystkie stanowiska pracy były przejrzyste, a wszelkie zmiany wiązały się jedynie z krótkim przeszkoleniem pracowników. W 4S wprowadzane są m.in. standardy stosowanych kolorów i oznaczeń, instrukcje, schematy, harmonogramy, listy kontrolne, mapy obszarów roboczych, tablice 5S, zdjęcia stanu idealnego, regulamin stosowania czerwonych etykiet, kąciki czystości, a także listy zadań i obowiązków pracowników związanych z utrzymaniem 5S. Jasne i proste procedury pozwolą na identyfikację wszelkich odstępstw od wyznaczonych norm i umożliwią utrzymanie dobrych praktyk na terenie firmy. 

• 5S. Shitsuke (ang. sustain/self-discipline), samodyscyplina/samodoskonalenie  – utrzymanie wprowadzonych usprawnień na stanowiskach pracy. Wyrobienie wśród pracowników nawyków i przyzwyczajeń koniecznych do przestrzegania wdrożonych rozwiązań usprawniających, jak również umiejętności pracy zgodnie ze standardami jest niezwykle trudnym zadaniem. Dlatego kierownictwo powinno promować kulturę 5S, stale motywując załogę oraz podtrzymując jej zaangażowanie. 

Jest wiele różnych metod pomagających lepiej zorganizować i uporządkować procesy w firmie produkcyjnej, gdyż metoda 5s to tylko jedno z proponowanych podejść optymalilzacyjnych. Wiecej możesz się dowiedzieć z poniższego artykułu.

Stworzenie czystego, uporządkowanego i bezpiecznego miejsca pracy daje wiele krótko i długofalowych korzyści. Przede wszystkim zmniejsza się liczba wypadków przy pracy, a także poprawia jakość usług i produktów, gdyż minimalizujemy ilość popełnianych błędów. Oznacza to mniej reklamacji i zwiększenie satysfakcji klienta, a także potencjalnych podwykonawców, firm współpracujących, audytorów. Podnosi się także morale całej załogi: w firmie panuje większy porządek, logika pracy, ład i przejrzystość. Konsekwencją jest obniżenie kosztów i podniesienie produktywności, poprzez lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i materiałowych.

Zwiększenie odpowiedzialności pracowników oraz edukacja w zakresie organizacji i bezpieczeństwa pracy dają im poczucie wkładu w rozwój firmy oraz wzmacniają identyfikację z organizacją. Mają także pozytywny wpływ na motywowanie pracowników produkcyjnych. Załoga jest mniej zestresowana czy sfrustrowana, gdyż praca jest uwarunkowana jasnymi normami i standardami.

Osiągnięcie stabilności i wyższego stopnia realizacji zleceń produkcyjnych i administracyjnych, wpływa na polepszenie wizerunku przedsiębiorstwa, skrócenie czasów przestojów spowodowanych zakłóceniami związanymi ze złą organizacją stanowisk pracy, a także lepszą kontrolę wszystkich procesów zachodzących w firmie.

---