5 sposobów na to jak z sukcesem wdrożyć system do zarządzania produkcją w małej firmie

We wcześniejszych artykułach omawialiśmy często popełniane błędy przy wdrożeniach systemu do zarządzania produkcją w małej firmie, a także popularne obawy związane z wprowadzanymi zmianami.

Poniżej zebraliśmy garść porad, które sprawią, że sam proces wdrożenia przebiegnie gładko i bez przeszkód. Te wskazówki opierają się w dużej mierze na wieloletnim doświadczeniu w konsultingu, pomyślnych wdrożeniach, optymalizacji systemów zarządzania produkcją w małych firmach. Pracowaliśmy z klientami z różnych branż, którzy z powodzeniem wdrożyli system do zarządzania produkcją Prodio, porzucając drogie i skomplikowane systemy ERP. Oto lista wdrożeniowych wskazówek:

1. Po prostu zacznij wdrażać system do zarządzania produkcją. 

Może zabrzmi to jak truizm, ale statystyki są szokujące: wiele firm poddaje się już na początku, zanim jeszcze rozpoczną cały proces wdrażania systemu do zarządzania produkcją. Niekończące się dyskusje, analizy i konsultacje nie sprawią, że Twoja produkcja będzie zorganizowana w lepszy sposób. Większość wdrożeniowych porażek wynika z braku działania. Zacznij korzystać z jakiegokolwiek prostego systemu zarządzania produkcją w przedsiębiorstwie zamiast planować w nieskończoność i dalej opierać pracę na papierowych zleceniach, tylko teoretycznie rozważać “co by było gdybyśmy mieli inny system”. Korzystając z takiego oprogramowania produkcyjnego jak Prodio, gdzie możesz samodzielnie postawić komputer na hali i w mniej niż 15 minut dodać pierwsze zlecenie produkcyjne jest to jak najbardziej możliwe. Kiedy już zaczniesz korzystać z nowego systemu możesz wprowadzać na bieżąco zmiany i dostosowywać funkcje do Twoich potrzeb.

Może się zdarzyć, że w fazie dyskusji nad wdrożeniem zintegrowanego systemu zarządzania produkcją coś wydawało się trudne do zrobienia, lecz w praktyce okazało się, że jest to banalnie proste. Tylko w praktyce sprawdzisz czy teoretyczne założenia się sprawdzają. Dotyczy to nie tylko małych firm; większe przedsiębiorstwa rozważające zakup systemu ERP także powinny zacząć od prostych rozwiązań: udostępnianie plików Google na produkcji lub taki system jak Prodio sprawdzą się tu idealnie. Dzięki temu będzie można w praktyce ocenić realne potrzeby i w przyszłości pomyśleć o bardziej rozbudowanym rozwiązaniu (często klienci poszukując w bardziej skomplikowanych systemów mówią: chcielibyśmy taki program jak Prodio, tylko z dodatkowymi integracjami)

2. Postaw na prostotę

W naprawdę wielu firmach planowanie produkcji jest w formie papierowego zeszytu z zapisywanymi zaleceniami i wskazówkami. Nagle właściciel podejmuje decyzję o wdrożeniu nowych systemów produkcyjnych ze wszystkimi dostępnymi na rynku modułami i usprawnieniami: z magazynem, z księgowością, zleceniami, zaawansowanymi analizami i statystykami. Niestety jest to pewna droga do porażki. Wyobraź sobie, że zacząłeś biegać i po tygodniu decydujesz się na udział w maratonie. Ciężko tu o optymistyczne scenariusz. Najlepiej wybrać metodę małych kroczków: jeden komputer na hali produkcyjnej, prosty produkt (bez porozbijanych na detale operacji), technologia produkcji. Na początku wystarczą trzy czy cztery operacje w systemie, aby pracownicy nauczyli się korzystać z programu i zaczęli stopniowo rejestrować produkcję. Później, kiedy już zapoznają się z tymi funkcjami, możesz stopniowo dodawać więcej szczegółów. Jeśli wprowadzisz wszystko od razu pracownicy będą się czuli przytłoczeni ilością danych w systemie zarządzania. To właśnie stąd biorą się protesty i bunt załogi: za dużo nowych rzeczy do nauczenia się. Nie ma sensu zarzucać pracowników taką ilością technicznych detali; lepiej powolutku wdrażać systemy informatyczne wspomagające zarządzanie produkcją i uczyć się kolejnych jego funkcji. Dzięki temu będą oni zapoznawali się z możliwościami programu w  przyjazny sposób, oceniają go jako prosty w obsłudze i zaakceptują wprowadzone zmiany.

3. System zarządzania produkcją w przedsiębiorstwie – nie rób rewolucji

Jeśli chciałbyś wprowadzić zmiany w swojej małej firmie nie rób niczego “na siłę” wykorzystując system do zarządzania produkcją. Wielu właścicieli firm popełnia ten błąd decydując się na kompleksową reorganizację, a wdrożenie nowego oprogramowania jest tu pretekstem do zmian na wszystkich płaszczyznach. Chcieliby zmienić dosłownie wszystko począwszy od sposobu w jaki zbierane są dane z produkcji, poprzez rejestrację zleceń czy produkcyjne procedury. Takie podejście nie będzie dobrze działało, ponieważ jednoczesne wdrożenie nowych systemów produkcyjnych i zmiany w organizacji pracy firmy, to jak prowadzenie kilku niezależnych projektów. W konsekwencji może się okazać, iż oprogramowanie nie nadąży za ciągle zmieniającymi się pomysłami na organizację pracy na produkcji. Pracownicy będą zdezorientowani i zestresowani, a cała operacja może zakończyć się fiaskiem już na samym początku. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest stara korkowa tablica z harmonogramem produkcji czy zeszyt ze zleceniami, które stopniowo będą odzwierciedlone w systemie. Prostota jest najważniejsza. Pozwól aby dane produkcyjne zostały skomputeryzowane. Spróbuj zaplanować pracę online i kiedy Twoja baza danych będzie gotowa zacznij myśleć o kolejnych usprawnieniach i bardziej zaawansowanych funkcjach. 

4. Znajdź równowagę, dzięki systemowi zarządzania produkcją

Kiedy wdrażasz nowy system do zarządzania produkcją kusząca wydaje się perspektywa zbierania jak największej ilości danych. Szczególnie jeśli masz porównanie ze starymi zamówieniami papierowy, zeszytem na produkcji, odręcznymi zapiskami. Wielu klientów chce rejestrować co tylko się da: każdą śrubkę, każde machnięcie pędzlem, sekundę opóźnienia, itd. To też nie jest dobra droga i takie podejście doprowadzi Cię prędzej czy później do porażki. Dlaczego?

1. Jeśli nie przywykłeś do analizowania i zbierania dużej ilości danych, ponieważ wcześniej nie korzystaliście w firmie z zintegrowanego systemu zarządzania produkcją, możesz być zaskoczony, kiedy program “wypluje” gigantycznego Excela z milionem kolumn. Naturalna reakcja w takiej sytuacji to “nic z tego nie rozumiem” i poczucie przytłoczenia ilością informacji. Dużo łatwiej jest ograniczyć liczbę monitorowanych zdarzeń na produkcji aby mieć prosty obraz sytuacji. Przykładowo, aby wykonać dany produkt założony czas wykonania wynosi 10 godzin, z czego całość jest rozdzielona między trzy następujące po sobie operacje. Jeśli okazuje się, że w praktyce potrzebne było 14 godzin na wykonanie, wtedy jest to konkret, który możesz zestawić ze swoją wstępną kalkulacją (przewidziane 10 godzin) i zastanowić się co jest nie tak: czy zawiodła technologia produkcji, maszyny czy ludzie. Dzięki tym dany wyciągniesz wnioski na przyszłość i wprowadzisz zmiany oszczędzając czas  i pieniądze. 
2. Zbieranie dużej ilości danych jest czasochłonne: wszystkie, nawet najdrobniejsze czynności, Twoi pracownicy muszą rejestrować w systemie. To jasne, że nie będą zachwyceni taką perspektywą. Ponadto dużo czasu zejdzie już na samo klikanie i wpisywanie wszystkiego, a kiedy mają pracować? Taka ilość procedur może zostać odebrana przez pracowników jako rodzaj kontroli czy wręcz jakaś forma “niewolnictwa”. Stąd mogą bojkotować wdrożenie i utrudniać wprowadzanie nowego systemu.

5. Nie daj się zwieść niesamowitym funkcjom

Obecnie na rynku jest wiele firm oferujących rozmaite oprogramowanie produkcyjne. Większość z producentów obiecuje “złote góry” zachwalając ich system do zarządzania produkcją, który ma wszelkie możliwe integracje: magazyn, księgowość,  analizy, planowanie, zamówienia, itp. Nie daj  się zwieść takim obietnicom. Przeważająca większość systemów ERP oferowanych małym firmom to skomplikowane rozwiązania z rozbudowanymi takimi modułami jak księgowość czy magazyn. Funkcje, na których najbardziej zależy małej firmie produkcyjnej takie jak plan produkcji czy monitorowanie zleceń są najczęściej potraktowane po macoszemu. Zupełnie inaczej ma się rzecz z Prodio, które jest rozwiązaniem typowo dedykowanym dla małych firm. Duże systemy ERP koncentrują się bardziej na śledzeniu każdego elementu, wykorzystywanego w produkcji, księgowaniu, kalkulacji kosztów czy stanie magazynowym. To miliony drobnych detali, które codziennie są monitorowane i zapisywane w systemie. Moduł produkcyjne w systemach ERP stanowi zwykle dodatek do wyżej wymienionych funkcji. Ma on przyciągnąć klienta, ale nie jest tym czego szukają mali producenci. Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie takiego skomplikowanego systemu przez pierwsze kilka miesięcy będziesz raczej księgowym czy magazynierem w swojej firmie. Początkowo będziesz musiał poświęcić czas na dostosowanie swojego biznesu do systemu ERP, choć powinno być dokładnie na odwrót. Kiedy wreszcie zaczniesz rejestrować produkcję zauważysz liczne ograniczenia (wynikające z wymogów księgowych i magazynowych). Okaże się, że elastyczność, na którą liczyłeś, jest prawie niemożliwa.

Prodio jest alternatywą w takiej sytuacji; możesz zacząć planować produkcję właściwie od razu, a dopiero później podjąć decyzję o tym, jakie dane są warte wyeksportowania do zewnętrznych programów.

---