Küçük bir üretim işletmesini yönetirken tükenmişlik nasıl önlenir?

Bir işi yapmak için motivasyon

Birçok küçük işletme sahibi, kendi şirketinizi yönetmenin birçok avantaj sunduğunu belirtiyor. Tutku, başarı ve para vizyonu ile birleştiğinde, kendi üretim şirketinizi kurmanız için en önemli motivasyonlardır.

Hayallerinizin peşinden gitmek heyecan vericidir, özellikle de başarınızın kontrolü sizdeyse. Başlamak için bir yaş sınırı, kaderinize karar verecek işe alım politikası veya işe alım ajansı yok. Kendi işinizi kurmayı seçmek bir inanç sıçramasıdır. Sizi konfor alanınızın dışına iter ve inanılmaz bir güç hissi verir: şirketinizi gurur duyacağınız ve hatta mirasınız olarak çocuklarınıza aktarabileceğiniz bir şey olacak şekilde şekillendirebilirsiniz.

Gerçekten de, kendiniz için çalıştığınızda, mümkün olan en iyi işi yapma motivasyonunu bulmak daha kolaydır. Bu nedenle, doğal olarak, sıkı çalışmanın gelecekte meyvesini vereceğine inanarak, her günü mümkün olduğunca verimli hale getirmeye yönlendirilirsiniz.

Gül renkli gözlüklerle dünyayı görmek

Patronunuz olmak ve kendi şirketinizi yönetmeye karar vermek, yaşam tarzınız ve programınız üzerinde kontrol sahibi olmak, seyahat etme özgürlüğü ve finansal bağımsızlık, bir şirket sahibinin imajının efsanevi nitelikleri haline geldi. Ancak hayatın geri kalanında olduğu gibi girişimcilikte de genellikle istediklerimiz ile sahip olduklarımız arasında bir boşluk vardır.

Küçük bir CNC atölyesinin sahibi olan Tom, “İlk başta, bir rüyanın gerçekleştiğini hissettik: çok meşguldük, bir sürü sipariş aldık, kendi işimdeydim” diyor. “Oldukça hızlı, yüksek düzeyde hizmet için bir itibar oluşturduk. Müşteriler kapıları kırıyordu”.

Tom tüm teslim tarihlerini tutmak ve siparişleri zamanında tamamlamak için beş kişi daha tuttu, bu yüzden on kişi işte çalışıyordu. “İşte o zaman benim mücadelem başladı”, – içini çekiyor. “Denetlemek, ilerlemeyi izlemek, sorunları yerinde yönlendirmek ve çözmek için neredeyse 7/24 orada olmak zorundaydım. Sonuç olarak, iş yerinde ailemden, arkadaşlarımdan bahsetmiyorum bile daha fazla zaman geçirdim, planlamaya, program yapmaya çalıştım. sipariş vermek, malzeme kaybını en aza indirmek, çalışanları ve ürünlerimizin kalitesini kontrol etmek için”

Tom’un işte fiziksel olarak bulunmadığı her zaman, iş berbat oluyordu, bu yüzden sık sık gece yarısı yağını yakar ya da tüm sürecin verimliliğini yüzde birkaç oranında artırmak, bir ölçüm belirlemek veya yeni bir şey öğrenmek için ailesinin zamanını feda ederdi. Ama yeterli değildi. Ne kadar çok sipariş alırlarsa bilgi akışı o kadar kötüydü ve daha az özgürlük vardı.

Gerçeklik kontrolü

Bir imalat şirketini yönetmenin beklentileri ile gerçeklik ve hayal kırıklığı arasındaki boşluk, birçok girişimcinin aşina olduğu bir şeydir. İşlerine başladıklarında çoğu, başarının programlarına göre çalışma özgürlüğü, bir miktar finansal bolluk ve bir fark yarattıklarını bilmenin verdiği tatmini getireceğini umuyordu. Tipik olarak, tam tersidir: işletme sahipleri her saat bilgisayarlarına ve telefonlarına bağlıdırlar, finansal olarak geçimlerini sağlamak için mücadele ederler ve zamanlarının çoğunu en tatmin edici veya ilham verici şeyler dışındaki her şeyi yaparak geçirirler.

Pek çok küçük işletme, yardım için o kadar çaresiz ki, yollarına çıkan ilk görünüşte yetenekli çözümü getirmeye hevesliler. İmalat şirketleri söz konusu olduğunda, bu onları her derde deva olan ERP sistemini sunan satış temsilcilerinin pazarlama hilelerine karşı savunmasız hale getirir. Gelişmiş planlama sistemleri, her derde deva çözüm olarak tanıtılmaktadır. Üretim işlerinde değişim ve başarı için umutsuzluk bir gümüş kurşundur – ancak şirketin üretim ERP‘sinin sorunsuz çalışmasını istiyorlarsa yapması gereken birçok şey vardır. Küçük üreticiler için reklamı yapılan ERP yazılımında bile tüm unsurlar entegre edilmeli ve organize edilmelidir.

Son birkaç yıl küçük işletmeler için beklenmedik şekilde zordu: covid19 salgını, Ukrayna’daki savaş, yüksek enflasyon ve artan işçilik ve malzeme maliyetleri. Benzersiz zorluklar, kısıtlamalar, finansal kırılganlık, sınırlı ticari operasyonlar ve günlük ticari sorunlar, birçok küçük işletme sahibini belirsiz bırakmıştır. Beslenecek aileleri ve ödemesi gereken çalışanlarla, küçük işletme sahipleri işletmelerini ayakta tutma tuzağına yakalanır. Ne yazık ki, bu tuzağa yakalanmak onları oldukça stresli hale getirerek daha fazla soruna yol açar.

Tükenmişlik nedir?

“Tükenmişlik” terimi nispeten yenidir, ilk olarak 1974’te Herbert Freudenberger tarafından Tükenmişlik: Yüksek Başarının Yüksek Maliyeti adlı kitabında kullanılmıştır. Başlangıçta tükenmişliği, “özellikle kişinin bir nedene veya ilişkiye bağlılığının istenen sonuçları üretemediği durumlarda, motivasyon veya teşvikin yok olması” olarak tanımladı.

Tükenmişlik, uzun süreli veya kronik iş stresine bir tepkidir ve üç ana boyutla karakterize edilir: tükenme, sinizm (işle daha az özdeşleşme) ve azalmış mesleki yetenek duyguları. Başka bir deyişle, bir tür profesyonel depresyondur.

Ağır iş yükleri ve son teslim tarihi baskıları, yönetim yaşamının bir gerçeğidir. Kim bazen bunalmış veya gergin hissetmez?

Bir çalışan olarak sözleşmeli olduğunuzda, genellikle hastalık izni, ücretli izin veya uzatılmış tatil seçeneği vardır. Akıllı bir yönetici aynı organizasyonda farklı bir pozisyon da önerebilir. İşe yaramazsa, yine de farklı bir iş arayabilir, ortamı değiştirebilir, uzaktan çalışabilir veya yeni bir kariyer şansı verebilirsiniz. Ama kendin için çalışırsan, diğer insanlar sana bağımlıdır, bu yüzden bırakma lüksün yok. Bunun ağırlığı, insanları bitkin, boş ve hayatın talepleriyle baş edemez hale getirebilir. Çitin üzerindeler: bir yandan işi yürütmek için artık motivasyon yok; öte yandan, vazgeçmek imkansız. Tükenmişlik, kritik unsurlarıyla sadece bir adım ötededir: stres, hayal kırıklığı, hayal kırıklığı ve genel mutsuzluk.

Tükenmişliği yenmek

“Tükenmişlik” kalıcı bir durum olabileceğini düşündürse de, tersine çevrilebilir. Kendini tükenmiş hisseden şirket sahiplerinin, yanma sorununu çözmek için çalışma ortamlarını değiştirmeleri gerekebilir. Açık öz bakım stratejileri geliştirmek ve yüksek stresli bir işin bazı etkilerini azaltmak da yardımcı olabilir.

Söylemesi yapmaktan kolay.

Farklı araçlar, daha büyük bir işletmede tüm yönetim sürecine yardımcı olur, ancak küçük bir imalat şirketinde bu bir standart değildir. Sahibi her zaman hazır bulunmanın kendi sorumluluğunda olduğunu hisseder çünkü dedikleri gibi: “göz görmeyince gönül katlanır”. Bu inançların bir kısır döngüye yol açması çok açık: bir çıkış yolu istiyorsunuz ama bunun imkansız olduğunu hissediyorsunuz.

Sonra bir ilham anında google’a döner ve üretim yazılımı ararsınız. Sağlayıcıların harika çözümler sunduğu yüzlerce arama sonucu var. Her sayfada kaybolmuş gibi hissediyorsunuz ve daha akıllıca değil.

Üretim yönetimi araçlarını uygulamak karmaşık görünüyor: yeni bir sistem, pahalı ekipman ve işleri kurmak için bir BT şirketi kiralama ihtiyacı uzun aylar. Ne kadar uzun süre beklerseniz, korku o kadar büyük olur ve tüm proje daha da zorlaşır (en azından siz böyle düşünüyorsunuz). Dahası, dürüst olmak gerekirse, tükenmişlikten muzdaripseniz, durumu en iyi değerlendiren siz değilsiniz.

Basit üretim yazılımlarının zamanı geldi.

Bilmeniz gereken ilk ve en önemli şey: belki önemli bir değişiklik yapmanıza gerek yoktur. Küçük adımların felsefesi, herhangi bir gelişmiş ve pahalı çözüm satın almadan veya tükenmişliği ortadan kaldırmak için sizi yeniden icat etmesi için bir guru koçuna ödeme yapmadan yardımcı olabilir. Ancak, elbette, size her gün yardımcı olacak birinin veya bir şeyin olması kullanışlı olacaktır, özellikle de günde 24 saatten fazla zaman geçirmenizi sağlayacak bir çift gövde veya en azından bir zaman sedyesi ile yapacaksanız. Ne yazık ki, bu bir seçenek değil, bu nedenle uygulanması kolay birkaç değişiklik ileriye dönük iyi bir adım olacaktır.

İnternet bağlantısı olan bir bilgisayar veya tablet ile başlayıp, Prodio gibi bir uygulamada ücretsiz bir hesap oluşturmak için değerli zamanınızın 15 dakikasını ayırabilseydiniz ne olurdu?

Bunu yaptıktan sonra, aracın sunduğu seçenekleri keşfedebilir ve orada şirketiniz için ilginç bir şey olup olmadığını görebilirsiniz.

Her çalışanın kullanmak için fazladan 20 saati olsa… aynısını (hatta daha azını) aylık ücretlere harcarsa ne kadar iş yapabileceğinizi hayal edin. Yaşam-iş dengenizi yeniden kurma ve tükenmişliği önleme şansınız var.

MES üretimi yanmayı nasıl önleyebilir?

Daha önce de belirttiğimiz gibi, iş hayal kırıklıklarıyla ilgili birkaç tipik sorunlu küçük şirket sahipleri listesi vardır. Bunlar çoğunlukla şunları içerir:

• Var olmayan iş-yaşam dengesi
• Rutinler ve can sıkıntısı
• Özgürlük eksikliği (finansal, kişisel)

Bir üretim aracı nasıl olur da bu sorunları çözebilir?

Bir atölye işletmecisi olarak, her yerde gözünüz olması gerekir. Tabii ki, personeliniz için çalışma saatlerini takip etmek en önemli önceliktir, ancak her şeyi takip etmek zor olabilir.

Prodio’da sizden sadece bir tane olduğunu anlıyoruz! Kesintisiz bir sistem olmadan, işleme zaman çizelgeleri genellikle eksik veya yanlış zaman takibi ve kaydı ile ilgili sorulara ve sorunlara yol açar. Kontrol altında tutulmazlarsa, atölye işletme sahibi olarak sizin için büyük bir baş ağrısına neden olabilirler.

Üretim Yürütme Yazılımı – günlük bir yardımcı

İlk olarak, çevrimiçi bir MES, siz ve personel arasında kesintisiz iletişim için bir platformdur. Tüm atölyenizi akıllı telefonunuzdan/tabletinizden veya dizüstü bilgisayarınızdan rahatlıkla yönetebilir ve şirkette fiziksel olarak bulunmanıza gerek olmadığı gerçeğinden yararlanabilirsiniz. İster evde, ister ofiste, ister sahilde lüks bir tatilin tadını çıkarırken, mobil üretim yönetimi uygulamamız ile işinizi her yerden yönetebilirsiniz.

Thanks to cloud-based manufacturing software, it’s easy to assign tasks, track time and add attachments while on the go. You can manage customers, suppliers and products at your fingertips on your tablet or iPad. Plus, enjoy simple job clocking and photo management for stress-free productivity. The tasks are assigned to particular people, and the status of each task is visible to everybody.

• Çalışanlar yorum bırakabilir ve ilerlemeyi güncelleyebilir (farklı şirket departmanları için görülebilir). Neyin üretilmesi gerektiği ve kimin sorumlu olduğu açıktır. İnsanlar görev sırasını görür ve günlük rutinlerini takip eder. Ardından, görevler üzerinde çalışmaya başlamak ve çalışmalarını kaydetmek için tıklarlar. Üretim programı, atölyede ve tüm departmanlarda paylaşılarak size eksiksiz ve güvenilir bir sistem sunar.
• Saat giriş hatalarının sayısı minimumdur – işçiler üretim emrinde çalışmaya başlamak için tıkladıkları anda, sistemdeki durumunun etkin olarak değiştiğini görebilirler. Örneğin, Prodio üretim kontrol yazılımında, tüm üretim çizelgeleri renkli olduğu için “devam eden” siparişler turuncu renktedir. Diğer üretim operasyonları, tüm üretim salonu faaliyetlerinin tam görünümünü gösteren zaman çizelgesinde görülebilir.

Gerçekten çevrimiçi olmak

Projelerinize her yerden erişebilirsiniz ve gerçek zamanlı değişiklikler size istediğiniz özgürlüğü verir. İnsanlara ne yapacaklarını söylemek için günün her saatinde şirkette bulunmanız gerekmez. Bir kez geldiklerinde görevlerini öncelik ve bitiş tarihleri ile görürler, böylece sizi beklemeden işe başlarlar. Yöneticiler ve çalışanlar arasındaki iletişimin dağınık veya karmaşık olması gerekmez. Prodio üretim aracı, nerede olurlarsa olsunlar, şirketinizdeki herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.

Ofisiniz yerine yerel fırında kahve içmek ister misiniz? Kızınızın okul oyununu izlemek ister misiniz? Arkadaşlarla spontane hafta sonu tatili? Artık sorun değiller çünkü tüm bu aktivitelerin tadını çıkarmakta özgürsünüz. Sonunda, iş-yaşam dengeniz yeniden kurulacak, can sıkıntısı ve rutin uzun süre önce unutulacak.

Bir gecede olmayacak çünkü hepimiz alışkanlık yaratıklarıyız, ama yavaş ama emin adımlarla yeni kalıplar devreye girecek ve bunun her bir parçasını delegasyona, yönetmeye ve zevk almaya alışacaksınız.

Finansal özgürlük, üretkenlik ve karlılığa gelince, üretim yazılımı bunları artırmanıza da yardımcı olabilir.

Tam olarak kapı veya pencere pervazını iki kez yeniden yapmanız gereken müşterilerinizden gelen şikayetleri hatırlıyor musunuz? Bu pahalı hatalardan kimin sorumlu olduğunu bulamadınız, ancak siparişten neredeyse hiç kar elde edilmedi. Aylık olarak bu tür birkaç durum vardı, bu da marjların azalmasına ve çevrimiçi ortamda daha az hevesli müşteri incelemelerine neden oluyordu.

Hatalardan ve tükenmişlikten kaçınmak

Üretim yazılımı kullandığınızda hatalardan kaçınabilirsiniz. İlk olarak, operasyonlara yapılan yorumlarda işçiler, eksikliklerin sayısını ve bunların nedenini verebilir:

• Kusurlar, genellikle kaçırılan gizli üretim maliyetlerinin büyük bir yüzdesini oluşturur. Zaman zaman işçiler bazı kusurları bildirmeyi “unutuyorlar”;
• Basit kusur analizi, üretim maliyetlerinin daha iyi hesaplanmasına, tahminler ve karşılaştırmalar yapılmasına yardımcı olur.
• Bir şirket veri tabanı oluşturarak ve gerçek bilgi birikimini tek bir yerde tutarak hatalar tekrarlanmaz. Bunun yerine, olası kusurların fotoğrafları veya ticari hileler içeren notlar siparişlere eklenir, böylece işçiler bu bilgiyi alır ve ekstra dikkatli olurlar.

Üretim hattındaki işçiler üretim kayıtlarını yönetmek için hala kağıt ve elektronik tablolara güveniyorsa, hatalar olması kaçınılmazdır. Ayrıca, bu manuel faaliyetler verimsizdir ve hataya açıktır. Ancak diğer yandan, bir dijital prodüksiyon kaydı çözümü, dijitalleşmeyi en çok ihtiyacı olan kullanıcılara genişleterek önemli kalite ve üretkenlik iyileştirmeleri sağlayabilir.

Zamandan ve paradan tasarruf

Dahası, MES yazılımından alınan en temel bilgiler, üretim maliyetinin hesaplanmasını ve üreticinin müşteri için en uygun fiyatının tahmin edilmesini sağlar.

• Çalışan, gerçekleştirilen bir üretim işleminin BAŞLANGIÇINI kaydeder. Sistem, kimin (yani), ne zaman ve ne tür bir görev veya ürün üretmeye başladığı hakkında otomatik olarak bilgi alır.
• Çalışan, bir DUR düğmesine tıklayarak bir üretim işleminin sonunu kaydeder. Ardından, yapılan parça sayısını toplar ve olası kusurlar hakkında yorum yaparlar.

Prodio yazılımı, üretken olmayan tüm zamanları yakalarken hangi üretken olmayan etkinliklerin en çok zaman aldığını belirler. Bu bilgiler, iş akışınızı kapsamlı bir şekilde değerlendirmeniz ve manuel işlemlere gerek kalmadan hızlı bir şekilde iyileştirmeler yapmaya başlamanız için gerekli araçları sağlar. Paranın nereye sızdığını keşfettiğinizde, bu yerleri mühürlemeye başlayabilir ve paradan tasarruf edebilirsiniz, daha az hüsrana uğrayacaksınız. Bu nedenle, tükenmişlik şansı da daha küçük olacaktır.

Küçük bir şirketi çalışır durumda tutmak basit bir iş değildir. Sağlık ve güvenlik, makine bakımı, kalite güvencesi, raporlama ve diğer tüm bu küçük idari şeyler sizi her gün diken üstünde tutacaktır – ancak bu listede yanmak için hiçbir neden yoktur.