Jak produktywnie wykorzystać okres międzyświąteczny?

Wakacje i święta to specyficzny okres w wielu branżach: gdy jedni planują projekty na drugie półrocze, inni szukają nowych możliwości biznesowych. Jednak branża branży nierówna i to, że prowadzisz firmę produkcyjną nie zawsze oznacza, że masz nawał pracy / sezon ogórkowy dokładnie wtedy, gdy mają go inni, ponieważ różne dziedziny produkcyjne rządzą się swoimi prawami. I tak prawdziwy boom w firmie stolarskiej przypada często na czas od wiosny do jesieni, kiedy to jest najwięcej zamówień na meble, drzwi, okna, kuchnie, itp. w związku z remontami i pracami wykończeniowymi. W branży poligraficznej to zwykle w drugiej połowie roku zamówień w firmach jest więcej, czasem następuje wręcz ich kumulacja. 

Nie od dziś wiadomo, że prowadzenie działalności to ciągłe podejmowanie decyzji niezależnie od panującej koniunktury. To właśnie od przemyślanych i szybkich decyzji zarządzających zależy efektywność działania poszczególnych komórek, a co za tym idzie – sukces bądź porażka rynkowa przedsiębiorstwa. 

Na rynku funkcjonuje wiele branż, dla których wyniki sprzedaży uzależnione są od sezonowego zainteresowania oferowanymi produktami lub usługami. Wówczas sprzedaż ma charakter skokowy, a czynnikami decydującymi o zróżnicowanych okresach popularności oferty najczęściej okazują się pora roku i towarzyszące jej rozmaite święta okazjonalne oraz konkretne wydarzenia cykliczne. Do takich “skoków popytu” firma musi się odpowiednio przygotować, aby reagować elastycznie na to co dzieje się na rynku. 

Wyznaczniki elastyczności przedsiębiorstwa podzielić można na związane z rynkiem oraz z procesem produkcyjnym. Do pierwszych zaliczyć można: zmienność popytu, krótsze cykle życia produktu i technologii, wzrost indywidualizacji, krótsze cykle dostaw. Natomiast te związane z procesem produkcyjnym to niepewność wynikającą z uszkodzeń, związaną z nakładami materiałów, czasem dostaw, zmiennością zasobów pracy.

Tyle teorii, co jednak zrobić, aby mała firma produkcyjna sprawnie funkcjonowała?

Przestój a sezonowość

Na początku trzeba odróżnić martwy okres od przestoju, w którym sprzęt produkcyjny jest w trybie offline lub nie jest dostępny ponieważ wymaga konserwacji lub jest uszkodzony. Przyczyny przestojów w zakładach produkcyjnych mogą wynikać z wielu czynników. Najczęściej są to błędy popełniane przez pracowników, przerwy w dostawach energii elektrycznej lub surowców, awarie maszyn i konieczność przeprowadzania okresowych przeglądów czy nieplanowana, znacząca absencja personelu pracowniczego. Stąd też ważnym aspektem w tym obszarze jest właściwe zarządzanie produkcją, które wiąże się ze sprawnym rozwiązywaniem tych problemów.

No dobrze, ale wracając do sezonowości: wszyscy naokoło (czyli Klienci i kontrahenci) są zajęci, a Ty masz w pracy martwy okres? Bywa i tak, że branża w której pracujesz jest kompletnie “nieświąteczna”. Można oczywiście ten wolniejszy czas poświęcić dla domu i rodziny czy wykorzystać zaległy urlop, ale przecież zawsze są i sprawy firmowe, na które wiecznie nie ma czasu, a trzeba je załatwić.

Pomysły na efektywne wykorzystanie martwego okresu

Jeśli chcesz pracować, ale nie masz co liczyć na sprzedaż i realizację to nadal jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby nie mieć poczucia, że czas ucieka Ci przez palce. 

Prace porządkowe:

• posprzątaj przestrzeń (hala, biuro, cześć socjalna). W natłoku pracy nie ma czasu i czynności porządkowe są ograniczane do minimum.
• zrób porządki w dokumentach (naucz się wyrzucać i archiwizować, to dwie bardzo ważne kompetencje),
• zrób porządki w plikach w komputerze – szybciej znajdziesz potrzebne rzeczy, zmaksymalizujesz przestrzeń na dysku, za co Twój sprzęt będzie Ci wdzięczny. 

Prace marketingowe:

• zastanów się nad odświeżeniem swojej oferty (lifting strony internetowej, nowe produkty, nowe pakiety).
• nagraj krótkie filmiki o swojej usłudze lub produkcie do wykorzystania po świętach,
• wykonaj zdjęcia produktów, zdjęcia zespołu, hali, które potem wykorzystasz na Waszej stronie www lub portalach społecznościowych,
• zbierz opinie od klientów (np. połącz to z wysyłką świątecznych życzeń),
• przejrzyj swoje miejsca w sieci (www, social media) i sprawdź aktualność danych (adresy, godziny, linki, artykuły sponsorowane), przeczytaj opisy produktów, artykuły blogowe (zawsze znajdzie się coś do poprawki). A może jest coś co wymaga tłumaczenia na język obcy -warto to teraz zaplanować. 
• pomyśl jak jeszcze możesz zareklamować swoje usługi / produkty. To jest też dobry moment na zaplanowanie udziału w targach branżowych czy konferencjach w nadchodzącym roku.
• pomyśl o możliwościach współpracy z innymi firmami, materiałach eksperckich, publikacjach na portalach branżowych.
• przeanalizuj działania konkurencji – może jest coś czego nie robicie, a warto by to wprowadzić do oferty lub przygotować podobną propozycję, tylko lepszą 😉

Szkolenia i rozwój:

• już od dawna myślicie o podniesieniu kwalifikacji zespołu, ale zawsze było to odkładane “na  później”: to dobry moment na szkolenia pracowników.
• warto też dać szansę wszelkim “okresom próbnym” i “trialom” i  poświęcić wolny czas na sprawdzenie dostępnych aplikacji czy oprogramowania.
• przeznaczcie cza na wdrożenia. Często jest tak, że już macie zakupione jakieś rozwiązanie, które powinno usprawnić pracę w firmie, ale nie macie czasu go wdrożyć. To jest idealny moment, aby to zmienić. 

Wdrożenie programu do zarządzania produkcją w martwym sezonie

Wielu z klientów Prodio właśnie na martwy sezon odkłada testowanie oprogramowania do zarządzania produkcją, dlatego nasz dział wsparcia w okresie okołoświątecznym jest bardzo zajęty. Bezpłatny onboarding w czasie którego pomagamy dostosować program do zarządzania produkcją online do specyfiki danej branży z biurową choinką w tle ma zdecydowanie swój urok 😉 

Ponadto w codziennej bieganinie nie ma czasu na to, żeby przysiąść, nawet na te przysłowiowe kilka godzin i poustawiać program produkcyjny “pod siebie”. Okres okołoświąteczny daje taką możliwość w tych branżach, w których produkcja jest od świąt niezależna. 

Prawda jest też taka, że nie każdy, kto zakłada konto testowe w Prodio od razu staje się naszym klientem. Współpracujemy m.in. z dużymi firmami, dla których jesteśmy inspiracją w upraszczaniu ERP-ów oraz ze studentami. 

Jest jednak pewna grupa przedsiębiorców, która mimo starań z obydwu stron, nie stała się dotychczas naszymi klientami. To właściciele małych firm poszukujących rozwiązań już od dawna. Przyglądają się Prodio tworząc plany idealnego wdrożenia, gdyż chcieliby, żeby już od pierwszego dnia na produkcji wszystko działało perfekcyjnie. Jednak teoria, to nie to samo co praktyka, a większość problemów i przewidywanych komplikacji rozwiązuje się samo, jak  tylko zaczynają korzystać z programu do zarządzania produkcją.

Sezonowość jest też często wymówką dla wielu firm: kiedy po założeniu konta testowego rozmawiają z naszym działem obsługi klienta skarżą się na brak czasu, zbyt dużo  zamówień, braki kadrowe czy urlopy pracowników. A to jest błędne koło, gdyż powtarza się ten sam schemat błędów. Jeśli poświęciliby choć trochę czasu na wdrożenie programu do zarządzania produkcją zyskaliby cenny czas i ograniczyć koszty. Ile tematów jeszcze trzeba zrobić źle, by znaleźć parę godzin na sensowną i konstruktywną optymalizację? To jest ten moment, kiedy po wdrożeniu pytają: „dlaczego nie zaczęliśmy wcześniej?”

Żarty żartami, ale testowanie oprogramowania produkcyjnego ma też sens od strony praktycznej: nowy rok to “czysta karta” i rozliczanie stanów magazynowych, dlatego wśród naszych klientów taka popularność we wprowadzaniu oprogramowania właśnie w tych czasie nie jest przypadkowa. Idealnie się tu sprawdzi prosty moduł magazynowy, który ma Prodio w podstawowej wersji. Dzięki niemu możecie:

• sprawdzić stany magazynowe i bieżące zapotrzebowania. Możesz jednym kliknięciem sprawdzić stany magazynowe surowców, porównać z rzeczywistym zapotrzebowaniem i podejrzeć co już zostało zamówione, 
• zamówić brakujące towary u dostawców
• tworzyć i zarządzać  zamówieniami na poszczególne surowce, które są potrzebne na Twojej produkcji ,
• przyjmować towary na magazyn i tworzyć wydania magazynowe
• przenosić towar miedzy magazynami i produkcją, a także tworzyć i zarządzać zamówieniami na poszczególne surowce, które są potrzebne na Twojej produkcji.
• tworzyć remanent początkowy by zacząć nowy rok z Prodio! ????