Planowanie produkcji w małej firmie

Planowanie produkcji – wstęp

Planowanie produkcji to proces planistyczny mający na celu określenie ilości towaru (produktu), który ma zostać wykonany w danym okresie. Wykorzystuje się przy tym dostępne zasoby i moce produkcyjne, zaś założenia planistyczne podlegają ciągłemu monitorowaniu pod kątem wykonalności podjętego zadania. 

Wszystko to brzmi bardzo skomplikowanie, dlatego warto się skupić na głównych celach, aby jasno określić czym jest planowanie produkcji w małej firmie. 

Planowanie produkcji w małej firmie praktycznie nie ma nic wspólnego z zaawansowanymi planami pracy z dużych fabryk (i tym czego wszyscy uczą na uczelniach), często jest trudniejsze i wymaga zupełnie innego podejścia!

Jako właściciel małej firmy produkcyjnej szukasz narzędzia, które pomogłoby rozplanować pracę i uprościło wszystko tak, abyś nie musiał spędzać codziennie długich godzin nad harmonogramem. Nie zaszkodziłoby także, abyś w tych ciężkich czasach miał oszczędności i lepiej kontrolował firmowe wydatki. Na szczęście dziś jest to możliwe i wcale nie musisz wydawać fortuny, żeby takie zmiany wprowadzić.

Dlatego wszystkie przechwałki na temat półautomatycznego planowania, setki opcji do układania wykresów i inne cuda, jakie znajdziesz na stronach producentów zaawansowanych programów do zarządzania produkcją, mogą przysporzyć Ci więcej kłopotów niż korzyści, a Ty dalej zostaniesz z papierowymi zleceniami i chaosem na hali.

Dobra wiadomość jest taka: właściwie mając przemyślane planowanie produkcji i używając odpowiednich narzędzi jasny dla wszystkich plan produkcji masz na wyciągnięcie ręki – szczególnie w dobie przystępnych narzędzi internetowych! 

Czasy się zmieniły: Dziś by wygodnie planować pracę wystarczą MINUTY, a nie miesiące przygotowań. Pracownicy mają wiedzieć, co i w jakiej kolejności  wykonywać, bez Twojej obecności.

Planowanie produkcji – co Ci powinno dać najważniejsze cele 

Planowanie produkcji Cel 1: Pracownicy mają wiedzieć, co i w jakiej kolejności  wykonywać, bez Twojej obecności.

Wyobraź sobie, jakie to wspaniałe uczucie gdy wiesz, że możesz spokojnie wyjść do domu lub wyjechać na kilka dni, a produkcja będzie się toczyła bez Twojej obecności.  Paradoksalnie, jest to bardzo łatwe do osiągnięcia.

(Rysunek: Widok planu produkcji z systemu getprodio.com/pl – wypróbuj za darmo TUTAJ

To, czego potrzebujesz to czytelna lista pracy pokazująca, co po kolei ma być wykonywane  – zamiast skomplikowanego kombajnu, gdzie pracownik sam nie wie, co podjąć. Rozwiązanie ma być tak proste, że nawet osoba nieobeznana z komputerami bez problemu sobie poradzi.

Pamiętaj, że nawet jeśli produkujesz super skomplikowane produkty (składające się z tysiąca części) to finalnie na hali produkcyjnej pracownik ma do wykonania jakiś konkretny element, na konkretnej maszynie, według konkretnych parametrów i po prostu ma to wykonać dobrze.

Patrząc przez taki praktyczny pryzmat skuteczności na hali, nagle okaże się, że o wiele ważniejsza jest podana na zleceniu, wpisana ręcznie uwaga do pracownika, np. o zmianie rysunku technicznego, niż precyzyjne podanie minuty rozpoczęcia.

Planowanie produkcji Cel 2: Masz znać na ile poszczególne maszyny są obłożone i czy dotrzymasz terminów na nowe prace

W małej firmie nie ma dużych szans na to (dobra są, ale wymagają kosmicznego nakładu pracy), by precyzyjnie ustalić harmonogram produkcji i określić, co do minuty, kiedy co zejdzie – tak, by te prognozy się sprawdziły – za dużo jest zmiennych, a i tak co chwilę by się zmieniał ?

Na szczęście masz super procesor – swój mózg, który ma terabajty doświadczenia
w produkcji i wie, co i jak optymalnie ułożyć. To, co potrzebuje do działania to przejrzysty widok poszczególnych operacji, by łatwo podjąć decyzję, co i gdzie przestawiać ?

(Rysunek: Widok planu produkcji z systemu Prodio.pl – wypróbuj za darmo TUTAJ) 

Drugim elementem, który pozwoli rozwinąć się super komputerowi, jaki masz w głowie, to proste podsumowania na ile do przodu w godzinach, dniach masz obłożone całe maszyny
i operacje. Dzięki temu o wiele łatwiej rozmawiać z handlowcami i Klientami odnośnie potwierdzania terminów.

Super dodatkiem jest też sytuacja, w której system sam Ci podpowie, co jest przeterminowane i wymaga Twojej uwagi, by można było szybko zareagować.

Planowanie produkcji Cel 3: Ty i załoga macie widzieć czy element został wykonany na poprzedniej operacji

Koniec chodzenia i pytania!  Im większa hala, albo jeszcze gorzej, kilka pięter w lokalizacji, tym pracownicy więcej czasu marnują na chodzenie i dopytywanie się, czy mogą robić daną pozycję czy czeka ona jeszcze u jego kolegi na planie.

Dlatego dobry plan produkcji powinien wizualnie pokazywać pracownikowi nie tylko co ma robić, ale co z danej listy może faktycznie zacząć robić.

(Rysunek: Widok planu produkcji z systemu getprodio.com/pl – wypróbuj za darmo

Dla przykładu, jeśli zabrakło na lakierni jakiegoś koloru, to firma nie staje, tylko robione są kolejne elementy. Jeżeli uległo zużyciu jakieś narzędzie obrabiarki, to nikt nie będzie czekać, aż zostanie naprawione tylko jest zastępowane innym, a poprzedni pracownik jasno widzi na planie produkcji, że ma pominąć poprzednie pozycje i zacząć pracę od tej konkretnej.  

Planowanie produkcji – 3 sposoby na zastosowanie w małej firmie – narzędzia i programy

1. Tablice w metodologii lean lub Twojej własnej

Typowy oldschool, ale nie musi być zły, bo do dziś korzystają z niego nawet duże fabryki, by wizualnie wiedzieć, na czym stoją. Potrzebujesz: sucho-ścieralną tablicę, rolkę taśmy izolacyjnej, by wyznaczyć linie i odrobiny fantazji, by to podzielić.

Działa to na takiej zasadzie, iż każde zlecenie jest kartką samoprzylepną lub magnetyczną, na której opisane są wytyczne, jak produkować. Kierownik produkcji układa kolejkę na poszczególne maszyny, a następnie pracownicy przekładają kartki – jeśli jest coś w realizacji to dają do pierwszego wiersza, a jeśli skończą, umieszczają ją jako ostatnią pozycję na maszynie.

Alternatywne wersje: możesz zrobić pudełka przy maszynach, do których wkładasz zlecenia produkcyjne wg kolejności, a pracownicy przenoszą je między sobą. Można też dowolnie modyfikować te rozwiązanie albo zakupić dedykowane rozwiązanie.

Poniżej przykład planowania produkcji na tablicy, ale zamiast kartek pracownicy wpisują wykonane sztuki na tablicy markerem, a zlecenia są w poziomie (materiały własne):

Pytanie, po co stosować takie rozwiązanie, skoro można skorzystać z darmowego programu Trello lub niskiego abonamentu w programie kanbantool.com, który daje o wiele większe możliwości.

Trello to prosta i darmowa tablica, która może być udostępniona produkcji. Program całkowicie darmowy, jednak minusami są brak w usprawnieniach pracy, brak analizy wykonanych sztuk (tylko progres), itd.

2. Planowanie produkcji w Excel-u lub jeszcze lepiej arkuszu kalkulacyjnym Google Docs

Dlaczego plan produkcji w arkuszu Google Docs, a nie Microsoft Excel?

• Od razu jest on-line i bez problemu możesz go wyświetlać na hali produkcyjnej,
• jest wygodniejszy i łatwiejszy w obsłudze: mimo pracy przez wiele lat w Excel-u po przejściu na wersję od Google, nie mam zamiaru wracać, z powodu wygody właśnie,
• wersja on-line lepiej radzi sobie z dużą ilością danych produkcyjnych (tam gdzie MS Excel on-line wyrzucił błędy, narzędzie Googla dawało sobie radę bez problemu),
• prostsze i bardziej intuicyjne udostępnienie plików,
• lepsze ankiety i możliwość zbierania nimi danych z produkcji.

Rodzaje planowania produkcji w MS Excel oraz przykłady:

Planowanie produkcji jako wykres Gantta –  przykład Excel (tu Arkusz Google)

Harmonogram produkcji Excel (Google Docs) z uwzględnieniem każdego pracownika

Powyżej – proste planowanie produkcji, przykład plan produkcji Excel (tu Google Docs)

---

3. Prosty program do planowania produkcji i rejestracji pracy przez Internet dla małych firm

Jest rok 2021 i wyświetlanie planu pracy na hali produkcyjnej jest banalnie proste, szybkie i możesz to zrobić praktycznie za darmo. Założenia są proste – zostawiasz swój sprawdzony system fakturowo-magazynowy, a produkcję realizujesz wygodnie i bez komplikacji w zewnętrznym narzędziu – Prodio.

Koniec zarywania wieczorów i pilnowania produkcji na drugiej zmianie. Wieczory spędź z rodziną czy realizując ulubione hobby. Koniec odmawiania sobie wakacji, bo produkcja nie poradzi sobie sama, koniec rozdarcia!

Planowanie produkcji cel:  

Kontrola i lepsza organizacja produkcji na hali, twoi pracownicy mają wiedzieć, co i w jakiej kolejności produkować (mają zawsze aktualny plan pracy na hali), a Ty znasz aktualne czasy realizacji, postęp pracy oraz osiągane wydajności.

Polecane dla:

• branż z prostymi produktami: obróbka metali, CNC, wtryskarnie, elastomery, stolarka, opakowania kartonowe, drukarnie, narzędziownie, wszystkie inne proste produkcje oraz usługi okołoprodukcyjne (np. galwanizernie),
• producentów urządzeń / maszyn / konstrukcji stalowych, gdzie zarządza się osobno poszczególnymi elementami konstrukcji (lub grupami produktów),
• już od 2-3 osób na hali do około 40 osób.

Typowe koszty (na przykładzie programu Prodio):

• Abonament miesięczny: od 397 zł netto za firmę
• Koszty wdrożenia / uruchomienia: 0 zł, Klient sam rozpoczyna pracę
• Koszty aktualizacji: 0 zł (zawsze aktualne)
• Sprzęt na produkcji: prosty laptop / komputer z dostępem do Internetu, czytniki RFID + breloczki 

 Darmowy okres próbny:

---

Co musi zawierać plan produkcji, by skutecznie zarządzać pracą na hali? 

1. Dane potrzebne, by pracownik widział co i jak wykonać, jeśli chodzi o planowanie produkcji:

1. Listę maszyn / operacji w zależności od tego, na co planujesz pracę;
2. Kolejkę zleceń dla każdej maszyny/ operacji;
3. Ważne uwagi, zazwyczaj przekazywane ustnie, a nie powiązane z technologią produktu np. to, że o 14:00 kurier przyjedzie odebrać dany produkt;
4. Parametry odnośnie tego, jak to powinno być wykonane – odniesienie po numerze do jakieś dokumentacji lub zewnętrznego zlecenia;
5. Deadline – do kiedy dana czynność musi być wykonana.

2. Dane potrzebne do prostego planowania produkcji oraz obłożenie maszyn:

1. Czasy, ile mają trwać poszczególne operacje, jak są zakolejkowane,
2. Łączną sumę czasów na poszczególne maszyny,
3. Oznaczenia, co jest przeterminowane, zagrożone,
4. Powiązanie pomiędzy zleceniami – kolejność operacji.

Czego NIE potrzebujesz odnośnie planowania produkcji w małej firmie:

1. Podawania PRECYZYJNEGO kalendarza z czasami planowanego rozpoczęcia każdej operacji, jakie są podstawą harmonogramowania w dużych zakładach. Ty stawiasz na elastyczność, więc po pierwszym telefonie Klienta i tak nie zda to egzaminu ?

2. Systemu do zarządzania produkcją z planem produkcji, jako wykresami Gantta itd. Wykresy są super, ale by je skonfigurować na tyle, by ułatwiały planowanie produkcji trzeba poświęcić im bardzo dużo czasu i mieć precyzyjnie dopracowane technologie produktów – inaczej będą zbędne.

---

Planowanie produkcji przez Internet – dlaczego tak ważne jest, by mieć dostęp on-line?

Z doświadczenia hala to element generujący najgorsze błędy i straty w firmie produkcyjnej. Niedosłyszenie przez telefon wytycznych, nieaktualny rysunek, złe przekazanie między zmianami, pomyłki przez zamieszanie i zmiany planu – tak powstaje większość reklamacji.

Brak planu prac on-line i śledzenia postępu to:
• Dużo wyższe ryzyko zastosowania złych parametrów / niewłaściwych produktów;
• Zła kolejność prac, niepotrzebne przezbrojenia;
• Przestoje, podczas których pracownicy nie wiedzą, co mają robić;
• Długie godziny, podczas których zamiast rozwijać firmę, sterujesz na hali;
• Błędna wymiana informacji pomiędzy zmianami.

Jeśli nie masz komputera na hali to tracisz przez ten fakt ogromne pieniądze:
Argumenty NIE STAĆ CIĘ / NIE MASZ CZASU / LUDZIE NIE DADZĄ RADY przez postęp technologii straciły znaczenie. Wszystko, czego potrzebujesz, by mieć plan on-line to:
• jeden z 3 programów z początku porady,
• używany laptop lub tani tablet,
• dostęp do Internetu (Wi-Fi / 3G).