Co warto mierzyć w firmie produkcyjnej, aby spokojnie spędzać czas na wakacjach?

W dzisiejszym artykule dowiesz się jakie mierniki stosować i co w ogóle warto mierzyć w firmie produkcyjnej, żeby mieć „spokojną głowę” ponieważ wiesz, że Twoi ludzie i firma działają w sposób właściwy, nawet wtedy jak jesteś nieobecny czy wziąłeś urlop.

Zacznijmy od założenia, że masz już na tyle poukładaną firmę, że przy pomocy Prodio lub innego narzędzia zbierasz produkcyjne dane, a Twoi ludzie już wiedzą co i jak mają robić.

Zbieranie postawowych danych z produkcji

Tutaj uwaga: na pewno nie będziemy opowiadali o jakichś bardzo zaawansowanych KPI-ach, typu OEE, które są wprowadzone w wielkich zakładach produkcyjnych. Bo, po pierwsze, jest to bardzo trudne do wprowadzenia i musiałbyś zbierać masę danych. A po drugie, praktyce nie znamy żadnej firmy poniżej 20 pracowników, gdzie wprowadzenie tego sławetnego OEE wniosłoby jakieś korzyści proporcjonalne do ilości pracy, którą trzeba byłoby w to włożyć.

Zacznijmy od przygotowania danych, na których będziemy budowali nasze mierniki. I zanim w ogóle pogadamy o tych danych, to uważamy, że warto powiedzieć na czym polega mierzenie.

Co to znaczy mierzyć na produkcji vs. klepać niepotrzebne dane?

Bardzo dużo właścicieli firm produkcyjnych wyobraża sobie, że jeśli zbudują mega skomplikowane zlecenia produkcyjne, gdzie ich pracownicy będą pieczołowicie wypełniać linijka po linijce co robili, ile robili i wpisywać tam jeszcze 15 tysięcy innych parametrów za pomocą ołówka, długopisu, czegokolwiek, a później po np. trzech tygodniach kolejna osoba w biurze będzie to wszystko wklepywać do Excela. To nie ma to nic wspólnego z mierzeniem. A dlaczego? Bo jeśli dane masz starsze niż 72 godziny, to w praktyce to jest tylko masa literek. Nie jesteś w stanie w firmie produkcyjnej wziąć i po tygodniu popatrzeć, że jakieś zlecenie było wykonywane dłużej niż powinno, albo jakiś pracownik miał niską wydajność, gdyż nie jesteś w stanie po czasie dojść co tam się wydarzyło. Pracownicy zawsze Ci powiedzą, że nie pamiętają, albo, że to był błąd maszyny, więc takie dane jedynie co będą robić to Cię stresować.

Podsumowując: pamiętaj, że więcej niż 72 godziny przerwy od czasu, kiedy dane zostały zebrane, a Ty je analizujesz, sprawia, że  dane są już tak naprawdę do wyrzucenia, bo są nieaktualne.

Dane jakie potrzebujemy – pakiet minimum

Czas pracy ludzi na operacjach (w powiązaniu z produktami)

Pierwsze i podstawowe co potrzebujesz mieć to najprostsze zestawienie kto, co, ile czasu i ile sztuk wykonał. I te dane muszą być razem połączone. Musisz wiedzieć, że Janusz Kowalski na obrabiarce numer 1 wykonywał produkt ABC i wykonał w ciągu 38 minut dwie sztuki. Tylko i wyłącznie, jeśli masz te dane w ten sposób połączone, da się z nich cokolwiek wyciągnąć.

Uwagi do operacji

Kolejnym parametrem, który jest takim produkcyjnym „must have”, żeby dane później dobrze analizować, są uwagi pracowników. Jeśli w tym wierszu, na tej kartce czy tak jak u nas w Prodio dodasz zwykłe pole tekstowe z uwagami, zaoszczędzi Ci to dziesiątki godzin pracy, bo nie będziesz musiał dochodzić dlaczego przy tej danej operacji była niska wydajność, bo pracownik zostawi informację, że w tym czasie rozładowywał samochód z jakiegoś towaru, albo że była awaria maszyny, więc zero „śledztw”, bo masz wszystko połączone i wyjaśnione.

Czas obecności w firmie

Trzecią super daną, którą byłoby warto mieć, żeby KPI-e wyciągać jest czas obecności ludzi w firmie. I teraz ważne: nawet jeśli masz dzisiaj jakiegoś RCP, gdzie ludzie się odbijają na bloczkach, na odciski palców i Ty się cieszysz, bo na koniec miesiąca dla księgowości wyciągasz dane i jest raport, to sugerujemy aby albo połączyć obydwa systemy (ten do rejestracji obecności, i ten do zbierania danych z produkcji), albo po prostu je zdublować. Dlaczego? Zobaczysz jak już przejdziemy do składania tych naszych prostych mierników.

Dodatkowe dane, jakie warto mieć, aby pokryć 90% potrzeb

Jeśli już mamy te podstawowe dane, które w systemie potrzebujesz omówione. Dodajmy jeszcze do tego trzy parametry, dzięki którym pokryjesz 90 procent w ogóle wszystkich potrzeb, o jakich w ogóle tylko możesz myśleć jeśli chodzi o KPI-e.

Braki

Pierwszym dodatkowym parametrem jest ilość braków, która powstawała w procesie produkcji. Czyli w praktyce będziesz wiedział, że ten Jan Kowalski, który pracował przez 38 minut na maszynie na obrabiarce A nad produktem ABC, wykonał dwa braki.

Zużycie surowców

Kolejnym parametrem jest ilość surowców zużytych na każdą operację.

Przerwy od pracy na maszynach

Trzecim parametrem, który jest taką trochę „kością niezgody” bo uważamy, że nie jest to do końca dobry miernik, ale bardzo dużo naszych klientów go kocha, to czas przerw. Chodzi o to ile, w danym czasie, ile w danym dniu pracownicy wychodzili np. na papierosy lub bardziej ogólnie np. ile czasu były maszyny serwisowane czy ustawiane.

W jaki sposób możemy zbierać dane?

Możesz albo użyć najprostszy sposób np. skorzystać z ankiet Google Docs i odpowiednio to oprogramować, albo po prostu użyć prostego systemu do zbierania danych z produkcji z obsługą RFID, takiego jak Prodio. To będzie kosztowało o wiele o wiele mniej niż dwa czy trzy dni robocze osoby, która by te dane tylko przekazywała do Excela.

Nigdy nie wyciągaj więcej danych niż potrzebujesz i rozkładaj sobie ich analizę krok po kroku. Inaczej będziesz zawalony ilością informacji, a załoga może się zacząć buntować, że wyliczasz im każdą sekundę.

Skoro mamy już podstawowe dane, możemy przejść do najprostszych mierników.

Najprostsze mierniki pod firmy produkcyjne

Tutaj nie będzie żadnych wielkich egzotycznych liczb, tylko najprostsze rzeczy, których niestety 90% z firm przed wdrożeniem Prodio nie ma dobrze zrobionych.

Wydajność ludzi na poszczególnych operacjach

Czym jest wydajność? Wydajność pokazuje nam jak szybko pracownicy wykonywali daną operację.

Żeby taką wydajność policzyć po prostu musimy zestawić czas, w jakim pracowali z ilością wykonanych sztuk. Czyli, jeśli wykonali 10 sztuk przez 60 minut, to taka wydajność wyniosła 10 sztuk na godzinę.

Równie dobrze, jeśli w Twojej firmie używasz norm w minutach, możesz podawać czas wykonania sztuki w sekundach, minutach, godzinach. Niektórzy klienci przykładowo przy odrabianiu na maszynach CNC jakichś bardzo wielkich skomplikowanych bloków nawet to mają podane w dniach. Ale potrzebujesz po prostu taką wydajność znać.

Po co taką wydajność znać? I tutaj uwaga: nie, żeby jeszcze Twoich ludzi gonić, przyciskać, żeby pracowali wydajniej, szybciej, itp. Bo często jest tak, że nie tutaj leżą oszczędności w firmie produkcyjnej. Przede wszystkim wydajność jest Ci potrzebna po to, żeby sprawdzić, czy rzeczy, które przyjąłeś do kalkulacji, które wymyślił Twój technolog, gdzieś masz spisane w notatkach, są wycenione właściwe i czy przypadkiem nie dopłacasz do części swoich produktów. Czy normy, które ustalałeś na szybko lub dawno temu, są nadal aktualne.

Jeśli wydajność już masz policzoną jesteś w stanie porównywać ludzi między sobą i sprawdzać czy Twoje normy sztuk na godzinę są ok.

Podsumowanie ile czasu trwało wykonanie danej pozycji zamówienia

Dlaczego tak ważna jest pozycja, a nie całość zamówienia? Dlatego, że większość programów dostępnych na rynku bazuje tylko na całości zamówienia i np. jeśli klient wrzucił Ci 30 produktów, to zostaną one potraktowane jako jeden koszyk, czyli całościowo. Nie będziesz mieć tego rozbite na poszczególne pozycje.

Sugerujemy, aby za każdym razem skupiać się na poszczególnych pozycjach danego zamówienia osobno, bo dużo łatwiej jest odnajdywać potencjał do zmiany cen, optymalizacji technologii. Inaczej masz masę danych, ale konkretnie nie wiesz co możesz poprawić.

Koszt roboczogodziny dla zamówienia

Jeśli sobie popatrzysz na historię pracy wszystkich osób z rozbiciem na konkretne operacje i produkty, to jesteś w stanie powiedzieć, że 100 sztuk produktu A było produkowane przez 6 godzin, przy czym 2 godziny były na obrabiarce numer 1, trzy godziny zajęło spawanie i jedną godzinę łącznie były szlifowane. Takie podejście nie tylko pozwala Ci zobaczyć co stanowiło największy koszt, ale jeśli sobie te czasy przemnożysz przez koszt roboczogodziny każdej maszyny (albo jak w Prodio wpiszesz sobie w ustawieniach maszyn koszt takiej roboczogodziny) to zobaczysz łączny koszt roboczogodziny jaki przypadł na realizację danej pozycji zamówienia.

Automatycznie, sumując wszystkie pozycje danego zamówienia, zobaczysz ile kosztowało to zamówienie, które było np. za 100.000 PLN. Gorzej, jeśli okaże się, że jego wytworzenie kosztowało Cię 110.000 PLN, czyli dołożyłeś do interesu.

Łączne sumy godzin dla danego dnia

Przechodząc dalej i analizując proste sumy z historii pracy możemy sobie badać ilość roboczogodzin w danym dniu, które przepracowali pracownicy na poszczególnych maszynach. Po prostu widzisz ile godzin w ciągu dnia ludzie efektywnie przepracowali na maszynach lub ile godzin sumarycznie w danym miesiącu.

Łączna suma godzin dla każdej maszyny

Możesz analizę rozbijać nie tylko według ludzi, ale też według maszyn, albo w inny, dowolny sposób. To, co kochają klienci w Prodio to wygodny raport dzienny oraz raport okresowy, który pozwala te wszystkie dane, o których tutaj mówimy, wygenerować jednym kliknięciem guzika.

Dodatkowe mierniki pod 90% firm produkcyjnych

Produktywność ludzi

Tu jest nasz ulubiony miernik – produktywność. To nic innego jak zestawienie ile dani pracownicy byli w firmie, na Twojej hali (to wynika z RCP) z tym ile faktycznie pracowali na poszczególnych maszynach.

W praktyce jest to najbardziej „otwierający oczy” miernik dla właścicieli firm produkcyjnych, bo okazuje się, że często na 180-200 h na hali, gdzie mają ludzie sporo nadgodzin, pracują efektywnie tylko 140-120 h. I nie, nie jest to wina pracowników: to pokazuje jak dużo jest do zoptymalizowania.

Skąd się biorą te nieproduktywne godziny? A np. z tego, że pracownicy szukają elementów, chodzą po hali szukając części do zamontowania na maszynach, nie wiedzą co robić, bo nie zostało to zdelegowane lub też zajmują się jakimiś operacjami pobocznymi, które trzeba wykonać (sprzątania, serwisowanie, rozładunek samochodu), ale o których nikt nie myśli, że trzeba uwzględnić w kalkulacjach Twoich produktów.

Produktywność w wysokości ok. 80% to jest to już dobry wynik, ale nadal możesz rozwijać Twoją produkcję.

Brakowość

Jeśli zestawimy historię wykonania produktów po ludziach, po maszynach i po zamówieniach, z ilością braków, jaka powstała, będziesz mógł zobaczyć brakowość, czyli ile % wyrobów, które z maszyny zeszło nadawało się do poprawki/ wyrzucenia.

Co z taką brakowością możesz zrobić?

1. Popatrzeć czy nie ma jakiegoś wzoru, że jeden pracownik generuje więcej braków niż pozostali. Tu możesz zastosować szkolenia, które pozwolą Ci zmniejszyć błędy w zespole.
2. Możesz też zauważyć, że jest jakaś maszyna, która generuje dużą ilość produktów niezgodnych, uszkodzonych, brakowych i możesz poszukać optymalizacji w procesie.
3. Możesz też zacząć wykorzystywać te braki do kalkulacji. Bo często jest tak, że dany proces ma wliczone to, że po prostu braki w konkretnej ilości są standardem.

Czas i śledzenie przerw

Ten miernik pokazuje ile czasu produkcyjnego ludzie spędzali na przerwach lub czynnościach około produkcyjnych. Dzięki RCP, w którym uwzględnione są przerwy wiadomo nie tylko kto jest w pracy, ale kto faktycznie pracuje na maszynach, kto jest na papierosie, a kto jest w danej chwili dostępny.

Procentowy udział przerw w dniu pracy

Kolejnym ciekawym miernikiem, ale trochę kontrowersyjnym, jest procent przerw w ciągu dnia na produkcji.

Różnica pomiędzy produktywnością, a procentem przerw jest taka, że w przypadku produktywności zestawiasz czas maszynowy z czasem, który ludzie byli na hali i widzisz np. że przez te 20% czasu nie robili nic, co by wnosiło wartość.

W przypadku przerw zestawiamy już konkretne powody np. ile procent zajęły serwisy, przerwy śniadaniowe, ile czasu zajęło sprzątanie hali, rozładowanie samochodu lub pomoc w logistyce.

Oczywiście znowu, jeśli chcesz to prowadzić na kartkach to jest to skomplikowane, bo będziesz musiał mieć kogoś, kto to „przeklepie” do Excela.

W Prodio jest to rozwiązane tak, że na panelach produkcyjnych masz guzik: zarejestruj przerwę i pracownik się odbija breloczkiem, kodem kreskowym, kodem PIN i to automatycznie się przerwa rozlicza. I tak samo w raporcie dziennym, który z automatu może się wygenerować na koniec dnia, masz podane przerwy (nie tylko globalnie w ciągu dnia, ale też w rozbiciu na pracowników) oraz masz podane powody przerw.

Surowce

Teraz, jeśli do tych wszystkich powyższych mierników, dodamy jeszcze wspomniane na początku surowce, które też warto byłoby śledzić, jesteś w stanie policzyć nie tylko koszt robocizny dla danego zamówienia, ale też koszt wykonania całości zamówienia.

I możesz zestawić: koszty robocizny z kosztami zużytych surowców i wtedy wyjdzie Ci łączny koszt jaki poniosłeś, aby dane zamówienie zrealizować. Jesteś w stanie stwierdzić czy było one dochodowe i w jakim stopniu, albo zobaczysz, że dołożyłeś do interesu i trzeba negocjować ceny czy zmienić technologię produkcji.

Globalna efektywność

Ostatnią rzeczą, którą możesz wyciągnąć z omówionych wskaźników to globalna efektywność lub jak kto woli globalna wydajność. W Prodio używamy określenia globalnej efektywności.

Żeby taką globalną efektywność policzyć, nie tylko potrzebujesz wiedzieć jak wydajnie pracownicy pracowali (a to, jak już wcześniej mówiliśmy, możesz obliczyć przez porównanie ilości sztuk wykonanych do czasu pracy), ale potrzebujesz także mieć normy wykonania dla swoich produktów.

Jeśli wiesz, że Twój technolog czy Ty w technologii produktu wpisałeś, że wykonanie 1 sztuki danego elementu na maszynie trwa 5 minut i zaczynasz porównywać czas planowany na operację z czasem faktycznym. Jesteś w stanie określić, że skoro wykonanie 1 elementu trwa 5 minut, to wykonanie 100 elementów, czyli całego zamówienia powinno trwać 500 minut. Skoro pracownicy wykonali to w 700 minut (zamiast 500 minut), to jesteś w stanie zestawiać globalnie dla całej firmy, całego zamówienia czy poszczególnych zleceń, zrealizowane normy z normami oczekiwanymi.

Dzieląc te 2 liczby przez siebie będziesz dostawać wskaźnik efektywności. Będzie Ci to mówiło jak wydajnie pracownicy pracowali w stosunku do norm założonych.

Wszystko poniżej 100% będzie  pokazywało, że pracownicy pracowali poniżej założonych norm, więc możliwe, że normy są do poprawy. A wszystko powyżej 100%, np. 110% będzie pokazywało, że pracownicy pracowali powyżej norm zakładanych. Możesz sobie te normy na tej podstawie wyśrubować i w planowaniu używać krótszego czasu pod dane zlecenia.

W ten sposób doszliśmy do końca pierwszego materiału z serii „Produkcja pod palmami”. W tej serii będziemy podpowiadać jak przestać być niewolnikiem w swojej firmie produkcyjnej i zacząć mieć więcej czasu wolnego, wyjeżdżać na wakacje i korzystać z życia, bez poczucia, że pod naszą nieobecność „wszystko się zawali”. Twoja firma, będzie działała „jak szwajcarski zegarek”, jeśli tylko wprowadzisz proste usprawnienia odnośnie kontroli i zarządzania produkcją.