Czy korzystanie z Excela jest darmowe i rzeczywiście nic Cię nie kosztuje?

A oto kolejny artykuł z cyklu: „Jak prowadzić firmę produkcyjną z pod palmy?”, a w nim o używaniu Excela do rozliczania produkcji i generowania zleceń produkcyjnych.

Dziś zastanowimy się, czy na pewno Excel jest za darmo, tak jak większość z Was myśli i czy przypadkiem nie kosztuje Cię o wiele więcej niż dedykowany program do zarządzania produkcją.

Dygresja

Taka krótka dygresja: u nas w firmie i też dla wielu właścicieli firm produkcyjnych, autor tego artykułu, czyli Marek Mrowiec, jest trochę znany jako „człowiek Excel”, który robi arkusze kalkulacyjne do rozliczania wszystkiego, bo po prostu to narzędzie lubi. Tak naprawdę, w ciągu wiele lat kariery zawodowej, Marek pomagał układać zakłady produkcyjne i wykorzystywał do tego głównie Excela, a później produkty, które na nim bazowały, takie jak arkusze Google online.

I tak, owszem, układanie firm przy pomocy narzędzi robionych w Excelu przyniosło fajne pieniądze. Tylko taki mały szczegół: większość z tych rzeczy działa się czternaście, dwanaście, dziesięć lat temu, gdy jeszcze Prodio nie było.

Tak naprawdę Prodio jest następstwem pracy w Excelu, kiedy to rozwiązanie naprawdę ratowało wiele firm produkcyjnych, wprowadzając organizację pracy. Ludzie wreszcie dowiadywali się, ile czasami dopłacają do części produktów, to otwierało oczy. Ale to były czasy, Samsunga Galaxy S2 – wychodziły wtedy dopiero pierwsze smartfony. I umówmy się, że od tego czasu i rynek, i technologia trochę się zmieniły. Dlatego teraz dobrze jest dać sobie szansę, żeby wreszcie Excela się pozbyć.

Podstawy wyliczania zleceń produkcyjnych

Przejdźmy jednak do przykładów na konkretnych liczbach i sprawdzimy, ile faktycznie kosztuje Cię używanie Excela do generowania zleceń, rozliczania tych zleceń i wyciągania wniosków.

Wypisanie zlecenia ręcznie/w Excelu

Aby zlecenie produkcyjne w ogóle mieć, to należy je najpierw przygotować. Niby to oczywiste, ale wiele osób zapomina, że potrzebny jest oddelegowany pracownik, który się tym zajmie. Większość firm generuje blankiety zleceń korzystając z Excela czy z Worda, ale nadal część z nich niestety tworzy zlecenia całkowicie ręcznie. W obu przypadkach, Twój pracownik musi odpalić program, wklepać do tabelki ze zleceniem produkcyjnym wszystkie dane na temat zlecenia, czyli wpisać: co to za produkt, jakie ma parametry, ile sztuk jest potrzebnych, itp.

Czasami danych jest tak dużo, że przygotowanie takiego przewodnika zajmuje 20-30 minut, więc jest niesamowicie czasochłonne. Nawet, jeśli masz zamówienie od klienta w jakimś programie, to nie ma żadnego spięcia, żeby takie zlecenie produkcyjne po prostu wygenerować, bo i tak ktoś musi to robić.

Oczywiście przy wklepywaniu danych może pojawić się masa błędów, przez które później tracisz na reklamacjach, błędnych materiałach, ale nie będziemy tych danych tutaj uwzględniać (choć dla dokładniejszego rachunku powinniśmy), bo mogłoby się to spotkać z krytyką i komentarzami: u mnie w firmie tak się nie dzieje.

Aby uprościć kalkulację policzymy najprostsze zlecenie produkcyjne, zakładając, że ktoś musi je wypisać – przyjmijmy, że „na gotowo”, na jedno zlecenie przypada 5 minut.

Przekazanie zlecenia na produkcję

Teraz co dalej się musi z tym zadziać? Ktoś na produkcję musi te zlecenia produkcyjne fizycznie zanieść, żeby pracownicy wiedzieli co mają robić. Nie jest to żadna skomplikowana czynność, dlatego przyjmijmy, że do 10 zleceń produkcyjnych zrobimy stałą stawkę 5 minut, dla całego dnia (chyba, że to już jest 20 zleceń produkcyjnych, no to będzie wtedy 10 minut dla całego dnia).

W standardowej firmie oczywiście ludzie chodzą częściej, no i zawsze jest jakaś pogawędka z pracownikiem na produkcji, więc tak naprawdę jest to czas umowny, bo równie dobrze można by wpisać 30-40 minut, które jest na to tracone.

Ale znowu, aby nie spotkać się z krytyką, że w mojej firmie ludzie czasu nie tracą i to jest w tym artykule przejaskrawione, przyjmijmy po prostu te 5 minut raz na dzień w przeliczeniu na 10 zleceń produkcyjnych.

Wyszukanie zleceń

Kolejny krok: pracownicy produkcji wypisują zlecenia albo szukają tych zleceń i tu znowu pojawiają się niezauważalne koszty. Bardzo często dużo czasu jest tracone na tym, że ludzie nie wiedzą jak do końca coś zrobić, gdyż brakuje im informacji, albo kartki gdzieś się gubią, a wtedy chodzą do biura, aby dopytać o szczegóły. Ale nie powinniśmy tego także wliczać, żeby mieć taki najbardziej optymistyczny i „obiektywny” koszt, jeśli chodzi o podliczenie zleceń produkcyjnych.

Wprowadzenie danych do Excela

Uwzględnić za to musimy koszt, który powstaje, ponieważ Ty lub ludzie z Twojego biura, musicie poświęcić całkiem sporo czasu, aby dane do Excela wklepać. Zanim jednak podejmiecie sie przepisywania danych trzeba te kartki ze zleceniami znaleźć. I co się okazuje? To już wcale nie jest takie łatwe jak wydanie na produkcję. Dlaczego? Zlecenia często spadają, gubią się, są upaprane smarami, olejami, a jakaś kartka np. leży na ziemi, bo to Waldek zabrał, bo razem z częściami to jechało i na ogół po prostu tych zleceń produkcyjnych brakuje. Trzeba chodzić, dopytywać się ludzi, gdzie ta kartka jest i na to schodzi bardzo dużo czasu. A jak wiadomo: czas to pieniądz.

W optymistycznym scenariuszu, załóżmy, że na 10 zleceń masz w sumie 10 minut w ciągu dnia (choć jest to bardzo zaniżone, ale chcemy, żeby ten materiał był skrajnie obiektywny, a nawet subiektywny w stronę „poratowania” tego Excela, żeby nie było, że promujemy na siłę nasz software), które udało Ci się zebrać i pracownik zaczyna je przeklepywać do Excela. I tu zaczyna się zabawa, bo to, że fizycznie już masz zlecenia nie oznacza, że łatwo je wprowadzisz do komputera.

Wyjaśnianie nieścisłości

Po pierwsze co chwilę trzeba rzeczy wyjaśniać, bo np. pracownik wpisał jakieś „pierdoły”, bo sumy już się nie zgadzają, wychodzą ujemne godziny, nie można się rozczytać co to są za liczby, co to są za sztuki i w ogóle co tam się wydarzyło.

Zanim jeszcze masz zlecenia wprowadzone do Excela już musisz iść i dopytywać się co się wydarzyło na hali. I często tracone są godziny, a zdarzają się firmy produkcyjne, gdzie nawet 3 osoby są zatrudnione i one wyłącznie zajmują przeklepywaniem danych i wyjaśnieniami.

W optymistycznym scenariuszu załóżmy, że na 10 zleceń w sumie wyjaśnianie trwa 30 minut. Można policzyć, że średnio na jedno zlecenie są to 3 minuty, ale równie dobrze, ta wartość mogłaby być pomnożona razy pięć.

Podsumowanie czasu:

• czas wypisania jednego zlecenia 5 minut,
• czas dostarczenia zlecenia na produkcję, 5 minut na każde 10 zleceń, czyli 30 sekund do jednego zlecenia,
• czas zbierania zleceń z produkcji 10 minut na 10 zleceń, czyli minutę do jednego zlecenia,
• czas przeklepywania zleceń do Excela, przyjmijmy, że to jest 10 minut na jedno zlecenie (średnio będzie zlecenie mieć 7-8 pozycji, trzeba jeszcze 7-8 operacji uwzględnić, warto jeszcze obrobić, żeby pasowało to oczywiście do formuł, które masz oraz musisz mieć poprawnie wypełnione: data jest datą, godzina jest godziną, ilość sztuk, inaczej Excel tego nie policzy),
• czas wyjaśniania: na 10 zleceń produkcyjnych 30 minut.

Co się stanie, kiedy zaczniemy to wszystko przemnażać? Zobacz na poniższą grafikę.

Mamy w niej tylko 2 zlecenia produkcyjne w ciągu dnia, czyli ich wypisanie będzie trwało 10 minut, wyjaśnianie danych 6 minut, przeklepywanie 20 minut, czas dostarczania na produkcję 5 minut, czas zbierania 10 minut. To jest czas tylko i wyłącznie przy dwóch zleceniach i przy założeniu najbardziej optymistycznego scenariusza. Z tych obliczeń wychodzi, że w ciągu dnia 51 minut zostało poświęcone na ogarnięcie 2 zleceń.

Gdyby już było takich zleceń 10, to wypisanie ich zajęłoby odpowiednio 50 minut, wyjaśnianie pół godziny, przeklepywanie 100 minut, dostarczanie na produkcję nadal 5 minut i zbieranie ich to 10 minut. Daje to w sumie 95 minut dziennie, czyli mamy ponad 3 godziny. Jest to naprawdę sporo czasu!

Takie dane dają do myślenia. Jeśli w tym momencie przestaniesz czytać i zastanowisz się nad pracą Twojego biura, Twojego technologa, całości zespołu i zrobisz szczery „rachunek sumienia” i policzysz co oni robią w ciągu dnia i ile rzeczywiście u Ciebie zajmuje to czasu, to możemy zagwarantować, że to nie będzie pięć minut, ale o wiele więcej.

Śmiesznie, albo raczej strasznie, zaczyna się robić w momencie, kiedy te dane zaczniemy przemnażać przez 20 dni roboczych w ciągu miesiąca.

Nagle te drobne 51 minut dziennie przy dwóch zleceniach produkcyjnych przerodzi się w 17 godzin, a przy 10 zleceniach produkcyjnych, gdzie mieliśmy 195 minut, to już jest 65 godzin. Tak, 65 godzin w miesiącu, które poświęcasz na generowanie papierków i wklepywanie rzeczy do komputera.

Najpierw przekazujesz z systemu elektronicznego na papierek, potem ludzie na tym papierku piszą, potem szukasz tego papierka i przeklepujesz to z powrotem do Excela.

Sześćdziesiąt pięć godzin w miesiącu, tylko przy dziesięciu zleceniach dziennie.

Koszty dla pracodawcy

Jeśli teraz do powyższych obliczeń dodamy koszty wynagrodzeń, to kwoty zaczną naprawdę robić wrażenie. Załóżmy, że koszt pracodawcy to 5800 złotych brutto, czyli łączny koszt zatrudnienia (taka kwota na polskie warunki nie jest wygórowana). W ten sposób 17 godzin przy dwóch zleceniach dziennie nagle zamieni się w 586 złotych miesięcznie. To kwota, którą musiałeś komuś zapłacić, żeby ten archaiczny system kartkowy wprowadzić. Przy 10 zleceniach dziennie i 65 godzinach to mamy już 2244 złotych kosztów.

Czy masz z tego jakieś korzyści?

Teraz jest pytanie: co za te pieniądze dostajesz? I wychodzi, że prawie nic. Bo zauważ, że efektem wszystkich działań, o których mówiliśmy powyżej jest to, że po prostu dostajesz czystą tabelkę w Excelu, pełną danych.

Z doświadczenia w pracy z wieloma właścicielami firm produkcyjnych ta tabelka w Excelu ma tylko i wyłącznie dwa zastosowania:

1. Podliczanie wypłat w rozliczeniu akordów, typowo pod płace,
2. Poczucie kontroli, choć jest to tylko i wyłącznie subiektywne odczucie i nie ma nic wspólnego z rzeczywistością. Dlaczego? Pokaż osobę, która lubi patrzeć na tabelki w Excelu. Nie, my lubimy mieć dane i wyciągać wnioski z tych danych. Ale żeby wyciągnąć wnioski z Excela, który ma kilkaset czy kilka tysięcy pozycji, to musisz mieć przygotowany świetny arkusz analityczny.

Jak jest w programie do zarządzania produkcją?

Jeśli zależy Ci na Excelu to poniżej podajemy przykład jak takie arkusze np. z prostych danych, które zbiera Prodio wyglądają. Po wyeksportowaniu danych z programu, wrzucasz je do Excela i pokazują Ci się piękne tabelki oraz czytelne wykresy, na podstawie których jesteś w stanie podejmować szybkie decyzje.

Tak samo jest u nas wewnątrz aplikacji. Jak klikniesz na zamówienie to zobaczysz, że kosztowało Cię ono 1500 złotych, żeby je wytworzyć. I ten koszt rozkładał się następująco: 500 złotych poszło na obrabiarkę pierwszą, 200 złotych na spawanie i „x” kosztów poszło na inne operacje oraz na surowce. Masz wszystko podane graficzne w przystępnej formie. Jeśli klikniesz w obrabiarkę to widzisz dlaczego, kto i ile czego zrobił.

W Excelu nie będziesz mieć takich informacji (chyba, że jesteś Excelowym „wymiataczem”). Zobaczysz jedynie tabelkę z ogromną ilością cyferek, co jedynie przyczyni się do wzrostu Twojej irytacji. Dla przykładu może „ochrzanisz” kilku operatorów pokazując, że dane u Ciebie w systemie są, ale na tym analityka się kończy.

Czy Excel jest za darmo?

Wiele osób mówi, że nie stać ich na program do zarządzania produkcją, ale jeśli po powyższych obliczeniach wrócimy do tytułowego pytania o koszty korzystania z Excela, to teraz koszt 580 złotych, który nam wyszedł za „darmowego” Excela tylko przy dwóch zleceniach produkcyjnych pokazuje, że narzędzie to jest tylko z pozoru bezpłatne.

Program do zarządzania produkcją- alternatywa dla Excela

Możesz zamienić 580 złotych na abonament w Prodio dla firmy do 10 osób, gdzie całe Twoje biuro pracowałoby na tym systemie i nie trzeba byłoby nic przynosić, gdyż raz wpisane zamówienie generowałoby się automatycznie na pulpitach dla pracowników. Każdy człowiek na danej maszynie wiedziałby co trzeba zrobić, więc nie byłoby potrzeby, aby zanosić papierowe kartki na halę i potem je przeklepywać do Excela. Co za tym idzie byłoby mniej reklamacji, bo pracownicy dokładnie wiedzieliby jakie są ich zadania.

Ponadto, ludzie perfekcyjnie wprowadziliby Ci wszystko do systemu, bo jeśli mają panele na produkcji i na tych panelach produkcyjnych po prostu mogą kliknąć start operacji, stop operacji, ile wykonali sztuk i wpisać jakiego surowca użyli, to tam nie ma jak popełnić błędu i „nabazgrać”, bo program automatycznie to wyłapie i nie przyjmie niedozwolonych wartości.

Kolejną zaletą jest fakt, że jesteś w stanie nie raz w miesiącu na koniec mając jedną wielką tabelę w Excelu podejmować jakąś decyzję, ale masz informacje na bieżąco, w czasie rzeczywistym co się dzieje, kto co robi i z jaką wydajnością robi. I to Cię kosztuje mniej niż 580 zł.

Czyli masz i program, który tak naprawdę odpowiada na Twoje potrzeby i robi wszystko to, co Excel i rozwiązuje Ci połowę problemów, jak nie 90% problemów z komunikacją, z reklamacjami, z tym, że ludzie nie wiedzą co mają robić lub, że źle rejestrują.

Ponadto, możesz wyjechać na urlop, prowadzić firmę zdalnie, a jeszcze, po opłaceniu abonamentu za program, zostaje Ci górka, czyli około 100 złotych (w porównaniu z kosztem za darmowego Excela).

Zostawiamy Cię na koniec z taką refleksją: czy na pewno stać Cię na nieużywanie softu takiego jak Prodio i dalej tkwienie w czasach Excela? Bo dzisiaj korzystamy z Samsunga S23, czasy się zmieniły. Excel był fajny gdy był Samsung S2, w porównaniu do iPhonów to byłoby porównanie iPhona 3 do iPhona 14. Trochę się jednak od tego czasu zmieniło. Zmieniła się polska gospodarka, zmieniła się technologia. Dlatego daj sobie szansę i po prostu wypróbuj Prodio za darmo.