5 powodów dla których warto mieć proste oprogramowanie produkcyjne, aby uniknąć skarg i reklamacji w codziennych relacjach z klientem

 

darmowe proste oprogramowanie produkcyjne

Niezależnie od tego czy Twój biznes jest nastawiony na produkcję czy też jesteś podwykonawcą, a Twoje usługi są tylko jednym z wielu trybików w produkcyjnej maszynie staczasz odwieczną walkę z tym aby dostarczać na czas odpowiednią ilość produktów bez narażania na szwank firmowych finansów czy wyczerpania zasobów ludzkich. Ponadto, jeśli zdarzy się, że wytworzony produkt jest wadliwy lub jego jakość odbiega znacząco od standardów zmagasz się z niezadowolonymi klientami, naprawami i poprawkami, na których wykonanie masz konkretne ramy czasowe. 

Oczywiście błędy zawsze się zdarzają i niektóre z reklamacji są jak najbardziej uzasadnione, ale lepiej jest “dmuchać na zimne” i zapobiegać takim sytuacjom. 

 

Jedną z popularnych  przyczyn błędów jest nieefektywna komunikacja a co za tym idzie zły przepływ informacji pomiędzy klientem a firmą wykonawczą. Nie zaszkodzi abyś odpowiedział sobie na poniższe pytania, przeprowadzając coś w rodzaju autodiagnozy.  

  • Czy szczegóły zamówień oraz informacje o klientach, technologii i produktach masz rozrzucone w różnych systemach lub, co gorsza, nie są one nigdzie fizycznie zebrane, pozostając jedynie “w głowach” Twoich kluczowych pracowników? 
  • Czy gubisz się w dokumentach, papierowych notatkach, wydrukach z Excela starając się zapanować nad coraz większą liczbą  zleceń? 
  • Czy często zdarza Ci się wprowadzać poprawki w ostatniej chwili na papierowych zleceniach, dopisywać ręcznie komentarze, coś skreślać, zmieniać wymiary na zamówieniu? 
  • Czy zdarza Ci się nie dotrzymać terminu wykonania lub mieć problem z precyzyjnym określeniem “na kiedy”dany produkt może być gotowy?
  • Czy masz problem ze śledzeniem postępu prac i nie wiesz jaki dokładnie czas został przeznaczony na wykonanie konkretnego projektu?

 

Jeśli odpowiedziałeś “TAK” przynajmniej na część  tych pytań wygląda na to, że proste oprogramowanie produkcyjne jest czymś czego potrzebujesz w Twojej małej firmie. 

Możesz zapytać: “Halo, ale co to  ma wspólnego z reklamacjami i kontaktem z klientem?”. Okazuje się, że całkiem sporo.

    1. Proste oprogramowanie produkcyjne zapewnia wygodę

    Wielu z klientów wybiera Twoją firmę ze względu na wygodę. To nie logo czy wymuskany wizerunek; decyzja o złożeniu zamówienia to często obietnica którą dajesz klientowi: kiedy szybko i sprawnie rozwiąże jego problem wtedy jej dotrzymasz. Załóżmy, że wpadło Ci nowe zamówienie, nie musi to być jakiś wyjątkowo duży projekt – coś standardowego w Twojej branży. Kiedy masz proste oprogramowanie produkcyjne za pomocą kilku kliknięć myszką od razu możesz dodać zamówienie w systemie. Nie ważne gdzie jesteś: w domu, w firmie, w siedzibie klienta lub też dopinasz ostatnie szczegóły przy kawie – nie ma to znaczenia. Ważne jest, że zamówienie od razu znajdzie się w systemie, a Twoi pracownicy będą mogli się nim zająć uwzględniając wszystkie uwagi, zanim w ogóle pojawisz się na hali produkcyjnej.

     

     

    Ponadto będziesz mógł łączyć bezpośrednio z telefonu zdjęcia (np. z kolorem próbki), rysunki techniczne (z wymiarami, sposobem wykonania) czy specjalne uwagi klienta.

     

    program produkcyjny w małej firmie

    2. Personalizowane zamówienia – proste oprogramowanie produkcyjne pomoże wykonać produkty dla klientów indywidualnych 

    Obecnie konkurencja na rynku jest duża i indywidualne traktowanie jest często kartą przetargową przy wyborze wykonawcy. Wielu klientów przyciąga obietnica personalizacji usług czy produktów. Meble na wymiar, precyzyjna obróbka metali, indywidualny projekt nadruku, itp. to tylko niektóre z przykładów. Łączącym ich wspólnym mianownikiem jest to, że skoro nie są standardowymi czy powtarzalnymi projektami muszą być wykonane z niesamowitą precyzją i dokładnością. Każdy błąd, zła komunikacja, niekompletna informacja mogą mieć poważne skutki. 

    W takim przypadku łatwiej jest zorganizować cały proces gdy masz na hali proste oprogramowanie produkcyjne. Zapewnia ono funkcjonalność, a dzięki danym w systemie masz wszystko w jednym miejscu: opis produktu, technologię wykonania, zamówienia, dane klienta, uwagi, etc. Dodajesz dokumenty i załączniki, masz ciągłość zamówień i wiesz co działo się na poszczególnych etapach realizacji. Możesz prześledzić historię zamówienia i ustawić konkretne zadania do wykonania oraz monitorować na jakim etapie jest ich realizacja. Dzięki temu od razu będziesz w stanie odpowiedzieć na zapytanie klienta, traktując go “indywidualnie”, a nie jako jednego z wielu zamawiających oferując tym samym najlepszą jakość obsługi.  

    prodio

    3.  Czas to pieniądz – unikaj kosztownych opóźnień i przestojów

    Reklamacje spowodowane błędami a w konsekwencji opóźnienia w wykonaniu kosztują Cię całkiem sporo. Dlatego tak ważne jest byś na planie produkcyjnym śledził zlecenia i wiedział co dokładnie jest wykonywane w danym momencie przez kogo i na jakiej maszynie.

    • Zlecenia są oznaczone kolorem, który mówi o tym na jakim etapie wykonania jest dany produkt. Co najważniejsze, jeśli zobaczysz ostrzeżenie, że jakaś operacja się opóźnia możesz odpowiednio zareagować by uniknąć problemu z niedotrzymaniem terminu. 

    plan pracy 

    • Dzięki planowi produkcji wyświetlanym na hali komunikacja między pracownikami będzie płynna. Z panelu managera będziesz mógł wprowadzać zmiany i śledzić postęp prac. Wszystkie naniesione przez Ciebie poprawki będą od razu widoczne na hali produkcyjnej dla pracowników. 

    plan pracy

    • Twój plan produkcji jest zawsze aktualny i pokazuje rzeczywiste czasy wykonania. Jeśli zajdzie potrzeba zmian priorytetów w zamówieniach możesz po prostu kliknąć w kafelek i przesunąć go odpowiednio, aby kolejność zleceń była jasna i czytelna. 

     

    proste oprogramowanie produkcyjne dla firmplan produkcji

    4. O kurcze, znowu to samo….

     

    Perspektywa reklamacji rozpatrzonej na korzyść klienta jest przytłaczająca (trzeba wszystko poprawić) i co tu ukrywać, kosztowna. Jeśli przekalkulujesz ile będzie Cię kosztowało ponowne wykonanie tego samego zamówienia okaże się, że zarobek jest minimalny, zerowy lub właściwie to Ty dokładasz ze swojej kieszeni do każdej reklamacji (przeczytaj o meblarskich perypetiach Pawła).

     

    W większości przypadków okazuje się, że problemem nie jest kiepska jakość wykonania samego produktu lecz błędy w komunikacji na linii klient wykonawca. Ktoś zrobił złe pomiary (lub pomiary były dobre, ale odręczna notatka nieczytelna), ktoś coś pozmieniał, uwagi nie dotarły na halę. Naprawianie takiej fuszerki może być demotywujące dla pracowników, także w wymiarze finansowym, kiedy okazuje się, że premia przeszła im koło nosa. Dodatkowo w zespole mogą pojawić się konflikty gdy będziesz starał się ustalić kto zawinił, a pracownicy będą wskazywali siebie nawzajem. Mając proste oprogramowanie produkcyjne unikniesz takich problemów. Nawet, jeśli raz na jakiś czas pojawi się błąd będziesz dokładnie wiedział co nawaliło i kto za to odpowiada.

    5. Chcesz się wybić jako firma lokalna

    Marzeniem wielu firm produkcyjnych są duże zlecenia, zasięg ogólnopolski, zamówienia zagraniczne. Oczywiście takie plany rozwoju są perspektywiczne, natomiast dobra reputacja na rynku lokalnym działa jak polisa ubezpieczeniowa dla takiego małego biznesu. Świetnie, jeśli Twoja firma jest rozpoznawalna, jest synonim jakości, gdyż zaufanie Twoich lokalnych klientów, ich rekomendacja są najlepszą formą reklamy lokalnej. 

    Proste oprogramowanie produkcyjne pomoże Ci zatrzymać wiedzę w firmie, Twoje cenne know-how rozbudowywaną z czasem bazę danych o produktach. Oczywistym jest, że błędy się zdarzają i są nieuniknione, ale jeśli będziesz się w stanie na nich uczyć, wyciągniesz wnioski i unikniesz powtarzania tych samych scenariuszy w przyszłości. Zarządzanie produkcją w Twojej firmie będzie miało solidne podstawy w oprogramowaniu, niezależne od wiedzy poszczególnych pracowników czy ich doświadczenia. Dzięki jasnym wytycznym nawet mniej doświadczeni pracownicy będą mógł podjąć zlecenia i zakończyć je z sukcesem wykonując wszystkie operacje krok po kroku. 

     

    wtryskarni

    Cele planu produkcji - kolejkowanie

    Niestety jak wszędzie będą pewnie i tacy “trudni” czy wiecznie niezadowoleni klienci, którzy narzekają “dla zasady”. Jednak dzięki prostemu oprogramowaniu produkcyjnemu będziesz mógł skonfrontować ich skargi z rzeczywistością, wykazać cały proces zamówienia, dać wydruk, wysłać dokument. Wszystkie widoczne w systemie informacje sprawią, że jasno będziesz wiedział czy dana reklamacja ma podstawy czy  jest tylko próbą wyłudzenia zniżki, gdyż Twoja firma wykonała pracę bez zarzutu.

    Podoba Ci się to co widzisz?

    Wypróbuj Prodio u siebie bez żadnych zobowiązań. Jeśli po 14 dniach stwierdzisz że to nie dla Ciebie po prostu zostawisz konto. Wolisz wcześniej zobaczyć wypełnione konto? Umów się na bezpłatną prezentację on-line, gdzie pokażemy Ci jakie masz możliwości.
    Przestestuj 14 dni za darmo.Umów bezpłatną prezentację.

    Pierwsze kroki w Prodio – instrukcja na 5 minut!

    Masz pytania?

    Chętnie pomożemy ?

    Napisz na czacie w prawym dolnym rogu ekranu lub dzwoń śmiało 692 450 815

    Jesteśmy dla Ciebie od poniedziałku do  soboty od 9.00 do 17.00

    Praktyczna wiedza co tydzień w Twojej skrzynce!

    Uważasz materiały z bloga za wartościowe, ale nie masz czasu śledzić ich na bieżąco? Zostaw swój e-mail by otrzymywać  najlepsze artykuły i  pobrać poradnik „10 pomysłów, jak produkować wydajniej”

    Share This