W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania produkcją pomaga lepiej funkcjonować małym firmom w czasach epidemii covid19?

Epidemia covid19 jest wydarzeniem bezprecedensowym. Mimo upływu czasu sytuacja nadal pozostaje dynamiczna, ale już pierwszy “lockdown” uświadomił firmom, iż muszą nauczyć się funkcjonować w nowej rzeczywistości. W codziennej praktyce oznacza to, że zmienił się sposób w jaki pracujemy, odpoczywamy, kupujemy produkty i usługi. Sfera zawodowa przeniosła się w dużej mierze do świata online i nie wykluczone, iż nawet po zakończeniu pandemii tam pozostanie. Dostosowanie się do pandemicznej rzeczywistości jest nie lada wyzwaniem dla wielu firm produkcyjnych; nie tylko szukają oszczędności, ale chcąc usprawnić działanie analizują różne elementy procesu produkcyjnego. 

Jak oprogramowanie do zarządzania produkcją pomaga walczyć z pandemią covid19?

Przedłużająca się epidemia motywuje do wprowadzenia nowych technologii i skomputeryzowania produkcji. Skoro nikt nie jest w stanie udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie “Jak długo jeszcze?” dobrym rozwiązaniem wydaje się przeformułowanie pytania na: “Jak można inaczej?”. Większości małych firm nie stać na wielomiesięczne “wakacje produkcyjne”, dlatego szukają prostych i niedrogich rozwiązań.

Praktyczne zastosowania programu do planowania produkcji, które sprawią, że ograniczysz rozprzestrzenianie się wirusa, a Twoi pracownicy będą pracowali w bardziej komfortowych warunkach:

1.Ogranicz liczbę osób obecnych na hali produkcyjnej. 

Niezależne od strefy w jakiej znajduje się Twoja firma i stale zmienianych wytycznych ilościowych, jasne jest, że im mniej osób będzie przebywało w tym samym pomieszczeniu, tym lepiej. Stosując oprogramowanie do zarządzania produkcją jak np. Prodio, możesz to osiągnąć w następujący sposób:

a) Właściciel czy manager wcale nie muszą być obecni w firmie. Większość zadań może zostać przez nich zlecona online. Siedząc w domu mają podgląd na to co dzieje się na hali produkcyjnej. Z panelu managera mogą dokonywać zmian w  czasie rzeczywistym, a pracownicy zobaczą je od razu na planie produkcji dostępnym na hali. Dokładnie wiadomo kto jest danego dnia w pracy, jakie operacje są wykonywane, na jakim etapie jest produkcja. 

b) Wprowadź system hybrydowy: część załogi niech pracuje zdalnie. Przecież konstruktor czy technolog mogą spokojnie pracować z domu, a tylko produkcja będzie funkcjonowała “na miejscu”. Wszystkie uwagi będą widoczne w programie co zapewni ciągłość komunikacji. Dzięki temu można będzie zachować społeczny dystans, a jednocześnie kontynuować pracę unikając przestojów. 

c) Kierownik czy pracownicy biurowi nie muszą chodzić na hale produkcyjną aby uzyskać potrzebne informacje. Dotyczy to także działu handlowego. Mogą zostać w swoich pokojach, bez konieczności dodatkowego przemieszczania się po firmie. Wszystkie zamówienia są w systemie, wystarczy jeden klik i można podejrzeć na jakim etapie wykonania jest dane zlecenie i udzielić odpowiedzi, gdy zadzwoni klient. Nie ma również potrzeby przekazywania sobie papierów – wszystkie potrzebne informacje są w systemie. Można je pobrać w formacie .xlxs, zapisać na biurowym komputerze czy też pracować zdalnie na podstawie dostępnych danych. Dzięki temu dla biura czy handlowców również można wprowadzić system hybrydowy.

d) Pracownicy na różnych zmianach nie muszą się ze sobą kontaktować i ustnie przekazywać informacji o postępie na produkcji. Wszystkie niezbędne dane są w systemie, tak więc kolejna zmiana może sprawdzić co zostało wykonane do tej pory. Ewentualne problemy czy usterki są zgłaszane w komentarzach, nie ma więc potrzeby bezpośredniego spotkania się załogi. Dzięki temu halę można przewietrzyć, urządzenia zdezynfekować, a w pracowniczej szatni uniknąć tłoku. Pracownicy chętniej będą pracowali w takich komfortowych warunkach, mniej obawiając się zakażenia.  

e) Nie musisz zatrudniać dodatkowej osoby do zaklepywania papierowych zleceń i wprowadzania tego później do systemu, gdyż od razu wszystko jest dostępne w programie produkcyjnym. 

2. Ogranicz ryzyko zakażenia związane z dotykaniem powierzchni wspólnych. 

Wiadomo, iż w firmie produkcyjnej nie jesteśmy w stanie wykluczyć korzystania z tych samych sprzętów przez wiele osób, możemy jednak zminimalizować ryzyko zakażenia przez stosowanie środków ochronnych czy dezynfekcję. 

Jak pomaga nam w tym program do zarządzania produkcją: 

a) Wyklucz zlecenia papierowe. Dzięki temu, że wszystko jest w systemie, nie trzeba niczego pisać na kartkach, które są dotykane wielokrotnie przez różne osoby, tak więc stosunkowo niemożliwe jest zachowanie sterylności. W Prodio możesz dodawać uwagi, wprowadzać zmiany, wybierać, które zlecenie jest priorytetowe oznaczając je jako pilne, bez konieczności wpisywania komentarzy na dodatkowej kartce. 

b) Ponieważ nie ma potrzeby gromadzenia miliona karteczek, a wszystko jest dostępne z poziomy oprogramowania, papiery nie “podróżują” pomiędzy biurem, a halą produkcyjną, co pozwala ograniczyć potencjalne ryzyko zakażenia.

c) Rozpoczynając i  kończąc pracę pracownicy korzystają z osobistych breloczków RFID, odpada więc podpisywanie listy obecności tym samym długopisem, we wspólny zeszycie. 

d) Tablet, kartę, przycisk czy breloczek jest znacznie łatwiej zdezynfekować niż kartkę papieru.  Dzięki temu łatwiej zadbasz o czystość i bezpieczeństwo we wspólnej przestrzeni. 

3. Planuj i monitoruj.

Dzięki temu, że będziesz dokładnie wiedział co się dzieje na hali produkcyjnej łatwiej Ci będzie zapewnić bezpieczeństwo załogi.

a) Harmonogram produkcji sprawi, że wszystkie zlecenia masz dokładnie zaplanowane i wiesz ile osób potrzebne jest na zmianie, którego dnia, itp. To istotna informacja jeśli decydujesz się na system hybrydowy, kiedy część pracowników wykonuje pracę zdalnie lub nie musi być na miejscu w firmie codziennie. To również ważne dla tych, którzy są obecni na hali codziennie, gdyż pozwoli Ci zaplanować czas na wymianę między zmianami, dezynfekcję, itp.

b) Wpisz w system serwis maszyn i sprzętów, dzięki temu będzie dokładnie wiadomo kiedy na hali pojawi się serwis zewnętrzny, co pozwoli się lepiej przygotować na taką wizytę (np. możesz przestawić na inną zmianę pracowników bardziej narażonych na zarażenie wirusem).

c) Ponieważ dokładnie wiadomo kto i kiedy pracował na danej maszynie lub był odpowiedzialny za daną operację, w razie zakażenia będziesz dokładnie wiedział którzy pracownicy znaleźli się w grupie ryzyka i powinni odbyć kwarantannę. Dzięki temu produkcja nie stanie, a Ty będziesz w stanie zapewnić bezpieczeństwo pozostałej części załogi. 

d) Ustaw w systemie jako operację serwis sprzątający. Czas przeznaczony na sprzątanie wydłużył się ze względu na wymogi sanitarne. Dzięki rejestracji w systemie będziesz mieć pewność, że urządzenia czy hala zostały zdezynfekowane, kto był za to odpowiedzialny, ile czasu zajęła cała operacja.

e) Wiele usług przeniosło się w sferę online. Korzystając z oprogramowania modernizujesz firmę, “odczarowując pandemię” i przystosowując się do zmian. Pokazujesz, że jako firma rozwijacie się (może wcześniej odkładaliście modernizację, ze względu na brak czasu, itp.). Pandemia to także bardziej konserwatywne podejście do wydatków, tak więc jest to dobry moment na podniesienie efektywności i wydajności produkcji. Ponadto dla bezpieczeństwa wielu klientów wybiera zamówienia online, dlatego warto je oferować i zyskać przewagę nad konkurencją.

f) Korzystając z programu do zarządzania produkcją masz wszystko poukładane. W tych niepewnych czasach klienci i podwykonawcy na pewno to docenią, jeśli będziesz w stanie udzielić konkretnych odpowiedzi co do terminu wykonania, podać precyzyjną wycenę, itp.

To tylko niektóre z pomysłów na zastosowanie oprogramowania do zarządzania produkcją w walce z epidemią covid19. Jakie rozwiązania znalazły zastosowanie w Twojej firmie?

section]