Czy oprogramowanie do zarządzania produkcją sprawdzi się w firmie oferującej usługi?

Szukając programu do kontroli pracy na hali trafiasz na stronę Prodio i klikając w zakładkę Branże sprawdzasz czy oprogramowanie do zarządzania produkcją sprawdzi się w Twoim biznesie. Wielu z Was pyta: mam firmę usługową – czy Prodio się nadaje? Mimo, iż na stronie mamy opisane rozwiązania dla różnych firm, często Prodio kojarzy się z dużą halą przemysłową, parkiem maszynowym i uporządkowaną produkcją, gdzie wytwarzane są te same produkty. 

Tymczasem duży procent naszych Klientów to firmy typowo usługowe, które z wielkim sukcesem wykorzystują Prodio z o wiele większymi sukcesami niż firmy produkcyjne, a lista zastosowań: musiałaby być naprawdę długa, a i tak nie mielibyśmy pewności, że uwzględniliśmy wszystkie zastosowania. 

Wspólne mianowniki dla produkcji i usług

Granica między tym, co jest produkcją w stricte znaczeniu, a usługą, jest bardzo płynna, gdyż mają one wiele elementów wspólnych. W obu przypadkach w firmie są pracownicy, realizuje się zamówienia, a procesy trzeba uporządkować mierząc czas i efektywność. Do tego potrzebna jest wiedza co jest na jakim etapie wykonania. Etap to słowo kluczowe: każda praca musi przejść przez poszczególne etapy i w przypadku firmy usługowej i w przypadku firmy produkcyjnej. Dobrym przykładem jest tu mycie przemysłowe czy usługi oferowane przez lakiernie proszkowe. Mamy poszczególne etapy, które są poukładane w Prodio, a praca na każdym z nich jest odpowiednio rejestrowana, mimo, iż finalnie nie wytwarzamy produktu, jako rzeczy fizycznej, gdyż produktem jest dana usługa.  Patrząc na plan produkcji (pracy ) w firmie usługowej czy produkcyjnej praktycznie nie widzi się żadnych różnić, jedynie zamiast nazw maszyn ma się nazwy operacji.

Kolejnym wspólnym mianownikiem jest personalizacja: czy to w przypadku produktów czy usługi indywidualnej. Przykładowo firma wykonująca meble otrzymuje zamówienie na wykonanie pod wymiar mebli do jakiegoś obiektu. Z jednej strony korzystają z rozwiązań gotowych kompletując niejako elementy składowe zamówienia (jest to więc bardziej usługa kompletacji, niż produkcja), a z drugiej strony pewne rzeczy wykonywane są “od zera” i potrzeba je zamontować, sprawdzić wymiary i złożyć w całość u klienta. Jest to więc już realizacja. Ten przykład pokazuje częsty model hybrydowy, który pojawia się u wielu naszych klientów – połączenie usługi i produkcji. Samo składanie mogłoby być równie dobrze zaliczone do usług, a klient zamawiałby po prostu usługę składania mebli. To, że zamawia kuchnię czy inną część wyposażenia domu nie do końca wiąże się z czystą produkcją.

Podobnie rzecz się ma z konstrukcjami stalowymi: spawanie elementów może być potraktowane jako usługa (to trudny i pracochłonny proces).

W obu przypadkach mamy etapy wykonania i produkt finalny lub finalną usługę: dla jednych będzie to usługa, a dla innych produkcja. 

Podobnie będzie w branży obróbki metali: część klientów sprzedaje gotowe bloczki czy elementy, a część oferuje usługę obróbki skrawaniem. Tak więc jest to też kwestia nazewnictwa. 

Większość naszych klientów ma rozdrobnione produkty, gdzie granica jest płynna. Jeśli masz dużą fabrykę z powtarzalną produkcją seryjną, wtedy nie potrzebujesz Prodio.

Korzyści jakie daje Prodio w przypadku firmy oferującej usługi

Genialny obieg informacji o zamówieniu / usłudze w firmie i mniej reklamacji

W przypadku usług personalizowanych Prodio sprawdza się wręcz idealnie: przyjmując zamówienie na polakierowanie elementu właściciel lakierni może zrobić zdjęcie telefonem i dołączyć je do zamówienia, a pracownik wykonujący to zadanie będzie widział co i jak ma wykonać (przeczyta też uwagę pozostawioną w komentarzu np. aby dokładnie sprawdził nietypowy kolor lakieru). To bardzo ułatwia pracę (pracownik także może zrobić zdjęcie po wykonaniu usługi) i wspomaga przy rozpatrzeniu ewentualnych reklamacji ze strony klienta. 

Dołączając do zlecenia dokumentację w postaci rysunków czy zdjęć unikamy nieprawidłowości i powtarzających się reklamacji. “Czarno na białym” widać jak coś miało być zrobione i jaki jest produkt finalny – w tym przypadku usługa. Prodio pomaga eliminować powtarzające się błędy i pozwala uniknąć kosztownych reklamacji. Mimo tego, że każde zamówienie jest inne, można wypracować “dobre praktyki” działania. W przypadku produktów dużo łatwiej jest zorganizować wiedzę. Przy usługach do pracownika musi trafić konkretny opis wykonania wraz z uwagami (czasami te uwagi są właśnie najistotniejsze). 

Komunikacja między przyjmującym zamówienie, działem handlowym, a pracownikiem wykonującym jest kluczowa. Liczy się też czas wykonania: w usługach zamówienia są “na wczoraj”, a czas wykonania pomaga uzyskać przewagę nad konkurencją. To jeden z decydujących elementów przy wyborze wykonawcy, a sprawna komunikacja i aktualne informacje o zasobach pozwalają na szybką odpowiedź i podjęcie zlecenia. To jasny komunikat: mamy moce przerobowe i wykonamy tą usługę. Korzystając z takiego narzędzia jak Prodio można zobaczyć jak jesteście obłożeni robotą, nie trzeba szukać na kartkach informacji o terminach. 

Kontrola czasu pracy, pracochłonności i wydajności 

Rozliczanie czasu pracy jest kluczowe w przypadku usług. Pracownicy nie zawsze są na miejscu. W firmie czy na hali wystarczy zerknąć kto pracuje na danej maszynie (szczególnie jeśli jest to mała firma). Zupełnie inaczej jest podczas montażu w terenie, tutaj nie mając oprogramowania trzeba pracownikowi “wierzyć na słowo”. Jeśli jako maszynę ustawisz ekipę montażową np. w kamieniarstwie masz kontrolę nie tylko nad zamówieniami, ale także nad pracownikami, w tym sensie, że widzisz w systemie gdzie kto jest i jakie wykonuje zadania. 

W Prodio osoba która jedzie na montaż rozlicza pracę za pomocą telefonu czy tabletu. Nie ma wątpliwości, ile czasu zajęło wykonanie i nie potrzeba się z niczego tłumaczyć, gdyż wszystkie informacje są automatycznie w systemie. To typowe dla usług: tu nie ma takiej powtarzalności. W przypadku obrabiarki wiadomo ile czasu zajmuje wykonanie jednej sztuki (program nam to podpowiada). Produkcja jest wykonywana za pomocą maszyny obsługiwanej przez pracownika, więc siłą rzeczy jest większa powtarzalność i przewidywalność. W usługach liczy się czynnik ludzki i pracochłonność wykonania. Pracownik ma “fach w ręku”. Tu ponownie widać zalety Prodio: wykonując kolejne zlecenia budujemy bazę wiedzy o usługach, czasie i sposobie wykonania, trikach branżowych. To często otwiera oczy, gdyż handlowiec może nie mieć pojęcia ile czasu tak naprawdę zajmuje wykonanie danej czynności.

Komunikacja między etapami (w tym z ekipami pracującymi w terenie)

dodatkowo jest znacznie lepsza komunikacja i przepływ informacji w firmie. Wiadomo ile osób jest zajętych i czy ekipa jest na montażu czy ma wolne moce przerobowe, aby podjąć kolejne zadanie. Jest to także z korzyścią dla samego pracownika: W usługach mamy dużo prac ręcznych i czasami trudno przewidzieć ile godzin zajmie dana czynność, ze względu na specyficzne warunki czy nieplanowane sytuacje (często czynności są niedoszacowane co z kolei powoduje opóźnienia i reklamacje ze strony klientów). 

Kolejny przykład to firma zajmująca się serwisem sieci wysokoenergetycznych – jeden z pierwszych klientów Prodio – praca została podzielona na etap przygotowawczy (u siebie w firmie) i stworzono pulpit z ekipami wyjazdowymi (jako maszynami – widać było samochody ekip wyjazdowych). A na innym pulpicie był architekt, pozwolenia, itp. gdzie widać było czy można już wyjechać w teren (są wszystkie niezbędne dokumenty) i rozpocząć np. kładzenie kabli. Dołączone były mapki terenu, zdjęcia, rysunki. Bardzo dobrze to funkcjonowało, gdyż wszystko w firmie zostało poukładane.

Masz firmę usługową – zacznij już teraz:

Dlatego jeśli masz firmę usługową nie powinieneś się bać korzystać z narzędzia do zarządzania produkcją jakim jest Prodio. Nie jesteśmy systemem ERP, a do każdego klienta podchodzimy indywidualnie i pomagamy poustawiać program pod konkretne usługi. Korzystając z darmowego, 14-dniowego okresu próbnego możesz poczuć namiastkę firmowych oszczędności, a tak naprawdę już po tygodniu regularnego korzystania z systemu inwestycja powinna Ci się zwrócić. Wystarczy, że unikniesz jednej reklamacji, a  nawet w firmie kilkuosobowej Prodio będzie na siebie zarabiać.