Dlaczego nie warto wdrażać systemu ERP do małej firmy produkcyjnej?

Pewnie słyszałeś o systemie ERP, a może nawet rozważałeś jego wdrożenie. W poniższym artykule zastanowimy się dlaczego takie wdrożenie w małej firmie jest bardzo podobne do wprowadzenia do swojej firmy „betonowego słonia-bożka”, czyli skostniałego i nieelastycznego rozwiązania.

ERP dla małej firmy?

Pierwszy powód, dlaczego nie warto wdrażać systemu produkcyjnego ERP jest prozaiczny: po prostu takie systemy są za duże dla małej firmy. Rozbudowane ERP mają wiele modułów produkcyjnych i jako takie, świetnie nadają się do dużych, dobrze poukładanych, powtarzalnych przedsiębiorstw. Tak już zostały zaprojektowane, jako metaforyczne „betonowe słonie”, aby być w „buddyjskich świątyniach” i dlatego pasują idealnie do dużych zakładów. Odpowiedz sobie na pytanie: czy Ty do mikro firmy też chciałbyś takiego słonia wprowadzać?

Wyjaśnijmy może, dlaczego korzystamy tu z analogii „betonowego słonia”? Na ogół systemy produkcyjne ERP produkcyjne są tylko z nazwy. Tak naprawdę, pod plakietką ERP, kupujesz bardzo rozbudowany moduł księgowy, który sprawi, że przez następne lata będziesz się po prostu męczył zmieniają swoją własną księgowość, którą dzisiaj masz w jakimś prostym systemie do fakturowania i swój system magazynowy na nowy, skomplikowany system ERP.

System magazynowy nie oznacza, że ERP jest tu dla Ciebie pomocny. Takie systemy mają bardzo rozbudowane magazyny, które są oczywiście zaawansowane, ale nie pod kątem tego, czego potrzebujesz w małej firmie. Chciałbyś, aby wszystko fajnie działało np. na kodach kreskowego, więc do ERP musisz dokupić system WMS, bo sam ERP działa tylko od strony księgowej. No i oczywiście ERP-y starają się idealnie łączyć wszystkie zużycia magazynowe z księgowością, żeby ułatwić Twojej życie księgowej, ale już nie Tobie.

Dla Ciebie, jako właściciela małej firmy produkcyjnej, wprowadzenie systemu ERP na produkcji będzie jak wpuszczenie ogromnego słonia do małego pomieszczenia, w którym będziesz non-stop próbował się przeciskać, siłować, męczyć, żeby cokolwiek wyprodukować i żeby cokolwiek zadziałało. Ten słoń będzie po prostu zawadzać i przeszkadzać.

Betonowy słoń, czyli dlaczego ERP jest betonowe

Drugim powodem, dlaczego nie warto wdrażać systemów ERP w małych firmach produkcyjnych jest ich skostniałość. Takie systemy są betonowe. Co to oznacza w kontekście produkcji? To, że aby je wdrożyć, trzeba się ugiąć i nagimnastykować, bo są one w ogóle nieelastyczne.

Firma, która taki system ERP sprzedaje bardzo go reklamuje zachwalając użyteczność, kompleksowość i funkcjonalność, a także ekonomiczność rozwiązania (wszystko w jednym miejscu, za darmo). Ale niezależnie od tego ile takich metaforycznych „kadzideł” było przez handlowców pod betonowym słoniem odpalonym, każda firma, nawet taki darmowy system  musi zarobić. A zarabia na wdrożeniu, gdyż wdrożenie, nie jest tak, jak w przypadku Prodio bezpłatne i proste, gdzie w ciągu 15 minut masz wszystko poukładane pod swoje potrzeby.

Niestety wdrożenie systemu ERP to jest „rzeźbienie w betonie”, które trwa długimi miesiącami, a za każdą minutę i godzinę takiego „rzeźbienia” płacisz ogromne pieniądze, jakieś 100-150 tys. lekką ręką, niezależnie jak bardzo byś pilnował wydatków i się nastawiał, że to będzie o wiele tańsze.

Brak elastycznośi ERP pod małą firmę

Kolejnym powodem, dlaczego systemy ERP produkcyjne nie nadają się do mikro i małych firm  jest ich brak elastyczności. One po prostu zabijają elastyczność. Trudności z wdrożeniem to „pikuś”, kiedy z takim betonowym słoniem przychodzi żyć na co dzień. Wszystko musi być podporządkowane tabelkom by księgowo i magazynowo się zgadzało. Trzeba wprowadzać ogromną ilość niepotrzebnych danych, które mogą na początku wydawać się potrzebne, ale ich ilość jest przerażająca i w tym przypadku, „od przybytku głowa boli”.

System ERP zabija elastyczność działania spółki i okazuje się, że masz tylko i wyłącznie dwa scenariusze: albo służysz betonowemu Bogu i cała firma jest podporządkowana pod takie założenie i działa tak, jak autor takiego systemu ERP sobie wymyślił, że musisz wszystko robić dookoła, bo jeśli nie zrobisz inaczej, to po prostu nie zamkniesz miesiąca, bo się nic nie będzie księgowo zgadzało, albo udajesz, że ok., mamy takiego Boga, ale firma żyje według innych zasad i po prostu prowadzisz sobie wszystko w Excelu albo w innym oprogramowaniu.

Brak elastyczności jest jednym z głównych powodów, dlaczego nawet duże firmy dzisiaj uciekają do prostych narzędzi takich jak Prodio. Nasze oprogramowanie zrobione jest aby pomagać: możesz bardzo szybko i łatwo zarządzać produkcją, sprawdzić jakie masz zamówienia, kontrolować ludzi i zbierać dane. Ale to software służy Tobie, a nie Ty służysz dużemu systemowi ERP.

ERP są drogie dla małych firm

Kolejnym powodem, dlaczego ERP nie nadają się do małych firm produkcyjnych, to fakt, że tak jak „słonie” są po prostu są drogie, szczególnie w przypadku, gdy zastanowimy się za co płacimy i co oferują.

Po pierwsze, żeby takiego słonia dostać (czytaj: zakupić licencję na system ERP i wdrożyć go) musisz zapłacić.

Po drugie, pomyśl, ile musisz ofiar składać, aby ERP-owskiego słonia obłaskawić i przekupić. Co przez to rozumiemy? Większość z Was nie myśli w ogóle w kategoriach kosztów stałych po wdrożeniu systemu. Ponieważ większość tych systemów to tak naprawdę są kolumny księgowo magazynowe z jakimś dodatkiem produkcyjnym, nie jesteś w stanie takiego systemu nie aktualizować, czyli nie płacić „haraczu firmie”, która ten system wdrożyła. I powiedzmy, że zapłaciłeś tylko 100 tys. złotych za swojego ERP-a to niestety, ale nastaw się, że aktualizacje będą kosztowały Cię 10-15 procent tej kwoty, czyli około 15 tysięcy złotych rocznie.

A co jak nie zapłacisz? Wtedy „betonowy bożek” ma dla Ciebie bardzo wygodne rozwiązanie, szczególnie współpracując z naszymi bogami posłami, którzy co chwilę zmieniają przepisy, bowiem wymagają nowych plików JPK i innych wynalazków. Okazuje się, że musisz taką księgowość aktualizować, bo inaczej księgowa po prostu powie, że się firmy prowadzić nie da. Jest to tak sprytnie zrobione, że nie da się np. samego modułu księgowego zaktualizować. Musisz aktualizować całość, czyli wszystkie licencje, wszystkie moduły, żeby to zadziałało.

Systemy ERP nie rozwiązują problemów firmy produkcyjnej

Kolejnym najważniejszym powodem dlaczego nie warto brać systemu produkcyjnego ERP dla mikro i małych firm produkcyjnych jest fakt, że tak jak w przypadku betonowego słonia, który ma betonową trąbę: ono nie działa. Może jest to nieoczywista analogia, ale dajcie nam szansę wytłumaczyć: większość właścicieli firm produkcyjnych myśląc o systemie ERP prostu widzi, tak jak w przypadku wielkiego żywego słonia, elastyczne narzędzie – rzeczoną trąbę, która jest super elastyczna i rozwiązuje kompleksowo problemy na produkcji.

I choć może właściciele są świadomi jak ciężko jest utrzymywać takiego słonia, ale dla tej trąby, czyli dla tej części do zarządzania produkcją, rozliczania czasu pracy, poprawiania jakości, wydajności chcą takiego słonia utrzymywać i są gotowi na kompromisy.

Ale pamiętaj, że ten wymarzony słoń najprawdopodobniej trąby w ogóle mieć nie będzie lub ta trąba będzie betonowa, bo systemy produkcyjne ERP na ogół nie mają modułu produkcyjnego, albo te moduły produkcyjne są po prostu beznadziejne.

A potrzebujesz dodatkowo moduł MES do zarządzania produkcją i wyświetlania rzeczy dla pracowników na produkcji i moduł WMS  do zarządzania magazynem.

I robi się to skomplikowane, więc jest to najlepszy moment, żeby sobie temat ERP odpuścić, bo jeśli będzie dobry handlowiec i sprzeda Ci system, to będziesz musiał się z tym wszystkim męczyć.

Alternatywnie możesz wybrać narzędzia takie jak Prodio lub nasza amerykańska konkurencja, które po prostu robią wszystko to, co Twoja wymarzona słoniowa trąba miała robić, czyli dają Ci piękną komunikację, zarządzają bazą wiedzy odnośnie Twoich produktów i przekazują dane na produkcję. Ponadto świetnie pomagają zarządzać zamówieniami w czasie rzeczywistym, tak więc wiesz co się gdzie produkuje. Znasz wydajność produkcji i śledzisz co, kto robił, z jaką wydajnością, ile był w pracy oraz zbierasz dane o produktach niezgodnych. Masz wszystko podane w przejrzystej, graficznej formie.

Dlatego może warto rozważyć wypróbowanie Prodio i wejść w posiadanie tej magicznej słoniowej trąby, która i bez słonia pomoże Ci zarządzać całą produkcją, zamiast dać się „robić w trąbę” przez firmy, które oferują produkcyjne systemy ERP i wciskają Ci betonowego bożka, któremu będziesz musiał służyć.