Program do zarządzania produkcją / ERP dla małej firmy – przewodnik.

Program do zarządzania produkcją – taką frazę wpisałeś w Google szukając rozwiązania problemów na produkcji, a tu klops – tyle tysięcy wyników i co drugi link chce Ci coś sprzedać.

Dlatego tutaj pomożemy Ci wybrać najlepsze oprogramowanie, jeśli interesuje Cię sprawne planowanie produkcji, bieżąca komunikacja z pracownikami na hali, kontrola postępów i wydajności pracy oraz rozliczanie zamówień wraz z ich kosztem realizacji.

Ten (na bieżąco aktualizowany) artykuł jest efektem tysięcy rozmów, jakie w ciągu ostatnich lat odbyliśmy z właścicielami oraz osobami zarządzającymi w małych i średnich firmach produkcyjnych, a jego układ, to tak naprawdę odpowiedzi na najczęściej występujące pytania oraz wątpliwości. Pamiętaj, że zawsze możesz zadać pytanie na czacie w prawym dolnym rogu ekranu.

UWAGA: Przewodnik adresujemy głównie dla MAŁYCH/ŚREDNICH FIRM PRODUKCYJNYCH (5-75 osób na produkcji), którym zależy na tym, aby zamiast skomplikowanego i kosztującego setki tysięcy złotych kombajnu, szybko uzyskać pozytywne efekty na swojej produkcji.

Program do zarządzania produkcją – zobacz video

Zanim przejdziesz dalej, zobacz proszę ten krótki film, który kiedyś przygotowaliśmy, aby łatwiej nam było tłumaczyć „jak to działa”. Mimo że jest to po części filmik reklamowy, pomoże on nam znaleźć wspólny mianownik odnośnie:

• problemów do rozwiązania przez oprogramowanie do zarządzania produkcją,
• podstawowych funkcji, jakie takie oprogramowanie do produkcji powinno zapewniać,
• podejścia do tematu samego oprogramowania i biznesu, jakie tutaj mamy.

…a gdybyś od razu chciał przetestować funkcje pokazane w filmie, możesz kliknąć tutaj.

Podstawowe funkcjonalności oprogramowania do zarządzania produkcją.

W tabeli, jaką zobaczysz w dalszej części tego przewodnika zauważysz, jak duży rozstrzał potrafi być, jeśli chodzi o same systemy do produkcji / produkcyjne systemy ERP / MES-y. Dlatego zanim przejdziesz dalej omówmy, jakich funkcjonalności możesz się spodziewać oraz co w ramach każdej funkcjonalności powinno być moim zdaniem uwzględnione, aby taki system był wygodny w użytkowaniu oraz zarabiał na siebie.

1. Rejestracja wykonania z produkcji przez komputery/tablety na hali

Rejestracja pracy produkcji i analiza historii wykonania, to podstawa każdego dobrego systemu do zarządzania produkcją, dlatego tym bardziej dziwi, jak wiele producentów oprogramowania sprzedaje systemy ERP bez modułu rejestracji pracy z produkcji.

Trzeba to jasno podkreślić: bez rejestracji pracy z produkcji przez pracowników nawet najlepszy system będzie jak samochód bez silnika.

Kluczem jest to, że bez udziału papierowych zleceń produkcyjnych przeklepywanych do Excela znasz czasy, historię pracy i wydajności, a jeśli połączysz to z dostępem on-line, to takie oprogramowanie, jak np. Prodio zapewnia Ci kontrolę nad tym, co dzieje się na hali produkcyjnej 24/7 z dowolnego miejsca na świecie.

W ramach takiego systemu produkcyjnego potrzebujemy:

1. Panele do wyświetlania na produkcji, za pomocą których pracownicy dokonują rejestracji pracy.
2. Identyfikację pracowników (mogą to być jak w Prodio: breloki RFID, kody kreskowe, PIN-y).
3. Wyświetlanie pracownikom danych na temat produktu oraz technologii jego wykonania.
4. Możliwość drukowania etykiet oraz kart paletowych do wykonanej produkcji.
5. Pełna historia pracy z poziomu managera z możliwością filtrowania, analizy wydajności i sumowania.
6. Funkcja przyjaznej rejestracji postępu prac przez pracownika, gdzie pracownicy podają:
   • rozpoczęcie pracy,
   • zakończenie pracy (czas liczy się samodzielnie),
   • ilość sztuk wyprodukowanych,
   • opcjonalne uwagi z produkcji (niezwykle ważne, bo zapewniają komunikację, pozwalają tłumaczyć odchyłki),
   • dla zaawansowanych systemów dodatkowo:
     • ilość braków i ich powody,
     • ilości zużytego surowca i numery partii materiału,
   • zdjęcia wykonane na produkcji lub pliki (np. świadectwa jakości).

Dane takie następnie same rozliczają się w systemie, gdzie masz dostęp do historii pracy, analizy wydajności, czy podliczeń poszczególnych zamówień.

2. Planowanie pracy produkcji i komunikacja tego planu na produkcji

Podstawowym błędem, jaki popełniany jest w większości programów do planowania produkcji jest to, że skupiają się na tworzeniu dalekosiężnych planów i próbach automatyzacji planowania w oderwaniu od tego, co dzieje się aktualnie na hali oraz bez przekazywania tego w sposób ciągły do pracowników produkcji.

Kluczem do sukcesu planowania produkcji jest wyświetlanie go na hali i znanie postępów produkcji – inaczej musisz być tam non stop.

W praktyce w większości małych firm produkcyjnych sytuacja zmienia się tak dynamicznie, a ilość danych do sprawnego planowania produkcji jest tak skromna, że większość automatów nie zadziała nigdy lub ich użycie będzie tak czasochłonne, że wręcz całkowicie nieopłacalne.

To, czego potrzebujesz w programie do zarządzania produkcją, to:

1. Układanie kolejek zadań na poszczególne maszyny i procesy produkcyjne.
2. Podgląd, które z tych zadań są już w produkcji, które czekają, a które się zakończyły.
3. Przypisywanie do zadań pracowników, komentarzy oraz dokumentacji.
4. Technologie wykonania – by nie trzeba było dodawać za każdym razem wszystkiego ręcznie.
5. Poprzedniki operacji – by pracownicy między operacjami wiedzieli, czy mają zakończony wyrób na poprzednim procesie.
6. Możliwość zostawiania na produkcji uwag oraz ogłoszeń produkcyjnych.
7. Podział planu produkcji na poszczególne hale/oddziały w firmie.
8. Opcjonalnie widoki kalendarza/Gantta (w praktyce wszyscy tego chcą, a później odkrywają, że listy zadań są o wiele wygodniejsze).

Pulpity do rejestracji pracy i komunikacji planu produkcji w programie do produkcji Prodio:

3. Zbieranie informacji o Twoich produktach i technologii wykonania w systemie produkcyjnym

Program do zarządzania produkcją powinien zapewniać uporządkowaną wiedzę o Twoich produktach w jednym miejscu. Dzięki takiemu podejściu zbierasz wiedzę z głów pracowników, stając się mniej zależnym od kluczowych operatorów, a do tego skracając czas wdrożenia nowych osób na produkcji. Co więcej, jeśli uwzględnisz w technologii również zdjęcia i parametry na maszyny, zminimalizujesz reklamacje oraz błędy na samej produkcji, bo ludzie będą wiedzieć dokładnie co produkować.

Przejrzysta i na bieżąco aktualizowana baza produktów i technologii wykonania często okazuje się największym objawieniem, jeśli chodzi o oszczędność czasu zarządzającego oraz ograniczenie ilości zmarnowanego materiału na niezgodne produkty.

Dodając technologię wykonania produktów możesz szacować czas wykonania i szybciej planować, a mając oczekiwane wydajności w systemie do produkcji od ręki możesz porównywać je z wydajnością osiągniętą przez pracowników.

Optymalna funkcjonalność w zakresie produktów programu do zarządzania produkcją:

1. Przejrzysta lista produktów z podstawowymi informacji na ich temat.
2. Technologia wykonania z podziałem na poszczególne operacje/maszyny.
3. Możliwość uwzględniania w technologii operacji ustawienia maszyn / przygotowania stanowiska.
4. Dołączanie zdjęć produktów, rysunków technicznych i powiązanych plików, które później przy realizacji widzą pracownicy na hali.
5. Receptury produktów, by było wiadomo, jakie surowce są potrzebne i pozwoliły, aby program do zarządzania produkcją automatycznie policzył zapotrzebowanie.
6. Personalizowane pola pod Twoje produkty – tak abyś mógł dodać takie informacje, jakie akurat są potrzebne w Twojej branży, np. „kolor uchwytów”.
   

4. Rejestracja wejść i wyjść oraz przerw przez program do zarządzania produkcją

Skoro na hali produkcyjnej będziesz mieć już komputery/tablety oraz technologię do odbijania pracowników za pomocą PINów/breloków RFID/kart z kodami kreskowymi, grzechem jest nie wykorzystać tego do rejestracji czasu na terenie firmy.

Zestawienie w ramach systemu produkcyjnego godzin, jakie pracownicy przepracowali na operacjach do czasu spędzonego w firmie da Ci ogromny potencjał do poprawy PRODUKTYWNOŚCI.

Nawet jeśli już masz alternatywny system do śledzenia obecności w firmie, zastosowanie tego w programie do zarządzania produkcją ma ogromne plusy, przede wszystkim polegające na uszczelnieniu samego procesu (np. pracownik nie może wyjść z pracy do póki nie odkliknie zakończenia zleceń, na jakich pracuje), a także da Ci informacje o tym, co się dzieje na hali w momentach, kiedy nic nie dzieje się na produkcji.

Optymalna funkcjonalność w zakresie RCP w programie do zarządzania produkcją:

1. Rejestracja wejść i wyjść do pracy na panelach produkcyjnych.
2. Rejestracja przerw (papierosy, posiłki, awarie, sprzątanie + własne powody).
3. Panel managerski, pokazujący aktualnie obecnych pracowników, czasy wejść/wyjść oraz informację czy pracują aktualnie na zadaniach.
4. Blokady na wyjścia z pracy przy niezakończonych zadaniach oraz rozpoczynania zadania bez zarejestrowania wejścia na halę produkcyjną.
5. Wyliczanie produktywności (czas przepracowany do czasu spędzonego w pracy).
6. Zestawienie czasu obecności w postaci tabel z możliwością eksportu do Excela lub programu kadrowego.

5. Śledzenie postępu wykonania, analiza i rozliczanie zamówień w programie produkcyjnym

Najlepszy test na dobrze wdrożony system: przyjdę do Ciebie i zapytam ile masz aktualnie otwartych zamówień, na jakim są etapie i kiedy mija termin najbliższego. Jeśli nie będziesz w stanie udzielić odpowiedzi w kilkanaście sekund – oblałeś. I to, czego potrzebujesz, to na pewno nie napchane tysiącem informacji oprogramowanie ERP.

A gdyby jednym kliknięciem znaleźć zamówienia po terminie realizacji i mieć szybki podgląd postępów oraz stanów magazynowych surowców? To możliwe! Skończ z chaosem na hali produkcyjnej i zapanuj nad dziesiątkami zamówień. Wszystko, co w tym temacie potrzebujesz, to PROSTA LISTA ZAMÓWIEŃ Z AKTUALNYMI INFORMACJAMI.

To, czego potrzebujesz w ramach programu do zarządzania produkcją odnośnie zamówień, to:

1. Przejrzysta tabela z AKTUALNYM AUTOMATYCZNYM statusem każdej pozycji zamówienia oraz ilością pozostałych dni do terminu realizacji.
2. Szybki wgląd w aktualny postęp produkcyjny (jakie etapy, procesy lub operacje są w realizacji lub są już gotowe).
3. Zawsze aktualną analizę przepracowanego czasu oraz kosztów zamówienia (najlepiej w zestawieniu do zaplanowanego czasu i przewidywanych kosztów).
4. Listy surowców potrzebnych do danego zamówienia, ich dostępność oraz podsumowanie ich zużycia.
5. Planowanie pracy prosto z poziomu listy zamówień, tak abyś mógł od razu wysyłać zadania na produkcję.
6. Możliwość drukowania papierowych zleceń produkcyjnych z kodami kreskowymi.

6. Magazyn surowców z planowaniem zapotrzebowania na materiały

Dla większości mikro i małych firm rekomenduję nie integrować programu do zarządzania produkcją z magazynem, jaki najprawdopodobniej masz w swoim systemie księgowo-magazynowym, ponieważ na ogół przynosi to więcej problemów, niż korzyści.

Nie każda firma potrzebuje skomplikowanego systemu magazynowego czy modułu magazynu, który oferuje część programów ERP. Dlatego prosty program dla produkcji Prodio oferuje podstawową wersję modułu magazynowego.

To, czego potrzebujesz w ramach prostego systemu produkcyjno-magazynowego, to:

1. Stany magazynowe surowców i produktów gotowych – im prostsze, tym lepsze (w tym obsługa przyjęć i wydań magazynowych).
2. Proste szacowanie zapotrzebowania na surowce w oparciu o zamówienia klientów.
3. Zamówienia do dostawców i ich śledzenie.
4. Obsługa kilku magazynów i możliwość przenoszenia produktów i surowców między magazynami.
5. Obsługa kodów kreskowych w ramach surowców oraz produktów z produkcji.
6. Intuicyjne oznaczenie z poziomu listy zamówień co zostało zamówione, co jest dostępne, a co czeka na obsługę.

7. Podstawowa analityka oraz rozliczenia zapewniane przez program do zarządzania produkcją

Skoro już zbierasz wszystkie dane z produkcji i masz je w jednym miejscu, to warto, by oprogramowanie produkcyjne zapewniało Ci możliwość wygodnej analizy danych oraz pomagało przy podejmowaniu słusznych decyzji (niezależnie, czy mówimy tutaj o konieczności podniesienia cen za produkt, który okazuje się nierentowny, czy odmawiając pracownikowi podwyżki pokazując mu twarde dane na temat jego wydajności).

Dzięki pulpitom na hali system produkcyjny w przeciwieństwie do papierowych zleceń przeklepywanych do Excela zapewnia Ci dane na żywo.

Mając dane zmierzone za pomocą pulpitów produkcyjnych programu do zarządzania produkcją możemy przystąpić do stworzenia najprostszych mierników – czyli wydajności, produktywności, brakowości czy efektywności globalnej. Najważniejsze jest to, że każdą anomalię możesz wyłapywać i wyjaśniać na bieżąco, a nie na koniec miesiąca próbować zgadywać co się stało.

Dane pod sprawne zarządzanie produkcją, jakie powinien zapewniać Ci system produkcyjny:

• Do aktualnego zarządzania produkcją i oceny sytuacji (w czasie rzeczywistym):
  • ilość osób w pracy (jakie weszły) + informacje o spóźnieniach,
  • statusy każdego pracownika (nad czym pracuje, czy wykonuje czynności okołoprodukcyjne, czy jest tylko obecny na hali produkcyjnej),
  • statusy każdej maszyny oraz co się na niej wykonuje,
  • ostatnie wydarzenia produkcyjne (co zostało wyprodukowane, wydajności i uwagi).

• Do analizy historycznej w programie do zarządzania produkcją:
  • pełna historia pracy – włącznie z brakami i zużyciem surowców (w tym % osiągniętej wydajności),
  • pełna historia obecności oraz przerw w pracy,
  • możliwość exportu do *.xls dla własnych potrzeb,
  • zestawienie dla każdego zamówienia czasu oraz kosztu planowanego do zrealizowanego (w tym %),
  • zestawienie miesięczne całej produkcji, wszystkich mierników (szczególnie produktywności, efektywności i brakowości),
  • zestawienie dniowe całej produkcji, wszystkich mierników (szczególnie produktywności, efektywności i brakowości).

Co jest czym – tabele z porównaniem oprogramowania do zarządzania produkcją (systemy ERP, MES itp.)

Jako osoba zajmująca się produkcją na co dzień, cenisz sobie przejrzystość i bezpośredniość rozwiązań. Nie chcesz domyślać się, co kryje się między wierszami. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie szczegółową tabelę, która powinna dostarczyć Ci odpowiedzi na pytania dotyczące funkcjonalności oraz problemów, które nasze rozwiązania są w stanie rozwiązać.

Legenda do tabeli:
✅ – jest
✅🌟 – zaawansowane spełnienie (bardzo rozbudowane)
🔘 – spełniany w małym stopniu lub wymaga integracji

Tabela porównania rożnych systemów do zarządzania produkcją (UPROSZCZONA):

		Program księgowo-magazynowy	System ERP	System MES  (na ogół moduł do ERP)	System WMS (na ogół moduł do ERP)
Zarządzanie produktami, technologią wykonania	✅	🔘	🔘	✅
Zarządzanie zamówieniami od klientów	✅ W tym progres i rozliczenie produkcji	✅	✅ Progress produkcji jeśli jest zintegrowany z MES	🔘 Na ogół po stronie ERP
Planowanie produkcji	✅ Proste		🔘	✅🌟 Zaawansowane
Magazyn oraz zamówienia do dostawców	✅ Proste	✅	✅	🔘	✅
Podpowiedzi odnośnie zamawiania surowców i komponentów	✅ Proste	🔘	✅ 🌟	✅	🔘
Zaawansowana logistyka na magazynie, w tym automatyzacja			🔘		✅ 🌟
Wyświetlanie zadań na produkcji i komunikacja z halą	✅		🔘	✅
Rejestracja pracy z produkcji, historia wykonania i analiza wydajności	✅			✅
Rejestracja wejść i wyjść z pracy (RCP) oraz przerw	✅			🔘
Księgowość i fakturowanie		✅	✅🌟
CRM, ofertowanie, kadry		🔘	✅🌟
Dostęp on-line i brak konieczności budowy sieci	✅	🔘	🔘	🔘	🔘
Możliwość pełnych bezpłatnych testów przed zakupem	✅	🔘

Kluczowe wnioski z tabeli odnośnie zarządzania produkcją przy pomocą różnych programów:

• systemy ERP to nie oprogramowanie do produkcji, tylko kombajny księgowo-magazynowe, do których musisz dokupić dodatkowe moduły (jak np. MES),
• to czego szukasz odnośnie systemu do zarządzania produkcją, to najprawdopodobniej jakaś kombinacja MES-a + programu księgowego,
• w większości przypadków zamiast drogiego i skomplikowanego MES-a idealnie sprawdzi się system PRODIO, który:
  • został stworzony z myślą o zarządzaniu produkcją w mikro i małych przedsiębiorstwach (94% klientów to firmy pomiędzy 3 a 75 pracowników produkcji),
  • jest przeniesieniem najlepszych funkcji odnośnie MES + RCP + podstaw magazynu na potrzeby małych firm,
  • w przeciwieństwie do reszty rozwiązań, możesz przetestować bez zobowiązań i za darmo w pełnej wersji od razu na produkcji,
  • dzięki dostępowi online rozwiązuje temat budowy sieci komputerowych, instalacji oprogramowania oraz poprawia komunikację z produkcją.

Szczegółowe porównanie wg funkcji oprogramowania dla zakładów produkcyjnych:

		Program księgowo-magazynowy	System ERP	System MES  (na ogół moduł do ERP)	System WMS (na ogół moduł do ERP)
Baza produktów	✅	✅	✅	✅
Zaawansowana baza produktów i technologii	✅		🔘	✅
Zarządzanie zamówieniami Klientów	✅	✅	✅🌟	🔘
Automatyczny podgląd w realizację zamówień wg produkcji	✅		🔘 Jeśli jest MES	✅
Magazyn surowców i produktów	✅	✅	✅	✅
Zamówienia do dostawców	✅	✅	✅	🔘	✅
Zaawansowany/zautomatyzowany magazyn			✅		✅🌟
Zaawansowane śledzenie towarów, lokalizacji			🔘		✅🌟
Transport i logistyka			🔘		✅🌟
Pełny moduł produkcyjny, jaki wychodzi na halę	✅			✅
Planowanie zasobów i zaopatrzenia	✅		✅🌟	🔘
Planowanie produkcji	✅		🔘	✅
Zaawansowane/automatyczne planowanie	🔘		🔘	✅
Wyświetlanie planu pracy i zadań na hali produkcyjnej	✅🌟			✅🌟
Wyświetlanie dokumentacji, zdjęć i parametrów dla pracowników	✅🌟		🔘	✅
Możliwość generowania papierowych zleceń produkcji z kodami	✅		🔘	✅
Rejestracja produkcji z poziomu hali przez pracowników	✅🌟			✅
Automatyczna rejestracja produkcji wpięta w maszyny				🔘
Identyfikacja pracowników kodami lub brelokami RFiD	✅			✅
Bieżący podgląd co dzieje się na produkcji	✅🌟			✅
Historia pracy produkcji	✅			✅
Wydajność pracy i jej analiza	✅			✅
Rozliczenie czasu pracy do produktu i zamówienia	✅		🔘Jeśli jest MES	✅
Rozliczenie surowców oraz łącznego kosztu zamówienia	✅		✅	🔘
RCP: Rejestracja czasu wejść i wyjść z pracy	✅			🔘
Rejestracja przerw i innych incydentów	✅			🔘
Export danych do Excel-a	✅		🔘	🔘
Księgowość i fakturowanie		✅	✅🌟
Analityka biznesowa		🔘	✅🌟
CRM i ofertowanie		🔘 prosty lub jako dodatek	🔘 prosty lub jako dodatek
Przykładowe oprogramowanie	Kliknij tutaj, aby wypróbować przez 14 dni.	SubiektGT	Comarch CDN XL	Queris MES	Mecalux Easy WMS
Ile na ogół trwa wdrożenie	Kilka godzin	Kilka dni/tygodni	Kilka/kilkanaście miesięcy	Kilka miesięcy	Kilka miesięcy
Jakie są przykładowe koszty dla firmy 20 osobowej:	Od 697 zł/msc za całą firmę	5-40 tys. zł + aktualizacje	40-500 tys. zł + aktualizacje	30-200 tys. zł + aktualizacje	20-150 tys. zł + aktualizacje
Na ogół wymaga serwera oraz sieci wewnętrznej w firmie		✅	✅	✅	✅
Działa on-line, bez wymogów po stronie firmy plus daje pełny dostęp mobilny	✅
Zapewnione bezpłatne wdrożenie oraz darmowy support	✅

Zanim wyciągniesz wnioski z powyższej tabeli, warto abyś też sprawdził podpowiedzi napisane przez życie:

• dlaczego często integracja systemu do produkcji i księgowości to pułapka
• dlaczego skomplikowane ERP często nie nadają się dla małych firm
• dlaczego automatyczne planowanie produkcji nie sprawdza się w większości przypadków
• dlaczego warto od razu iść w oprogramowanie do zarządzania produkcją on-line

Sugerowane rozwiązania odnośnie doboru oprogramowania produkcyjnego

By ułatwić Ci wybór oprogramowania do produkcji z tabeli, zanim przejdziesz do opisu poszczególnych narzędzi poniżej znajdziesz bardzo uproszczone sugestie odnośnie rekomendowanych narzędzi do zarządzania produkcją:

Rekomendowane oprogramowanie według rodzaju produkcji:

Co robisz (kliknij branże na zielono, aby sprawdzić, co może dać oprogramowanie)	2-10 pracowników	11-25 pracowników	26-75 pracowników	+75 pracowników
Usługi produkcyjne (lakiernie, CNC, renowacja aut zabytkowych)	Obecny Program Księgowy + Prodio (najlepiej z kodami kreskowymi)	Rozbudowany Program Księgowo-Magazynowy + Prodio (najlepiej z kodami kreskowymi)	💵: Rozbudowany Księgowo-Magazynowy + Prodio 💵💵💵: Prosty ERP + zintegrowany MES	💵: Rozbudowany Księgowo-Magazynowy + Prodio 💵💵💵: Prosty ERP + zintegrowany MES
Proste produkty (wtryskarnie, elastomery, opakowania)	Obecny Program Księgowy + Prodio (magazyn surowców w Prodio)	💵: Obecny Program Księgowy + Prodio (magazyn surowców w Prodio) 💵💵💵: Rozbudowany Księgowo-Magazynowy + MES	💵: Rozbudowany Księgowo-Magazynowy + Prodio 💵💵💵: Prosty ERP + zintegrowany MES z automatycznym planowaniem i integracją z maszynami	ERP + zintegrowany MES z automatycznym planowaniem i integracją z maszynami
Skomplikowane produkty – produkcja jednostkowa (np. narzędziownie, maszyny na zamówienia, stolarstwo na zamówienie)	Rozbudowany Program Księgowo-Magazynowy + Prodio do śledzenia produkcji (z importem elementów)	💵: Rozbudowany Księgowo-Magazynowy + Prodio do śledzenia produkcji (z importem elementów) 💵💵💵: Prosty ERP + zintegrowany MES	💵: Rozbudowany Księgowo-Magazynowy + Prodio do śledzenia produkcji (z importem elementów) 💵💵💵: ERP + zintegrowany MES	ERP + MES 💡(jeśli masz już ERP bez opcji MES-a, to obecny ERP + Prodio do zliczania produkcji)
Skomplikowane produkty – produkcja seryjna (np. produkcja głośników komputerowych, produkcja kanap tapicerowanych)	Rozbudowany Program Księgowo-Magazynowy z funkcją planowania materiałowego i druku	Obecny Program Księgowy + rozwiązania MRP do zarządzania dostawą (np. OptiMes)	ERP + MES z automatycznym planowaniem	ERP + MES + WMS

Komentarz do tabeli – różne wyzwania oprogramowania do produkcji:

Domyślnie w każdej firmie produkcyjnej, w zależności od rodzaju produkcji pojawia się szereg powtarzalnych wyzwań.

Dla prostych produktów, jak np. zakłady świadczące usługi CNC, czy producenci opakowań, ale gdzie na ogół masz ogromne rozdrobnienie produkcji ważne jest, by produkować detale we właściwy sposób. Najważniejsze jest zapewnienie właściwej komunikacji na linii biuro-hala, pomiędzy pracownikam oraz zapewnić sprawny obieg parametrów produkcji, aby produkować właściwe elementy. W tej sytuacji na ogół system Prodio sprawdza się wyśmienicie. Tyczy się to też produkcji elementów złożonych, np. drzwi na zamówienie i wszystkiego jednostkowego, gdzie nawet jeśli coś składa się z wielu elementów i każdy jest inny, to kluczowa dla osoby zarządzającej produkcją jest kontrola nad całym procesem. Jeśli masz do tego dostęp on-line to jesteś w domu.

W przypadku, gdy produkt jest bardziej złożony – np. składająca się z 1000 elementów maszyna produkowana na zamówienie, wtedy nie tylko komunikacja, ale też zliczanie czasu pracy i łatwy dostęp do podsumowania godzin ma znaczenie. Przykładowo – trzymając pod jednym zewnętrznym numerem zamówienia w Prodio taką maszynę, jednym kliknięciem masz dostęp do informacji ile godzin z założeń na taką maszynę zostało już zużyte.

Zupełnie inaczej sytuacja ma się dla produktów złożonych, ale produkowanych seryjnie oraz wszystkich produktów, gdzie mało co produkujesz, a tak naprawdę składasz w całość gotowy produkt z elementów, które kupujesz. Wszędzie tam najważniejsze jest planowanie dostaw do przodu, tak abyś zawsze miał półprodukty, które potrzebujesz. W takim przypadku, jeśli masz w programie księgowo-magazynowym/ERP listę kompletacyjną z recepturą produktu, to nie potrzebujesz mieć systemu produkcyjnego, jak MES/Prodio, gdyż wystarczy taką listę wydrukować i przekazać pracownikom produkcji. Dopiero wraz ze wzrostem wielkości firmy coraz bardziej przydaje się możliwość komunikacji z produkcją.

Co jest czym – opisy oprogramowania

Programy księgowo-magazynowe 

Program księgowo-magazynowy – pewnie masz go już teraz. Dla produkcji na ogół oferuje jedynie kompletacje (gdzie pokazuje, co z czego ma się składać). W takiej sytuacji nie jest to oprogramowanie dla produkcji, a jedynie czasem pomaga przygotować materiały potrzebne do jej wykonania. Najbardziej znanym na polskim rynku jest Comarchowska Optima, która po tym, jak zaczęła kosztować coraz więcej nagle stała się ERP Optimą (ale ten ERP to raczej tylko z nazwy) oraz Insertowski Subiekt Nexo, który ma bardzo dobry stosunek ceny, do tego, co daje. Mogę polecić oba programy – szału nie ma, ale wpadek też nie. Co ważne, oba programy będą przechodzić na chmurę – czyli będzie problem w przyszłości.

Firmy produkcyjne działające w branży handlowej, które są dodatkowo odpowiedzialne za magazynowanie towarów mają mnóstwo obowiązków organizacyjnych. Od tego jak sprawnie wszystko działa w firmie i jak płynna jest komunikacja między różnymi działami (np. działem sprzedaży i halą produkcyjną) zależy jej skuteczność. Handel produktami nie może obejść się bez szeregu istotnych zadań realizowanych w magazynie. 

Moduł magazynowy przeznaczony jest dla każdego przedsiębiorstwa magazynującego produkty, półprodukty czy materiały, które wymaga sprawnego zarządzania. Zintegrowanie programu z funkcjami księgowymi oraz elementy wspierające sprzedaż i zarządzanie produkcją pozwalają na bieżący monitoring przepływu towarów. To na jaki program magazynowy zdecyduje się dana firma zależy od wielu czynników oraz specyfiki samego magazynu (jego układu, sposobu pracy, przebiegu łańcucha dostaw itp.), jak i celów konkretnej firmy.

Typowe funkcje takiego programu księgowo-magazynowego to:

• Sprzedaż (czyli wszystko, co związane z wystawieniem faktur),
• Zamówienia (czyli proste przyjmowanie zamówienia od Klienta i rezerwacje towaru na magazynie),
• Magazyn (stany, WZ/PZ, często też zamówienia do dostawców),
• Kompletacje (czyli na podstawie zrealizowanego zamówienia i parametrów produktu, same ściągają stany magazynowe),
• Prosty CRM (którego funkcjonalność pozostawia wiele do życzenia).

Program księgowo-magazynowy, a produkcja:

Na ogół, jeśli takie oprogramowanie ma moduł produkcyjny, to ogranicza się on do planowania zużycia surowców oraz potrzebnych dostaw, a następnie wydruku papierowego zlecenia na produkcję, a gdy takie wypisane (a właściwie nabazgrane) ręcznie zlecenie trafia do biura po realizacji, to jest ono w takim programie rozliczane (często za pomocą funkcji kompletacji).

Samodzielne programy magazynowe:

Gdzieś na rynku pozostała jeszcze wąska nisza prostych programów magazynowych, bez żadnych dodatkowych funkcji (jak np. rozbudowane systemy WMS). Jeśli masz coś takiego w swojej firmie, to bardzo mocno rekomenduję porzucenie takiego rozwiązania i przejście stanami magazynowymi albo do systemu księgowego, albo do oprogramowania do zarządzania produkcją.

Prodio – przyjazny program do planowania, kontroli i rozliczania produkcji on-line

PRODIO – polski program do zarządzania produkcją – nowoczesna odpowiedź na potrzeby małych firm produkcyjnych, gdzie bez czasochłonnego wdrożenia i wysokich inwestycji już od pierwszego dnia możesz rozwiązywać większość problemów odnośnie kontroli pracowników, rozliczania i planowania produkcji.

Założenia są proste – zostawiasz Twój sprawdzony system fakturowo-magazynowy (np. takiego Subiekta), a produkcję nadzorujesz wygodnie i bez komplikacji przez program do zarządzania produkcją on-line. Takie narzędzie świetnie nadaje się, by wyrzucić papierowe zlecenia produkcyjne i mieć pełną kontrolę z dowolnego miejsca na świecie nad tym co dzieje się na hali produkcyjnej.

Jak pewnie zauważyłeś w tabeli porównującej funkcje oprogramowania, wybór Prodio zapewnia najważniejsze funkcjonalności systemów ERP, MES oraz RCP i tłumaczy je na potrzeby małych firm produkcyjnych, bez konieczności miesięcy wdrażania, szkoleń i milionowych wydatków.

Co ciekawe, patrząc na setki firm na całym świecie, gdzie produkcja pracuje w oparciu o Prodio coraz więcej z nich, to większe firmy (50-200 osób), które porzuciły dotychczas stosowane systemy MES na rzecz prostego, szybkiego i przyjaznego rozwiązania.

Jeden z pierwszych Klientów Prodio (film z 2017 roku, firma korzysta z kolejnych wersji do dziś):

Dla uczczenia 5 lat współpracy w 2022 roku na tej samej hali powstały filmy promujące nową wersję:

Przykładowe grafiki z wewnątrz programu do zarządzania produkcją Prodio:

1. Zarządzanie zamówieniami – zwróć uwagę na przejrzyste statusy, jakie nadają się automatycznie oraz ilość dni do realizacji każdej z pozycji, po której możesz sortować tabelę.

2. Aktualny status danej pozycji zamównienia – widzisz, że pierwsza operacja została już zakończona, a druga jest w toku (7 sztuk gotowe z 50), dane aktualizują się na bieżąco poprzez raportowanie przez pracowników produkcyjnych za pomocą paneli na produkcji. Dodatkowo widzisz czas pracy dla każdej operacji oraz ile budżetu czasowego jeszcze pozostało.

3. Historia pracy dla poszczególnej operacji – możesz podejrzeć co oraz kto i z jaką wydajnością pracował na danej operacji. Zwróć uwagę, że dodatkowo system do produkcji automatycznie podliczył wydajność i czy ktoś pracował poniżej, czy powyżej normy.

4. Widok dostępności surowca, gdzie na wykresie automatycznie pojawia się zapotrzebowanie na surowiec oraz planowane dostawy. W każdej chwili w programie do produkcji możesz przełączyć się na powiązane z surowcem zamówienia do dostawców, czy zobaczyć wszystkie operacje magazynowe i zużycia z produkcji pod analizę.

A ile kosztuje taka przyjemność?

• Koszty wdrożenia/uruchomienia: 0 zł. Klient sam uruchamia program przez konfigurator + ma zapewniony darmowy support,
• Koszty aktualizacji: 0 zł (zawsze aktualne),
• Koszty dla całej firmy: od 397 zł za całość,
• Wsparcie techniczne: darmowe,
• Dostępy biurowe/managerskie: nielimitowana ilość (co jest bardzo ważne, gdyż nie musisz zastanawiać się, czy warto kupować licencje dla technologa, czy każdego handlowca),
• Sprzęt na produkcji: prosty laptop/komputer z dostępem do Internetu, czytniki RFID + breloczki lub czytniki kodów kreskowych.

Połączenie programu do produkcji Prodio i oprogramowania księgowo-magazynowego:

W przypadku wielu firm do 50 pracowników najlepszym sposobem, żeby mieć ogarniętą i wydajną produkcję, kontrolowaną w sposób systemowy, jest zachowanie swojego obecnego programu księgowo-magazynowego, np. przysłowiowego „Subiekta” i postawienie niezależnego programu produkcyjnego, jak opisane poniżej Prodio.

Wbrew temu, co może podpowiadać Ci intuicja, dzięki brakowi połączenia pomiędzy Prodio, a systemem księgowo-magazynowym zyskujesz większą wolność i elastyczność przy planowaniu i kontroli pracy, a księgowość w spokoju prowadzi rozliczania, podglądając sobie dane w systemie produkcyjnym. O wadach integracji możesz poczytać więcej tutaj.

Jeśli upierasz się na integrację, to opcjami w takiej konfiguracji jest też:

• połączenie części danych między programami przez API (co polecamy tylko w nielicznych przypadkach),
• niekorzystanie z magazynu w Prodio w ogóle (a np. zastosowanie wydruków z kodami kreskowymi z Prodio do przyjęć magazynowych),
• korzystanie z importu/exportu zamówień w formie *.xls/*.csv, jeśli wpadają do Ciebie zamówienia z wieloma pozycjami,
• zrezygnowanie z prowadzenia magazynu w programie księgowo-magazynowym i przeniesienie go do Prodio, przez co łatwiej zarządzać zapotrzebowaniem materiałowym,
• prowadzenie magazynu produktów gotowych i wydań do Klientów w systemie księgowo-magazynowym, a w Prodio magazynu surowców.

Systemy MES – rozbudowane narzędzia do kontroli pracy produkcji.

Wąska grupa oprogramowania produkcyjnego dedykowana dla większych firm, które na ogół jest dodatkiem do systemów ERP (który nie ma ciekawej produkcji w ogóle lub jak np. Comarch CDN XL moduł produkcji jest archaiczny).

Jak widać z tabeli ze szczegółowym porównaniem funkcji, MES-y robią praktycznie wszystko to samo, co robi o wiele przystępniejsze Prodio. To, co je wyróżnia względem Prodio to:

• na ogół o wiele większa szczegółowość, jeśli chodzi o funkcje (co dla mniejszych firm może być bardziej problemem, niż zaletą),
• nastawienie na integrację z posiadanym przez firmę systemem ERP / systemem księgowo-magazynowym,
• często bardzo zaawansowane moduły dotyczące automatycznego planowania produkcji (włączając sztuczną inteligencję),
• możliwość integracji z maszynami / liniami produkcyjnymi dla automatycznego zaciągania danych.

Ilość programów typu MES jest na tyle duża, że trudno tutaj wskazać jasne podziały – na ogół jednym z łatwiejszych jest to, czy są samodzielne, czy pracują jako dodatek:

Samodzielny MES  – zaawansowane, automatyczne planowanie produkcji, rozbudowana rejestracja pracy, serwisy, pełny obieg materiałowy, panele meldunkowe – jednak o wiele mniej elastyczny od systemu Prodio, który rozwiązuje te same problemy o wiele prościej, szybciej i taniej. To, co wyróżnia zaawansowane systemy MES, to często integracja z maszynami, gdzie dane są pobierane prosto z urządzenia. Systemy tego rodzaju są rzadko spotykane, gdyż wymagają ogromnej ilości danych do uzupełniania – dlatego integruje się je w ERP.

Zintegrowany system MES  – jak wyżej, jednak jako dodatek do systemu ERP (często od tego samego producenta oprogramowania co system ERP, po prostu sprzedawany jako dodatkowy moduł). Można przyjąć, że większość MES-ów jest zintegrowana z systemami ERP. Integracja często nie jest tak bezproblemowa i wygodna na co dzień, jak w przypadku jednolitych ERP-ów, za to pozwala na solidne oszczędności. Dostajemy dobry program do zarządzania produkcją, bez konieczności kupna całego zaplecza księgowego.

Porównanie, jak zmieniły się systemy produkcyjne w ostatnich latach:

Systemy ERP – rozbudowane kombajny księgowo-magazynowe

System ERP – gigantyczny rozstrzał cenowy, od kilkudziesięciu tysięcy złotych do wielu milionów, a w praktyce od dobrego systemu księgowo-magazynowego różni się tym, że na podstawie zamówień planuje co i kiedy kupić oraz koordynuje/łączy wszelkie obszary przedsiębiorstwa.

Uwaga: na ogół system ERP nie wychodzi na produkcję, do czego wymaga dodatku w postaci systemu MES lub zakupu jakiegoś dodatkowego modułu. Już na pierwszy rzut oka nie jest to idealny program dla małej firmy produkcyjnej przez ilość danych, jaką trzeba wypełniać oraz przez to, jak potrafi zabijać elastyczność.

Widok planowania zlecenia produkcyjnego w systemie Comarch ERP XL.

Głównym zadaniem, jaki był stawiany przed systemami ERP i od czego wziął się sam skrót jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning – ERP), czyli oprogramowanie ma pomagać poskładać w całość wszelkie aspekty, jakie są potrzebne do wyprodukowania zamówień wrzucanych w system. W praktyce chodzi tutaj głównie o zarządzanie magazynem oraz zamówieniami do dostawców. Jeśli chodzi o maszyny oraz pracowników na ogół jest to po stronie systemów MES, jednak część systemów ERP też potrafi to planować. Z mojego doświadczenia – nakarmienie takiego systemu danymi, by takie podpowiedzi były przydatne w przypadku małych firm jest całkowicie nieopłacalne.

Pamiętaj, że praktycznie żaden ERP nie wychodzi w standardzie na produkcję

Idea jest taka, że kupujesz wersję basic ERP-a, a następnie go doposażasz i modyfikujesz pod siebie. By zaczął właściwie działać musisz poświęcić wiele czasu na konfigurację pod swoje potrzeby i zakupić dodatkowe moduły, jakie oferuje producent takiego ERP-a (lub innego producenta) i integrować je we własnym zakresie:

• Moduł CRM – dla handlowców (często już w pakiecie),
• Moduł produkcyjny do ERP – umożliwia tworzenie technologii produktów oraz planowanie pracy (często już w pakiecie startowym),
• Moduł rejestracji MES dla pracowników produkcji, gdzie odklikują to, co zrobili, by zaciągało się to na plan,
• Moduł CMMS (czyli utrzymanie ruchu, maszyny, serwisy itd.),
• Moduł WMS (system zaawansowanego zarządzania magazynem).

Reasumując – najnowsze ERP-y to wysokiej klasy narzędzia, gdzie kupujesz fundament, a następnie budujesz na nim idealnie skrojony dla siebie system, dokładając do tego tyle klocków, ile potrzebujesz. Chcąc mieć ERP-a dla produkcji, musisz szukać ERP + MES.

Dlaczego systemy ERP często nie nadają się dla małych firm:

Integracja jest genialna, ale wymaga ogromnej dokładności napisania systemu pod firmę.

• ERP nie zadziała dobrze bez podania mu wielu (nawet oczywistych) informacji. Będziesz musiał poświęcić bardzo dużo czasu, żeby dostosować program.
• Musisz wprowadzić wszystko idealnie, albo Twoje stany magazynowe tak bardzo będą się nie zgadzać, że w efekcie będziesz prowadzić drugą dokumentację.
• Zapomnij o elastyczności – w ERP-ie wszystko musi się zgadzać i na wszystko musi być dokument.
• ERP-y nie mają na ogół modułu wychodzącego na produkcję, dlatego i tak musisz dokupić zewnętrzny moduł MES lub dodatek danego producenta.

Systemy RCP – rejestracja wejść i wyjść z pracy

System RCP – rejestracja czasu pracy (wejścia i wyjścia) – system, którym zastępujesz papierowe listy obecności i który odpowiada Ci na pytania o obecność danego dnia w pracy, ilość przepracowanych dni oraz pomaga walczyć ze spóźnieniami. Na ogół kupujesz go osobno, np. z kontrolą dostępu do wejścia na halę lub jako osobne oprogramowanie. Może nie jest to program do kontroli produkcji, jednak w Prodio uwzględniliśmy go tak, abyś mógł zestawiać z sobą czas spędzony w pracy do czasu przepracowanego (licząc produktywność).

Systemy WMS – zaawansowane zarządzenie magazynem

System WMS – (Warehouse Management System) oprogramowanie do zaawansowanego zarządzania magazynem i optymalizacji procesów magazynowych. Przez to, że logistyka towarów to nie tylko sam magazyn, ale też dostępność i lokalizacja towaru na hali WMS może mieć także zastosowanie na samej produkcji, zwłaszcza w zakresie zarządzania materiałami, ich przepływem oraz śledzenia ich dostępności w trakcie procesu produkcyjnego.

System WMS, to najwyższa półka do automatyzacji i optymalizacji działań związanych z magazynem, w dodatku na ogół w zaawansowanej formie umożliwia:

• śledzenie towarów w czasie rzeczywistym (często włącznie z śledzeniem po tagach RFiD),
• zarządzanie i optymalizację miejscami składowania towarów,
• optymalizację ścieżek kompletacji oraz transportu wewnątrz firmy,
• zaawansowane planowanie dostaw, w tym ze zwracaniem uwagi na ważność produktów.

Jaka jest różnica pomiędzy systemem WMS a ERP?
System WMS skupia się głównie na działaniach magazynowych, kiedy system ERP (Enterprise Resource Planning) to kombajn do pełnego zarządzania przedsiębiorstwem, gdzie magazynowanie oraz kompletacja są jednym z modułów. Choć oba systemy mogą się nakładać w zakresie funkcji magazynowych, domyślnie większość systemów ERP oferuje znacznie mniejsze zaawansowanie odnośnie automatyzacji i rozwiązań na samym magazynie – stąd WMS-y są dokupowane jako osobne moduły.

Dlaczego system WMS w większości małych firm się nie sprawdzi?
Większość małych firm, tak jak nie potrzebuje zaawansowanego systemu ERP, tak samo nie potrzebuje skomplikowanego systemu WMS. Po pierwsze, ich operacje magazynowe są często proste i nie wymagają zaawansowanej automatyzacji (ile znasz małych firm z kodami QR na miejscach magazynowych i robotami jeżdżącymi między nimi?). Po drugie, koszty zakupu, implementacji i utrzymania systemu WMS same w sobie są wysokie – ta cała nadbudówka do WMS-a kosztuje majątek (automatyczny magazyn, systemy śledzenia, braki RFiD). Po trzecie, potrzeba utrzymywania aptekarskiego porządku na magazynie i każdej operacji magazynowej są zbyt obciążająca dla małego zespołu w stosunku do korzyści, jakie wnoszą. To, czego potrzebuje większość małych firm, to proste narzędzia, jak system księgowo-magazynowy, czy Prodio, gdzie wiadomo co mamy, gdzie to jest, czego potrzebujemy i czy to zamówiliśmy.

Pułapki przy wyborze oprogramowania do zarządzania i rozliczania produkcji (integracje, nadmierna automatyzacja, ERP-y itd.)

Jako przedsiębiorca dążysz do jak największej automatyzacji pracy, walczysz ze zbędnymi czynnościami, chcesz raz zapłacić i mieć od razu wszystko w jednym miejscu – właśnie na takim myśleniu bazują firmy, które chcą sprzedać Ci oprogramowanie „wszystko w jednym”, a potem wydoić do ostatniej złotówki.

Co gorsza, w większości przypadków po wydaniu ogromnych środków finansowych oraz jeszcze większej ilości czasu na wdrożenie okazuje się, że takie zintegrowane oprogramowanie do zarządzania produkcją po prostu się nie sprawdza.

Integracja produkcji z księgowością i oprogramowanie ERP „wszystko w jednym”

Zacznijmy od historii, pokazującej Ci wszystko na temat integracji księgowości z produkcją:

„Jest 20 osobowa firma produkcyjna zajmująca się produkcją metalowych elementów. Produkcja większości elementów rozpoczyna się od przycinania 5-metrowych stalowych prętów na kawałki. Po części elementów zostaje niespożytkowany kawałek prętu, który może być wykorzystany poźniej do produkcji innych elementów. Firma ma duży stos takich kawałków przydatnych do wykorzystania. Wpada pilne zamówienie od klienta. Firma nie ma całego pręta na stanie, więc zarządzający mówi „zróbmy to z tych odpadów”. Próbuje wysłać takie zamówienie na produkcję… i nie da się.

System nie pozwoli ani zaplanować, ani zarejestrować pracy, bo nie widzi materiału na stanie. Produkcja zamiast przez program zlecana jest więc na ręcznie wypisanej kartce. Po tej sytuacji księgowość rozliczająca to pilne zamówienie (które musiało być wpisane do systemu, bo inaczej nie wystawi się faktura) próbuje ręcznie jakoś rozliczyć koszty oraz zużycia pozostałych surowców, tworząc fikcję i ściągając wirtualny materiał z stanów magazynów.”

Jak integracja oprogramowania produkcji i księgowości zabija elastyczność, z jakiej słyną małe firmy:

W przypadku integracji każdy odpad i to, co się ma z nim dziać (trafić na magazyn, czy do kosza), każda zmiana w technologii, czy zmiana na inny surowiec użyty przez pracownika MUSI BYĆ UWZGLĘDNIONA w systemie, inaczej po 2 miesiącach nie doliczysz się stanów magazynowych, które program automatycznie rozliczył w oparciu o produkcję. W większości przypadków taki odpad technologiczny musi być uwzględniony od razu podczas wykonania technologii, dodając produkt do systemu, inaczej musisz liczyć, że pracownik produkcji dobrze go poda, a to znów rodzi ryzyko, że różne odpady będą generować ogromne ilości pozycji magazynowych, co z kolei zmniejsza czytelność, prowadząc do kolejnego błędu, który jeszcze bardziej namiesza w stanach.

W praktyce, w firmach do 50 osób, to osoby zarządzające produkcją doskonale wiedzą gdzie i ile jest takiego odpadu podatnego na przeróbkę, więc korzystając z systemu takiego jak Prodio, bez integracji z księgowością, po prostu wystawiłyby zlecenie do realizacji dla produkcji z dopiskiem w uwagach „Wykonywać z odpadów znajdujących się w XYZ” , a pracownik produkcji odczytałby to na komputerze produkcyjnym i po realizacji zlecenia podałby w uwagach jakie było zużycie tego odpadu.

Podobnych historii mogą być setki, morał jest z nich taki, że w większości małych firm produkcyjnych ich główną siłą jest ELASTYCZNOŚĆ, a oprogramowanie do zarządzania produkcją potrzebne jest, aby w tej całej twórczej elastyczności złapać dobrą komunikację z produkcją, wiedzieć co się produkuje, mieć kontrolę nad kosztami oraz czasami i nie popełniać błędów. Integracja jedynie sprawia, że po wydaniu setek tysięcy złotych po jakimś czasie przeniesie Cię wstecz do czasów „kartek na produkcji”, bo nikt nie będzie mieć czasu i nerwów na wprowadzenie danych do systemu.

Automatyczne planowanie produkcji – utopia, jaka nie zarobi na siebie

Wykres Gantta i najlepiej jeden guzik układający plan produkcji to takie kolejne marzenie, jakie wyłania się w rozmowach z niektórymi właścicielami firm. Najlepiej, aby program zarządzania produkcją wszystko robił sam automatycznie, osoba od planowania poszła do zwolnienia, a Ty żebyś miał spokojną głowę. Tymczasem, mimo iż jest wysyp programów, które obiecują, że zaplanują wszystko same, okazuje się, że dla większości małych firm jest to praktycznie niemożliwe.

Problemem nie jest technologia (bo obecnie algorytmy napędzane sztuczną inteligencją w ogromnych fabrykach planują co do sekundy produkcję z wyprzedzeniem na miesiące do przodu), problemem jest BRAK DANYCH, jakie te algorytmy potrzebują. By algorytm skutecznie zaplanował pracę potrzebuje wiedzieć:

• kogo ma do dyspozycji: kalendarz dostępności osób na produkcji, ich urlopy oraz obecności (w tym te na żywo, czy każdy kto miał być w pracy pojawił się),
• kto gdzie może pracować: macierz kompetencji, kto i w jakim stopniu potrafi wykonywać pracę na jakiej maszynie (najlepiej też w odniesieniu do poszczególnych produktów),
• jakie maszyny są dostępne: kalendarz serwisów i wyłączeń maszyn,
• perfekcyjnie zrobioną technologię produktu z przezbrojeniami, dokładnie podanymi czasami realizacji, możliwymi zastępstwami między maszynami w procesie, stosowanymi rodzajami narzędzi na maszynie,
• świetnie poprowadzony magazyn oraz rozdysponowanie surowców do produktów, by wiedzieć, czy faktycznie możemy to wykonać,
• …i kilkanaście innych specyficznych detali, jakie Ty masz tylko w głowie, a są charakterystyczne dla Twojej firmy.

Jeśli zabraknie Ci jakiegoś z tych elementów, to zapomnij, że nawet najlepszy algorytm ustawi dla Ciebie produkcję. To, co powinien zrobić program do zarządzania produkcją w małej firmie, to podpowiedzieć Ci, jak bardzo obłożone masz poszczególne maszyny na produkcji, co teraz się na nich dzieje oraz mniej więcej na kiedy jesteś w stanie zrealizować produkcję – to właśnie zobaczysz korzystając z Prodio.

Zakładanie, że istnieje „darmowy program do zarządzania produkcją” czy „open source ERP”

• Darmowe na ogół są tylko licencje na podstawowe moduły (jak np. OpenOffice), a dedykowane moduły trzeba kupować. Jeśli prowadzisz nawet małą firmę produkcyjną, to potrzebna Wam będzie licencja komercyjna, a to oznacza dodatkowe koszty i koniec marzeń o darmowym oprogramowaniu produkcyjnym.
• Systemy samodzielnie instalowane nie mają ani gwarancji, ani wsparcia technicznego. To Ty musisz się martwić o poprawną konfigurację, szukać porad na forach dla użytkowników itp. Pytanie, czy masz na to czas i chcesz podejmować takie ryzyko?
• Jeśli program jest darmowy istnieje ryzyko, że w każdym momencie może przestać być rozwijany, a przecież nie chcesz już na początku pozbawić firmy możliwości rozwoju, inwestując lata w coś, co jest ślepą uliczką.
• Dodatkowo zachodnie systemy często nie dostają aktualizacji pod polskie wymagania. Wyobraź sobie, że jednak udało Ci się zainstalować jakiś zagraniczny open source ERP, a tu pojawiła się kolejna modyfikacja JPKa, której nie masz jak zrobić.
• Często cały model tych firm polega na darmowych licencjach, za to cała kasa jest z wdrożenie i dostosowania tego do Twoich potrzeb, a samo utrzymanie programu do zarządzania produkcją już jest płatne. Stawki są wtedy bardzo wysokie – by firmy mogły sobie odbić koszty darmowej licencji.
• Często okazuje się w łącznym rozrachunku, że „darmowy” jest droższy niż płatny, a dodatkowo generuje większą niepewność.

Obawianie się oprogramowania do produkcji on-line

Wybierając jakiekolwiek oprogramowanie instalowane u siebie musisz mieć świadomość, że za kilka lat będziesz musiał zaczynać od nowa, bo rynek zmierza w kierunku oprogramowania on-line, a Twój obecny program księgowo-magazynowy/ERP jest off-line tylko dlatego, że jego producent nie ma środków i technologii, aby przepisać go do nowej technologi lub aktualnie nad tym pracuje.

Przejście na system do zarządzania produkcją przez internet ma ogromne plusy:

1. Sprawia, że nie musisz tworzyć sieci komputerowych, serwera itd. – wszystko dzieje się przez przeglądarkę www i wystarczy dostęp do Internetu.
2. W praktyce małej firmy bez działu IT i zaawansowanej sieci, usługa on-line jest o wiele bezpieczniejsza, niż trzymanie danych u siebie.
3. Technolodzy/handlowcy mogą pracować z trasy lub domu bez żadnego problemu.
4. Postawienie i uruchomienie rejestracji na produkcji to kwestia minut – możesz też zastosować praktycznie dowolny sprzęt.
5. Masz podgląd na to, co dzieje się na produkcji z domu, czy dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem swojego smartfona.
6. Aktualizacje są wliczone w cenę i pojawiają się automatycznie razem z nowymi funkcjami.

Pamiętaj też, że pojęcie „chmury” nie zawsze oznacza, że dane są rozproszone, lecz mogą być na konkretnym serwerze w strzeżonej lokalizacji (tak jak w przypadku Prodio).

Tymczasem obawy odnośnie usług on-line są dzisiaj już rozwiązane

1. Bezpieczeństwo danych – zabezpieczenie oprogramowania on-line jest często o 10x wyższe, niż małych sieci firmowych, a połączenie szyfrowane.
2. Dostępność oprogramowania – na ogół jest o wiele większa, niż takiego w sieci wewnętrznej, bo czuwa nad tym sztab specjalistów.
3. Dane możesz pobrać – w Prodio zarówno zamówienia, jak i historię pracy, historię wejść/wyjść możesz sobie wyeksportować, więc dane są Twoje nawet po zakończeniu subskrypcji.
4. Jeśli braknie dostępu do Internetu w firmie (choć kiedy to było ostatnio?), praktycznie każdy może go udostępnić z telefonu.

Pozostałe najczęściej popełnianie błędy przy wdrożeniach oprogramowania do zarządzania produkcją:

Nie każdy, kto zakłada konto testowe w Prodio od razu staje się naszym klientem, nawet mimo starań z obu stron i najlepszych rozwiązań bazujących na naszym wieloletnim doświadczeniu.

1) Próba perfekcyjnego przygotowania się do wdrożenia systemu do zarządzania produkcją

Masz wyobrażenie o tym, jak powinien wyglądać idealny program do zarządzania produkcją. Wiesz dokładnie jakie kryteria ma spełniać, masz przygotowane pytania dotyczące ustawień, listę potencjalnych problemów i trudności – szukasz więc ideału, jednocześnie opóźniając proces decyzyjny. Pamiętaj, że teoria nie zastąpi praktyki, a 8 na 10 potencjalnych problemów znika, gdy zaczniesz testować program na produkcji.

2) Odkładanie decyzji o wdrożeniu oprogramowania produkcyjnego

Ciągle odkładasz na później test programu do zarządzania produkcją i mimo tego, że masz założone konto w Prodio, nie korzystasz z optymalizacyjnych rozwiązań. Czas leci, a Ty ciągle borykasz się z tymi samymi problemami. Wymówkom nie ma końca – zaczniemy po urlopie, po sezonie, po ukończeniu tego projektu. Co musi się wydarzyć, abyś zmienił swoje podejście i wdrożył program do produkcji?

3) Szukanie systemu do zarządzania „wszystko w jednym„

Jeśli coś jest „do wszystkiego”, to najczęściej jest „do niczego”. To popularne powiedzenie sprawdza się idealnie w przypadku oprogramowania do zarządzania produkcją. Pamiętaj, że nawet jeśli zainwestujesz w zaawansowane rozwiązanie księgowe, produkcyjne, czy magazynowe, to przecież program nie siedzi w Twojej głowie i nie robi nic „sam z siebie”. Dane trzeba jakoś wprowadzić, a im bardziej skomplikowany program, tym więcej danych potrzebuje i tym samym jest mniej elastyczny.

4) Nadmierne stawianie na integracje systemu do zarządzania produkcją z maszynami

Firmy na ogół mają różnorodną infrastrukturę, a to rodzi duże trudności w adaptacji posiadanego hardware, z kolei to automatycznie przekłada się na ciągłe problemy techniczne (gdzie przecież chodzi o bezawaryjność). Kolejną sprawą jest ilość procesów typowo ręcznych i maszyn, które nie są zautomatyzowane (jak wpiąć się do nich danymi), a z historii klientów wiemy, że to program do kontroli produkcji/MES (jak Prodio) robi największe wzrosty wydajności.

Podsumowując: to kolejne rozwiązanie, które sprawdza się idealnie w dużych liniach produkcyjnych, a próba przenoszenia takiego rozwiązania do systemu produkcyjnego w małej firmie produkcyjnej na ogół jest nieopłacalna ani czasowo, ani finansowo – to zwyczajny przerost formy nad treścią.

5) Zakładanie, że nie stać Cię na program do produkcji

Zrób szybki rachunek i powiedz, czy 5% to dla Ciebie dużo? Przy 15 osobach na produkcji miesięcznie wydajesz około 65 000 zł na wynagrodzenia. Podnosząc wydajność tylko o 5% zyskasz 3 375 zł miesięcznie minus 397 zł za program, czyli jesteś 2 978 zł na plusie miesięcznie, a 35 736 zł w skali roku…

Żeby łatwo sprawdzić ile możesz zaoszczędzić przy wdrożeniu programu do produkcji Prodio możesz kliknąć tutaj, a następnie pod cennikiem sprawdzić na swoich liczbach.

---