Dlaczego automatyczne planowanie nie działa w małej firmie produkcyjnej?

Table of contents

Dla wielu właścicieli małych firm produkcyjnych automatyczne planowanie produkcji jest swego rodzaju fetyszem. Chcieliby mieć narzędzie, które samo zaplanuje pracę, uprości całą robotę tak, aby nie musieli spędzać codziennie tylu godzin nad harmonogramem. Ponadto, skoro do planowania produkcji będzie zastosowane automatyczne narzędzie, jest szansa na zredukowanie wydatków np. etatu planisty, czyli kolejny plus w postaci oszczędności.

W teorii brzmi to super, dlatego właśnie, poprzez takie nastawienie, małe firmy są łatwym “łupem” dla handlowców oferujących zaawansowane systemy ERP. Niestety rzeczywistość weryfikuje takie decyzje. Wiele lat doświadczenia w konsultingu i wdrożeniach pokazało, że automatyczne planowanie nie sprawdza się w małych firmach. Małe firmy szukały pomocy, po tym jak wydały setki tysięcy złotych na ERP-y z automatycznym planowaniem produkcji i nadal korzystały z papierowych notesów i arkuszy Excela.

Dlaczego automatyczne planowanie produkcji to pułapka, jeśli masz mikro firmę produkcyjną?

Kiedy samodzielnie szukasz zaawansowanego systemu do planowania z reguły masz już jakieś konkretne oczekiwania. Skoro wydajesz pieniądze na automatyzację, to najlepiej, aby wszystko “samo się zorganizowało”, a program telepatycznie odczytał Twoje intencje. Niestety, nawet najlepszy automatyczny system, ze sztuczną inteligencją, który zrobi harmonogram dziesięć razy lepiej od człowieka potrzebuje gigantycznych ilości danych. A nie jest to coś, o czym chętnie wspominają handlowcy sprzedający zaawansowane ERP-y. Jakie informacje potrzebujesz wprowadzić do systemu aby działał poprawnie? Odpowiedź znajdziesz poniżej.

Jakich danych potrzebuje zaawansowany system do automatycznego planowania produkcji?

Kalendarz

Stworzenie kalendarza nie wydaje się niczym trudnym – oczywiście do czasu, kiedy zaczniesz analizować szczegóły i wtedy to już nie będzie takie oczywiste. Ponieważ kalendarz ujmuje nie tylko to, że maszyna pracuje w konkretny dzień tygodnia, ale także dokładnie na jakiej zmianie w każdym dniu, przez ile godzin, itp. Dochodzi do tego kwestia weekendów, pracujących sobót i świąt, innych dni wolnych. Nie wystarczy podać, które dni są wolne – przecież czasami wpada zlecenie i odpalasz dodatkowe zlecenie w sobotę czy dodatkową zmianę nocną w ciągu tygodnia. Te ponadstandardowe zmiany mogą dotyczyć kilku operacji lub tylko części załogi, która jest odpowiedzialna za obsługę konkretnej maszyny czy wykonanie konkretnych operacji. A jeśli już o operacjach mowa to trzeba mieć precyzyjnie opisane operacje wykonywane ręcznie i wszystkie stanowiska.To setki drobnych zmiennych, które mogą wywrócić do góry nogami ten oczekiwany, automatyczny plan, gdyż zupełnie inaczej zgrają się ścieżki krytyczne pokazujące najprostszy przebieg do wykonania danych zleceń.

Nie zapominajmy o wszystkich serwisach i naprawach. To czas kiedy maszyna jest wyłączona, który musi być ujęty i opisany w planie. Jakieś okienno 2-3 godzinne, w którym dana maszyna jest wyłączona w przypadku automatycznego planowania może dać zupełnie inny wynik, sumarycznie różniący się o tygodnie jeśli chodzi o wykonanie niektórych elementów w harmonogramie produkcji.

2. Pracownicy

Maszyny to nie wszystko – przecież obsługują je ludzie. Musisz mieć kalendarz obecności i tak samo jak w przypadku maszyn wiedzieć dokładnie, którego dnia dany pracownik jest obecny w firmie, na ile godzin, na której zmianie czy może pracować w weekend lub święto. Dodatkowo trzeba uwzględnić urlopy wypoczynkowe, L4, dni wolne na żądanie. Nie ma problemu jeśli z wyprzedzeniem wiesz, kto w jakim terminie ma urlop. Sprawa się komplikuje przy nieplanowanych nieobecnościach. Dlaczego? Ponieważ to już nie jest kwestia braków osobowych, a konkretnych umiejętności. I tak dochodzimy do kwestii macierzy kompetencji.

Jeśli masz małą firmę produkcyjną wchodząc na halę dokładnie wiesz kogo przydzielić do jakich zadań. Robisz to zgodnie z doświadczeniem poszczególnych pracowników, gdyż intuicyjnie wiesz kto się najlepiej sprawdzi w danym zadaniu czy najdokładniej wykona konkretną operację. Niestety program tego sam automatycznie nie rozplanuje, gdyż nie ma takich informacji. Dlatego w większości systemów z automatycznym planowaniem produkcji korzysta się z macierzy kompetencji. To nic innego jak gigantyczna tabela, w której są wpisani wszyscy pracownicy oraz maszyny wraz z zaznaczeniem tego, który pracownik, w jakim stopniu potrafi je obsługiwać daną maszynę / operację. Wszystko po to, aby program wiedział jak rozdzielić pracę. Czasami, ze względu na stopień skomplikowania czy doświadczenie, można pójść o krok dalej i przypisać produkt, maszynę i pracownika. Już teraz widzisz jakie to są gigantyczne ilości danych do uzupełnienia.

Program musi wiedzieć czy harmonogram ułożony na dany dzień jest możliwy do realizacji, tzn. czy wszyscy pracownicy w nim uwzględnieni pojawili się w zakładzie. Dlatego musisz mieć system automatycznego planowania spięty z systemem do rejestracji czasu pracy. Jeśli ktoś się rano “nie odbije”, to nie ma go w pracy i wszystko musi być przeplanowane, aby dostosować harmonogram do zmienionych warunków.

3. Zaawansowane normy i technologia produkcji

Kiedy już wiemy kto jest obecny w firmie i jakie maszyny są dostępne musimy ustalić jakie konkretnie operacje są wykonywane na danej maszynie i w jakiej kolejności. Musimy więc posiadać perfekcyjnie zbudowaną technologię produkcji. To nie może być prosta technologia, taka jaką zalecamy w Prodio, aby wpisać sobie kolejne kroki przez które powinien przejść dany produkt, aby być zrealizowany. Musisz mieć “aptekarskie” podejście, gdzie dokładnie co do sekundy masz wszystko podane, gdyż norma przestawiona o 10-15 sekund przy wykonywaniu 100 sztuk będzie skutkowała gigantycznym wypaczeniem całego automatycznego harmonogramu.

Wobec tego nie tylko musisz znać czas i kolejność wykonywania poszczególnych operacji, ale także zależności pomiędzy operacjami. W Prodio jest to proste: jedna czynność ma być zakończona, aby druga się rozpoczęła, przy czym dajemy możliwość szybszego podjęcia pracy przez pracownika, abyś mógł zachować elastyczność tak ważną w małej firmie produkcyjnej.

Ale już zaawansowany system musi wszystko wiedzieć dokładnie, aby algorytm poprawnie zadziałał: czy dwie operacje mogą się toczyć w tym samym czasie, czy można płynnie przystąpić do kolejnej czynności (start-start), czy są to relacje na zasadzie start-stop, lub stop-stop, czy są to relacje mieszane. Ponadto powinieneś znać pracochłonność na każdej z tych operacji, gdyż niektóre z nich wymagają jednego operatora, a inne aby przy maszynie stały 3 lub 4 osoby. Przy wykonywaniu prostych elementów jeden operator może obsługiwać nawet cztery wtryskarki jednocześnie. Dla Ciebie takie informacje są oczywiste, ale program tego nie wie – myśli 0-1. Jeśli nie podasz odpowiednich danych to zamiast np. w jednym czasie zaplanować cztery operacje to rozplanowuje je jako następujące po sobie. A to przecież jest sprzeczne z optymalizacją i sprawnym działaniem. Nagle się może okazać, że terminy masz przesunięte o kilka tygodni.

4. Surowce i zarządzanie stanami magazynowymi

Kolejnym ważnym elementem tej układanki są surowce, gdyż program musi uwzględnić to czy masz dany materiał. Precyzyjne informacje o surowcach są szczególnie istotne w przypadku problemów z ich dostępnością: co z tego, że będziesz miał perfekcyjnie ułożony plan produkcyjny, kiedy i tak będziesz realizował te elementy dla których masz materiał na stanie. Dlatego program musi wiedzieć:

z jakiego surowca powinien być wykonany dany element,
jakie są alternatywne surowce do zamówienia,
u jakiego dostawcy można je zamówić (oraz na kiedy, ponieważ od terminu w jakim będą spływały surowce uzależniony jest cały plan),
ile obecnie jest na stanie danego surowca, przy czym ta ostatnia informacja musi być precyzyjna.

Wszystkie te dane muszą być połączone – jeśli dostawca zmieni termin dostawy to wszystko powinno się automatycznie przeliczyć na nowo. Jeśli magazynier zaakceptował dostawę i mamy surowiec to program musi mieć tą informację. Dochodzi jeszcze kwestia produktów priorytetowych, jeśli są wykonywane z tego samego surowca. Który z nich jest najpilniejszy i powinien być pierwszy w kolejce? Program sam takiej informacji nie ma i nie może dokonać świadomego wyboru.

Kolejnym tematem jest zarządzanie resztkami surowców, to jest ścinkami, końcówkami serii, pozostałym materiałem. Przykładowo po wykonaniu zamówienia na 2.5 metrową rurę pozostało Ci jeszcze 50 centymetrów surowca. Czy możesz go wykorzystać do innego projektu, skoro przecież technicznie nie masz tego na stanie (chyba, że dokładnie wpiszesz i rozliczysz resztki, a potem niejako “przeksięgujesz” ich użycie do nowego produktu). Tylko ile Ci to zajmie czasu i co w przypadku kiedy potrzebujesz wykonać “coś na szybko”, kiedy widzisz, że masz fizycznie dostępny surowiec na hali, a program go nie widzi, wobec tego nie pozwala na rozpoczęcie prac nad kolejnym zamówieniem? Zaawansowany harmonogram produkcji sam tego nie uwzględni. Bez dokładnych danych nie będzie wiedział, że coś jest dostępne i można tego użyć do kolejnego elementu i zaplanuje pracę za kilka tygodni, po ponownym zamówieniu surowca.

Czy automatyczne programy do planowania są najgorszym złem tego świata?

Wszystko zależy od sytuacji. Jeśli jesteś właścicielem małej firmy produkcyjnej na pewno zależy Ci najbardziej na elastyczności i realizacji danego zamówienia niż spędzaniu długich godzin na wprowadzaniu go do systemu. Korzystając z zaawansowanego programu może się okazać, że zamówienie, które produkujesz w godzinę do systemu wprowadzasz w 3 godziny. Zostajesz wtedy niewolnikiem systemu, bo planowanie wymusza pewne czynności i nie można ich w żaden sposób ominąć. Nawet jak wpadnie szybkie i proste zlecenie. Każdy drobiazg, każda choćby 5% odchyłka od normy, mają wpływ na to, że cały harmonogram może się rozjechać, a Ty spędzisz więcej czasu na poprawianie po komputerze, niż jakbyś wszystko zrobił samodzielnie.

Oczywiście większość właścicieli małych firm, przez to że są przedsiębiorczy i lubią ryzyko stwierdza – damy radę, ale to jest IT – to są systemy 0-1 nie przeskoczysz wszystkiego. A nawet jeśli to:

każdy najmniejszy niuanas w całej produkcyjnej układance powoduje nieodwracalną ścieżkę, gdzie operacja po operacji jest źle zaplanowana.
tracisz elastyczność – czyli to, co jest najważniejsze w każdej małej firmie,
dodanie nowego produktu / zamówienia w wielu miejscach może przewyższać czas potrzebny na jego zrealizowanie,
najważniejsze – przy tak małej skali produkcji, nawet jak dzięki automatycznemu planowaniu podniesiesz produktywność o 5-10% to w życiu nie spłaci to ani kosztu wdrożenia, ani nie pokryje kosztu czasu spędzonego na wprowadzaniu danych.

Jakie rozwiązanie jest najlepsze dla małej firmy produkcyjnej?

Odpowiedz sobie szczerze na pytanie: czy jeśli myślisz o automatycznym planowaniu produkcji w małej firmie to chciałbyś, aby program wszystko za Ciebie zrobił? A czy to nie jest przypadkiem tak, że dziś masz papierową kartkę, którą wieszasz w zakładzie czy też korzystasz z arkuszy Excela, które nie do końca odpowiadają temu co dzieje się na hali produkcyjnej. A może przez automatyczne planowanie rozumiesz to, że masz proste i bardzo elastyczne narzędzie, dzięki któremu Twoja produkcja będzie poukładana i zorganizowana. Proste narzędzie, czyli takie gdzie:

widzisz zamówienia, maszyny, zakolejkowaną pracę,
masz przejrzyste listy zadań i wiesz na bieżąco kto je wykonuje,
program sam Ci podpowiada w którym miejscu w procesie produkcji się znajdujesz,
widzisz jaki jest status danego zamówienia, abyś mógł sobie wszystko zaplanować,
wiesz ile czasu potrzebujesz na dane czynności i masz jasny obraz sytuacji.

Wystarczy 15 minut, żeby sobie wszystko poukładać, zamiast wielu godzin spędzonych na wklepywaniu danych do systemu, aby zaczął działać i to bez gwarancji, że to co otrzymasz spełni Twoje oczekiwania. Najlepiej po prostu samemu wypróbować prosty program do planowania produkcji jakim jest Prodio i zaledwie w kilka chwil przenieść firmę na zupełnie inny poziom. Nie potrzebujesz specjalnych narzędzi, specjalistów od wdrożenia, czy drogiego sprzętu. Wystarczy zwykły komputer z przeglądarką www i połączenie internetowe. Korzystając z prostych rozwiązań krok po kroku, może za kilka lat dojdziesz do wniosku, że potrzebujesz bardziej zaawansowanego automatycznego planowania.